Como se preparar para uma reunião em que as emoções estarão à flor da pele

Os líderes geralmente se veem na mira de opiniões opostas, personalidades fortes e a responsabilidade de gerenciar situações emocionalmente carregadas para chegar a um resultado produtivo. Veja o caso do meu cliente Jason, um executivo de marketing individualizado que entrou em contato com o senhor angustiado. Um conflito latente entre dois líderes importantes de sua equipe havia se agravado a ponto de eles se recusarem a falar um com o outro. Suas equipes seguiram o exemplo, criando silos, ineficiência e tensão generalizada. Jason sabia que precisava intervir, mas estava ansioso e inseguro quanto à sua capacidade de gerenciar os fortes pontos de vista opostos e as possíveis explosões. Gerenciar situações complicadas e emocionalmente carregadas faz parte do território da liderança. Além das questões interpessoais, às vezes o senhor precisa dar más notícias à sua equipe, lidar com a frustração de um cliente, fornecer feedback de desempenho difícil de ouvir ou comunicar um erro ou atraso que afeta os negócios. Esses momentos podem ser tensos e até mesmo líderes experientes podem se sentir estressados e inseguros, preocupados com o agravamento da situação ou com consequências não intencionais. Ao enfrentar uma situação que será emocionalmente desafiadora, as pessoas geralmente adotam uma de duas respostas improdutivas. Muitas evitam pensar totalmente no assunto, distraindo-se com tarefas de baixa prioridade, como e-mails. Outras fazem o oposto - ruminam e se preocupam sem tomar medidas significativas para gerenciar a ansiedade ou se preparar. Ambas as abordagens tendem a sair pela culatra, fazendo-nos sentir pior e deixando-nos menos preparados emocionalmente quando o momento chegar. Felizmente, existem maneiras comprovadas de se preparar para reuniões em que as emoções estão fadadas a aumentar. Como se diz nos esportes, o melhor ataque é uma boa defesa. Aqui estão algumas estratégias com base científica para ajudá-lo a enfrentar esses momentos com mais confiança e sucesso. Crie um plano mental A imaginação, ou visualização, é uma técnica comprovada de melhoria de desempenho mais comumente usada em esportes, mas também eficaz em contextos de trabalho. TI envolve ensaiar mentalmente um evento para aumentar a confiança e o desempenho. Comece com o fim em mente: Como é o sucesso para sua situação? Como o senhor quer se sentir ao sair da sala? Como o senhor quer que os outros se sintam depois disso? Assim como aconteceu com Jason, o sucesso pode não significar uma resolução instantânea, mas uma conversa produtiva em que as pessoas se sintam ouvidas e haja um caminho claro a seguir. Agora, transforme sua próxima reunião ou interação em um filme mental. Imagine os detalhes - a sala, os assentos, a linguagem corporal - e percorra as cenas momento a momento. Ensaie os principais momentos, por exemplo, como o senhor abrirá a conversa, lidará com os momentos de tensão e conduzirá a reunião para a resolução. Identifique os desafios prováveis e os possíveis gatilhos e como o senhor responderá. Pergunte a si mesmo: o que poderia dar errado nesta reunião? Por exemplo, Jason estava mais preocupado com a escalada das emoções, então ele se imaginou dizendo calmamente: "Vamos fazer uma pausa. Estamos aqui para resolver isso, não para aumentar" se os ânimos começassem a se exaltar. Ele também se preocupava com a possibilidade de chegar a um impasse, então se imaginou dizendo: "Como ainda não estamos alinhados, vamos nos concentrar nos pontos em que concordamos e construir a partir daí". Além disso, considere o que a pessoa pode dizer ou fazer que pode desencadeá-lo e como o senhor manterá a calma. Por exemplo, imagine-se respirando fundo três vezes ou contando até 10 antes de responder. Não veja apenas o sucesso - sinta-o. Por exemplo, tente sentir em seu corpo a confiança, a compostura e o controle que deseja transmitir. Depois de ensaiar mentalmente, anote as principais conclusões e pontos de discussão. Ao visualizar o sucesso com antecedência, o senhor pode aprimorar sua mentalidade e melhorar sua capacidade de conduzir a conversa para um resultado construtivo. Concentre-se nos aspectos positivos Antes de ir para uma reunião difícil, reserve um momento para se concentrar na gratidão. Pode parecer contraintuitivo, mas fazer isso pode aumentar sua resiliência emocional e fortalecer seu senso de conexão com os outros. Por exemplo, se precisar dar um feedback difícil a um membro da equipe, reserve um momento para refletir sobre o que você realmente aprecia nessa pessoa. Uma de minhas