Integração de novos funcionários - sem sobrecarregá-los

Sabemos que a integração eficaz de novos funcionários tem um valor enorme. Um bom processo de integração - com informações claras sobre os requisitos do trabalho, as normas organizacionais e as expectativas de desempenho - não só aumenta a produtividade dos funcionários, mas também ajuda a aumentar a lealdade e o envolvimento ediminui a movimentação. E, no entanto, as organizações sempre deixam a desejar. De acordo com uma pesquisa realizada em 2022 pela empresa de folha de pagamento Paychex, apenas cerca de metade dos novos contratados está satisfeita com sua experiência de integração. Esse fracasso pode impedir a formação de um vínculo emocional entre os novos contratados e a empresa, o que afeta o engajamento e influencia a retenção de funcionários. As taxas de movimentação de novos funcionários podem chegar a 20% nos primeiros 45 dias, e aproximadamente um terço dos funcionários deixam seus novos empregos nos primeiros 90 dias de trabalho. Um erro comum é oferecer uma experiência superficial que consiste em um dia de orientação e um pacote explicando os benefícios. O que é menos reconhecido, mas igualmente destrutivo e predominante, é o fato de algumas empresas "superinternalizarem" seus funcionários. Em meu trabalho como consultor de design de aprendizagem, ouço histórias de gerentes que, nos primeiros dias de seus novos contratados, leem todas as páginas do manual do funcionário com eles e esperam que eles se familiarizem com o Slack, e-mail, Box e todas as outras plataformas de uma só vez. Ou gerentes que levam os funcionários para um "tour rápido" por uma fábrica e, em seguida, apontam todos os diferentes recursos em rápida sucessão. Embora esses líderes possam estar bem-intencionados e ansiosos para ajudar os novos funcionários a se adaptarem à sua função, bombardear os novos contratados com um dilúvio de informações também pode ser um tiro pela culatra. Nosso cérebro só consegue processar uma quantidade limitada de novas informações de uma só vez, e menos ainda quando somos novatos. Como resultado, os novos funcionários são suscetíveis ao impacto da carga cognitiva excessiva (estranha) durante a integração. Isso pode levar a uma diminuição do desempenho ou até mesmo à decisão do novo funcionário de que o novo emprego não é adequado e à sua saída. Em minha pesquisa, tanto no meio acadêmico quanto em empresas, identifiquei três estratégias que os líderes podem implementar para ajudar a reduzir a sobrecarga do funcionário e garantir que os novos funcionários sejam integrados de forma eficaz e eficiente. Dose as informações em uma sequência lógica. Embora possa ser tentador dar aos novos funcionários uma rápida "mangueira de incêndio" de material de integração, na realidade, o aprendizado eficaz é um processo gradual e trabalhoso que exige mais do que uma única sessão ou até mesmo uma ou duas semanas. E acontece que (de forma um tanto contraintuitiva) quanto mais longo for o processo de integração, mais rapidamente os funcionários adquirem proficiência, pois podem se basear no conhecimento prévio que já assimilaram. Comece o processo de integração com os conceitos básicos essenciais, esclareça sua relevância e, em seguida, desenvolva essa base em uma sequência lógica ao longo do tempo. Ao fazer isso, sua empresa reterá mais novos contratados e criará uma cultura em que o aprendizado contínuo é uma clara prioridade organizacional. Por exemplo, uma empresa de fast-food adotou essa estratégia quando mudou sua abordagem para um modelo de aprendizado contínuo. Para começar, os novos contratados passam por um programa de treinamento focado, seguido de questionários sobre tópicos importantes várias vezes por mês. Se não forem bem nos testes, eles passam por um processo de reciclagem. Como resultado, a taxa de movimentação da empresa de fast-food é inferior a 29% para os funcionários da linha de frente, significativamente menor do que a média do setor, que é de cerca de 86%. Seja claro quanto às expectativas. Uma compreensão clara de sua função é um dos indicadores mais consistentes de engajamento e satisfação no trabalho. Se o senhor não sabe o que deve fazer, não tem como saber se está no caminho certo - e essa incerteza pode ter um impacto mental. Sem a orientação adequada, os novos contratados são obrigados a navegar em um labirinto confuso de incertezas, o que consome a capacidade mental de forma improdutiva ou ineficiente. Entre as deficiências mais comuns estão a falta de clareza sobre as responsabilidades do cargo, a priorização de tarefas, as estruturas de relatórios, os prazos ou cronogramas e as métricas de desempenho. Essas ineficiências na comunicação podem, para o novo contratado, gerar ansiedade, estresse e reduzir a confiança, principalmente se as pessoas tiverem medo de