Como a IA está redefinindo as funções gerenciais

Faz menos de três anos que a OpenAI apresentou o ChatGPT, mas a tecnologia já começou a transformar o trabalho. Tarefas que antes consumiam grande parte do dia de muitos funcionários agora podem ser realizadas mais rapidamente e, em alguns casos, automaticamente. Agora, os pesquisadores estão concentrando sua atenção no organograma e fazendo uma pergunta relacionada: Como a IA generativa mudará o trabalho dos gerentes intermediários? Uma equipe de pesquisa liderada pelo professor da Harvard Business School, Manuel Hoffmann, queria entender como as pessoas usam a IA generativa, e as conclusões da equipe sugerem que a tecnologia está ajudando os colaboradores individuais a assumir tarefas que antes eram feitas pelos gerentes. De 2022 a 2024, os pesquisadores estudaram 50.032 desenvolvedores de software globais, dos quais metade usava o GitHub Copilot, um sistema de escrita de código de IA generativa de código aberto. O Copilot é usado principalmente por programadores para gerar trechos de código, ajudando-os a escrever código mais rapidamente, resolver problemas mais rapidamente e aprender por conta própria. Hoffmann e seus colegas observaram mais de 2,4 milhões de ações realizadas na plataforma, que foram agrupadas em duas categorias: trabalho principal (codificação) e trabalho gerencial. "Estudar os desenvolvedores e como eles usavam o GitHub nos forneceu informações realmente detalhadas sobre seu trabalho", diz Hoffmann. "Isso nos permitiu acompanhar a atividade deles com precisão e granularidade para determinar se a IA generativa estava realmente mudando a forma como eles trabalham e de que maneira." Eles descobriram que ter acesso ao Copilot fez com que as pessoas mudassem a alocação de tarefas para seu trabalho principal e se afastassem das atividades de gerenciamento de projetos. As atividades de codificação como porcentagem de toda a atividade de trabalho aumentaram em 5%, enquanto o gerenciamento de projetos como porcentagem de toda a atividade caiu em 10%. A equipe de Hoffmann identificou dois mecanismos subjacentes que impulsionaram essa mudança. Primeiro, o uso da IA generativa permitiu que os codificadores trabalhassem de forma mais autônoma e, como eles estavam colaborando menos, reduziu a necessidade de eles ou seus gerentes coordenarem tarefas ou projetos com outras pessoas. Em segundo lugar, como a nova ferramenta permitia que eles escrevessem códigos mais rapidamente, os desenvolvedores podiam aumentar o tempo que gastavam em atividades de exploração, como aprender ou experimentar algo novo. Os autores acreditam que essas descobertas podem ajudar as empresas a nivelar sua estrutura de relatórios. O que eles querem dizer com isso? Eles não sugerem que as empresas eliminarão completamente os gerentes intermediários, mas acreditam que a IA permitirá que as empresas reduzam o número de pessoas nessas funções. Para os gerentes intermediários que permanecerem, a tecnologia reduzirá o tempo que eles gastam coordenando e supervisionando os funcionários ou servindo de ligação entre a gerência inferior e a superior - ou seja, o trabalho típico do gerente intermediário. À medida que a IA generativa se torna melhor em programar, coordenar e verificar a qualidade, os gerentes restantes devem ficar livres para fazer um trabalho mais valioso, inclusive participar das tarefas práticas normalmente realizadas por colaboradores individuais (em um ambiente de software, isso pode ser a codificação). Eles também devem ter mais tempo para investigar melhorias no processo ou fazer experiências com novos produtos. Mas maximizar o potencial da IA dessa maneira exige mais do que atualizar o organograma. Para nivelar a hierarquia de uma empresa, ou simplesmente liberar os gerentes intermediários de alguma responsabilidade de gerenciamento de projetos, as empresas devem abordar duas questões críticas: O que automatizamos e a quem beneficiamos? Determinar o que automatizar. Embora o exemplo do GitHub Copilot se concentre apenas nos programadores e seus gerentes, qualquer empresa pode usar a IA generativa para liberar os gerentes intermediários de suas tarefas tradicionais. A chave é determinar quais tarefas estão prontas para a automação e quais devem ser