clientes, Jane, temia uma reunião com Sorab, um subordinado direto cujo desempenho estava caindo. Suas tentativas anteriores de receber feedback construtivo foram recebidas com defensiva, e ela temia como ele reagiria dessa vez - e se conseguiria manter a conversa nos trilhos. Antes da reunião, Jane lembrou-se deliberadamente da criatividade de Sorab, da perspectiva nova e da energia positiva que ele trazia para as reuniões. Essa mudança de mentalidade a ajudou a adotar um tom mais solidário e levou a uma conversa mais produtiva. Reenquadrar os desafios de forma positiva também reduz o estresse e o esgotamento, levando a um estado de espírito mais revigorado. Considere quais resultados positivos podem surgir da reunião - o senhor pode promover o crescimento, fortalecer relacionamentos ou criar clareza para o futuro? Se o senhor quiser evitar ou se desligar da reunião, mude seu foco para o que o torna um líder forte. Estudos mostram que esse tipo de "autorreflexão positiva do líder" aumenta a energia e o envolvimento, melhorando a forma como os outros percebem sua liderança e, por sua vez, sua influência. Modifique a situação Lidar com situações emocionalmente carregadas é uma parte inevitável da liderança, mas o senhor tem mais controle sobre o impacto delas do que imagina. Uma ferramenta poderosa é a modificação da situação: uma estratégia proativa de regulação da emoção que pode ajudá-lo a reduzir a intensidade emocional de um evento futuro. Ao ajustar propositadamente a situação ou sua abordagem, o senhor pode aliviar sua ansiedade e criar as condições para uma conversa mais produtiva. Uma maneira de fazer isso é considerar "os cinco W's" da situação: quem, o quê, onde, quando e por quê. Por exemplo, quem precisa estar presente? O senhor deve trazer recursos para apoiar a conversa? O que precisa ser compartilhado e o que não precisa? Onde a reunião deve ser realizada e qual é o horário ideal? Por fim, por que essa discussão é importante? Por exemplo, meu cliente, Jack, teve que informar sua equipe de liderança exausta sobre mais uma rodada de demissões. É compreensível que a apresentação dessa mensagem pesou muito para Jack e, por isso, trabalhamos com as cinco perguntas. Esse exercício fez com que Jack convidasse seu parceiro de negócios de RH para a reunião, a fim de fornecer apoio adicional e responder a perguntas. Ele também refinou sua mensagem, eliminando certos elementos e reconhecendo as prováveis preocupações de sua equipe de forma mais ampla. Por fim, reservou uma sala de conferências mais reservada e fora do caminho e agendou a reunião para o meio-dia de sexta-feira para dar espaço à sua equipe para fazer follow-ups ou sair mais cedo. Esses ajustes intencionais acalmaram sua ansiedade e criaram um tom e um ambiente mais favorável para dar a difícil notícia à sua equipe. Crie zonas de amortecimento As agendas dos líderes geralmente estão lotadas de reuniões consecutivas, mas é essencial reservar um tempo para entrar no ritmo certo antes de uma interação desafiadora. Reserve 10 minutos antes da reunião para se preparar mentalmente, de modo que o senhor possa chegar concentrado e composto. O senhor pode revisar os pontos principais, lembrar-se de como deseja se apresentar e se preparar. Depois disso, planeje tirar mais 10 minutos para processar e reiniciar. Por exemplo, o senhor pode fazer uma pequena caminhada para refletir e liberar qualquer estresse acumulado para que não o leve para a próxima interação. Se isso exigir o reagendamento de uma reunião ou o ajuste de seu horário de chegada ou saída, vale a pena. Essas zonas de amortecimento ajudam a manter a presença e a compostura ao longo do dia, mas exigem planejamento antecipado. Adquira a prática de olhar seu calendário com antecedência para identificar reuniões importantes, conversas desafiadoras e interações potencialmente contenciosas para que possa programar um tempo para se preparar e se recompor. . . . Nem todo momento emocionalmente carregado vem com um aviso - com certeza, alguns o pegam de surpresa. Mas quando o senhor vê um deles à frente, uma preparação eficaz faz toda a diferença. Visualizando o sucesso, concentrando-se nos aspectos positivos, modificando deliberadamente a situação e construindo zonas de amortecimento, o senhor navegará por reuniões difíceis com mais confiança e sucesso. A liderança sempre envolverá algumas interações intensas, mas com as estratégias certas, o senhor pode transformá-las em momentos decisivos que impulsionam o progresso real.

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Resumo.

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