pedir ajuda ou cometer erros. Para garantir a clareza das funções e preparar os novos contratados para fazer contribuições significativas, considere as seguintes estratégias: Forneça aos funcionários um documento que descreva as expectativas e responsabilidades realistas de suas funções (e certifique-se de que ele esteja alinhado com a descrição do cargo). Por exemplo, para incentivar a colaboração e o trabalho em equipe produtivo, inclua detalhes não apenas da função do novo funcionário, mas também de como ela se encaixa nas funções dos outros membros da equipe e nas metas gerais da organização. Indique quaisquer responsabilidades ou projetos para os quais o novo contratado assumirá a liderança. Liste as prioridades das tarefas, bem como um detalhamento aproximado de quanto tempo será alocado para as diferentes responsabilidades. Estabeleça metas realistas e gerenciáveis (tanto de curto quanto de longo prazo). As metas de curto prazo devem ser coisas que o senhor tem certeza de que o novo funcionário pode executar - por exemplo, marcar um almoço uma vez por mês com alguém de uma equipe diferente ou criar uma agenda para ajudar no gerenciamento do tempo. Com o passar do tempo, o nível de responsabilidade pode aumentar e metas de longo prazo podem ser estabelecidas. Essas expectativas podem incluir tarefas como fazer um curso de oratória para aprimorar as habilidades de comunicação, assumir a liderança de um projeto para obter experiência de liderança ou atingir um determinado número de vendas no primeiro ano de trabalho. Comunique uma visão do que a sua organização está trabalhando para realizar e ajude os funcionários a ver como eles contribuem para o sucesso da empresa. Por exemplo, se um funcionário for contratado por suas habilidades de design, enfatize a importância de um bom design de produto para impulsionar as vendas e o crescimento. Elimine a "terminologia de dentro" para evitar criar ansiedade de "fora". Um terceiro e importante componente de uma boa experiência de integração envolve garantir que os novos contratados se sintam bem-vindos e tenham um senso de pertencimento. Há um perigo real de que os novos funcionários não consigam aprender sobre o trabalho e a organização se estiverem distraídos com a preocupação de se encaixar, encontrar pessoas com os mesmos interesses ou questionar seu lugar no grande esquema das coisas. Uma das maneiras mais seguras de torpedear o sentimento de pertencimento de um novo contratado é o uso de jargões internos ou acrônimos sem explicação. Pressupor a compreensão universal de termos comerciais como "LOE" (nível de esforço) ou "RCA" (análise de causa raiz), nomes específicos da organização como relatório TPS (que pode significar muitas coisas diferentes) ou a participação rotineira da equipe na "conferência AERA" (esses são exemplos reais) é equivocado. Os novos contratados não estão necessariamente a par desses termos, e sua falta de conhecimento retarda a compreensão e pode criar sentimentos de exclusão, apreensão e inadequação. Essas informações "privilegiadas" também se estendem às pessoas dentro da organização. Considere a experiência de um novo colega, Edmund, que lutava contra a incerteza quando os colegas de trabalho se referiam a outras pessoas da empresa por seus primeiros nomes. Toda vez que isso acontecia, Edmund se preocupava se deveria conhecer essa "Sarah" ou "Juan" aparentemente importante (sem apresentações explícitas), e o que isso dizia sobre ele se tivesse que perguntar? Para garantir que todos estejam informados, evite explicar demais termos, acrônimos e relacionamentos aos novos funcionários. Inclua nomes e títulos completos quando o senhor apresentar as pessoas na organização. Forneça aos novos contratados um glossário abrangente de termos específicos do setor ou da organização, juntamente com um diretório detalhado da empresa. Esse recurso pode ajudar a apoiar os novos funcionários em sua transição e garantir um processo de integração mais inclusivo e informado. . . . Uma ótima experiência de integração não apenas aumenta o aprendizado e a preparação do funcionário para se destacar em sua nova função, mas também leva a um maior engajamento, lealdade e retenção. No entanto, embora o valor de uma integração eficaz seja indiscutível, a realidade é que muitas organizações (mesmo aquelas que tentam evitar o subtreinamento de seus funcionários) ficam aquém do esperado, indo muito longe na direção oposta e inundando os novos contratados com informações demais. Ao implementar estratégias que reduzam a sobrecarga cognitiva, as organizações podem garantir que os funcionários tenham espaço, tempo e recursos mentais disponíveis para aprender e prosperar em seu novo emprego.

Integração de novos funcionários - sem sobrecarregá-los

Resumo.

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