realizadas manualmente. Mas antes de decidir quais tarefas devem ser automatizadas, Hoffmann recomenda fazer o que sua equipe fez quando iniciou o estudo do GitHub. Eles catalogaram todas as tarefas que observaram como tarefas de gerenciamento de projetos ou tarefas de codificação. Qualquer empresa, não importa o produto ou o setor, pode auditar suas tarefas dessa maneira. Quando terminar, o senhor poderá repensar quais tarefas poderiam ser transferidas dos gerentes intermediários para a IA generativa. Durante o estudo, Hoffmann e sua equipe observaram uma distinção entre os codificadores que usaram a IA generativa e os que não usaram. O grupo da IA generativa tinha menos probabilidade de pedir ajuda a gerentes ou colegas. E isso não é tudo. Em quase todas as atividades, tanto no trabalho principal quanto no gerenciamento de projetos, os desenvolvedores que usaram o Copilot trabalharam em grupos menores do que os que não usaram. Um experimento semelhante pode beneficiar a maioria das empresas. Observe como sua equipe usa a IA generativa e encontre áreas em que ela pode aumentar a autonomia. "A IA generativa pode, em alguns casos, substituir um gerente, mentor ou qualquer outro indivíduo a quem os funcionários juniores possam pedir ajuda", diz Hoffmann. "Os gerentes nem sempre têm tempo para as pessoas. E suas equipes nem sempre têm a largura de banda necessária para se reunir em grupos muito grandes. Mas com a IA generativa, as pessoas podem resolver as coisas sozinhas, sem a necessidade de uma camada extra de gerenciamento." Determinar quem se beneficia mais. A equipe de Hoffmann fez outra observação importante: Os programadores menos qualificados do que seus colegas se beneficiaram mais da IA generativa. Isso ocorreu, em parte, porque eles eram mais propensos a realizar atividades de codificação e menos propensos a realizar atividades de gerenciamento de projetos do que os desenvolvedores de alta habilidade. Pesquisas anteriores mostraram que as pessoas tendem a confiar mais em seu próprio conhecimento e experiência do que no de um sistema de IA. Em outras palavras, quanto menos o senhor souber sobre um tópico, maior será a probabilidade de confiar na experiência da IA. Hoffmann vê isso como uma grande oportunidade para as empresas aliviarem os gerentes intermediários do fardo de ter que melhorar as habilidades dos funcionários de baixo desempenho, entre outros benefícios. Como os funcionários de baixo desempenho agora podem usar a IA generativa para aprender e melhorar instantaneamente por conta própria, os gerentes podem concentrar seu tempo em trabalhos mais importantes e práticos. Isso representa uma economia de horas para cada gerente em relação a cada indivíduo com baixo desempenho. Isso também representa horas adicionais de produtividade para todos os envolvidos. Essas informações podem ajudar os gerentes intermediários a entender melhor os pontos fortes e fracos de seus funcionários. Os funcionários de baixo desempenho entendem o trabalho que precisam fazer e a qualidade esperada, por exemplo? Que conhecimento os funcionários de alto desempenho têm que pode ser compartilhado com os trabalhadores menos qualificados? Munidos desse conhecimento, os gerentes intermediários podem determinar melhor por que os funcionários estão tendo dificuldades. Eles podem, então, ajudar os funcionários a desenvolver métodos para usar autonomamente a IA generativa para melhorar. O senhor não deve se concentrar apenas nos funcionários com baixo desempenho. A IA generativa oferece ampla oportunidade para funcionários de todos os níveis de habilidade melhorarem em uma ampla variedade de tarefas. Embora a pesquisa de Hoffmann tenha se concentrado apenas na codificação, observar como os funcionários de alto e baixo desempenho usam a IA generativa - não importa o campo - apresentará oportunidades adicionais de melhoria e nivelamento da hierarquia. Mas se o senhor não conversar com as pessoas e não souber o que elas estão fazendo, nunca saberá quais conhecimentos e habilidades podem ser transferidos para toda a sua equipe ou força de trabalho. E o senhor nunca saberá quais tarefas pode dispensar os gerentes intermediários de realizar. "Provavelmente veremos um aumento na agilidade das empresas que usam IA generativa", diz Hoffmann. "Isso levará ao achatamento das hierarquias corporativas, o que ajudará a otimizar a produtividade e reduzirá a necessidade de tantas tarefas de gerenciamento intermediário." Sobre a pesquisa: "Generative AI and the Nature of Work", de Manuel Hoffmann et al. (documento de trabalho, 2024) "A IA está apagando os limites entre gerentes intermediários e associados" Edwige Sacco é diretora de Inovação da Força de Trabalho na KPMG. Ela se concentra em estratégia de negócios, transformação do trabalho e inovação de talentos em grande escala. Ela conversou com a HBR sobre o uso de IA generativa por sua equipe e como isso afetou a gerência média e as hierarquias de nível de associado. Lexey Swall A IA generativa ajudou a achatar a estrutura organizacional da senhora? Acho que já estávamos no caminho do achatamento. A sociedade está mudando para uma força de trabalho baseada em habilidades. Estamos começando a definir a contribuição de alguém por seu conjunto de habilidades, pelo valor que cria, e menos por sua função. Como a IA pode servir como ajudante, mentora, parceira criativa ou fonte de informações, qualquer pessoa pode contribuir em um nível mais alto, o que está obscurecendo as linhas entre as tarefas do gerente intermediário e do associado. Isso significa que os associados estão fazendo o que os gerentes costumavam fazer? Em alguns aspectos, sim. Minhas expectativas em relação aos associados aumentaram muito. Devido à IA, um associado deve ser capaz de se apresentar preparado para uma reunião ou uma conversa estratégica da mesma forma que um gerente ou superior costumava fazer. O senhor pode dar um exemplo? Nossos projetos geralmente começam com um processo de descoberta. Vamos até o cliente e fazemos perguntas para tentar entender como ele trabalha e qual é o seu status. Os associados costumavam compilar as informações, analisá-las e recomendar o que fazer com elas. Hoje, a IA generativa os ajuda a fazer isso em três horas, quando antes levava cinco. Eles ganharam duas horas. Meus funcionários com melhor desempenho usam esse tempo para aprimorar suas habilidades. Eles se oferecem para fazer coisas que um gerente intermediário faz. Eles se concentram em coisas mais difíceis e avançadas. Eles assumem mais trabalho ou mudam seu foco para um trabalho mais estratégico. Eu presto muita atenção em como eles decidem redirecionar seu tempo. Alguns gerentes intermediários já assumiram trabalhos de nível executivo? Com certeza. Aqui está um exemplo: Muitas de minhas conversas são sobre a criação de uma solução para um problema. Temos de traçar uma estratégia para projetar uma correção. Normalmente, corrigimos as coisas com base em nossa própria metodologia padrão. Cada problema tem uma metodologia diferente para ser resolvido. Antigamente, esperava-se que um gerente intermediário fosse um especialista na metodologia. Mas agora, quando a IA generativa entra na mistura, o senhor pode treiná-la para dominar e explicar a metodologia a qualquer pessoa. As pessoas podem ler sobre a metodologia, perguntar à IA generativa sobre ela e chegar a uma reunião de estratégia já com conhecimento. Isso libera os gerentes intermediários para executar a metodologia falando diretamente com os clientes. Eles passam menos tempo aprendendo e ensinando a metodologia e mais tempo vinculando a metodologia ao problema do cliente. O senhor encontrou resistência por parte dos gerentes intermediários? Eles se sentem ameaçados pelos recursos da IA? Fizemos grandes avanços, mas ainda temos uma porcentagem de pessoas que são resistentes. Gostaria de pensar que criei um espaço seguro para as pessoas explicarem seus motivos. Em vez de elas esconderem, isso me dá a oportunidade de falar com elas sobre seus medos. Digo a elas que a IA não pode fazer um dos aspectos mais importantes de seu trabalho. Eles sabem como falar com nossos clientes. Eles conseguem ler nas entrelinhas e ajudar os outros a articular um problema e explicar o que precisam para resolvê-lo. Essas são conversas centradas no ser humano que a IA não pode ter hoje. E eram conversas que os gerentes de nível médio raramente tinham tempo para ter antes.

Como a IA está redefinindo as funções gerenciais

Resumo.

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