Un nuevo enfoque para redactar las descripciones de los puestos de trabajo

Este artículo forma parte de una serie sobre "Resiliencia creativa: Liderar en una era de discontinuidad", el tema del 15º Foro Mundial Peter Drucker anual . Consulte el programa de la conferenciaaquí. Hoy en día, los puestos de trabajo cambian con rapidez y las descripciones tradicionales de los mismos no pueden seguirles el ritmo. A medida que las nuevas tecnologías generan disrupción en los procesos y exigen nuevas competencias, y que las empresas se orientan cada vez más hacia el trabajo basado en proyectos, estamos empezando a ver la evolución de las descripciones de puestos, que dejan de ser prescripciones estáticas y holísticas que siguen a un empleado durante años para convertirse en orientaciones dinámicas que cambian en función de las necesidades. Por ejemplo, una empresa que contrató a un empleado para un determinado conjunto de tareas puede encontrarse con que, cuatro meses después, un conjunto de tareas diferente adquiere prioridad estratégica. Aunque ese empleado tenga las aptitudes adecuadas para las nuevas tareas, puede remitirse a la descripción de su puesto para negarse a realizar la nueva tarea alegando que no fue para lo que se le contrató - o, si asume las nuevas tareas, la descripción de su puesto queda rápidamente desfasada. Dado que la mayoría de las descripciones de puestos están firmemente arraigadas en el área de trabajo principal del empleado, también tienden a fomentar los silos en la organización al desalentar la colaboración interfuncional. Las descripciones de puesto rígidas también desalientan la experimentación con nuevas tecnologías que pueden haber sido inimaginables en el momento en que se escribió la descripción. Y, por último, las descripciones de puesto estrechas pueden significar que un empleado no sea capaz de desarrollar toda la gama de sus talentos en el trabajo, dejándole insatisfecho. En respuesta, las empresas están empezando a enfocar las descripciones de los puestos de trabajo de formas nuevas y más flexibles, basadas en los resultados, las habilidades y los equipos. Describiré cada una de ellas a continuación, pero primero veamos cómo las descripciones de puestos llegaron a ser lo que conocemos hoy en día, y para qué sirven. ¿Por qué las descripciones de puestos? Las descripciones modernas de puestos de trabajo se remontan a la revolución industrial. A medida que se generalizaban las fábricas y otras grandes organizaciones, surgió la necesidad de definir más claramente las funciones y responsabilidades para mejorar la eficacia y la productividad. Esto condujo a la creación de títulos y descripciones de puestos estandarizados, que esbozaban las tareas, obligaciones y requisitos de cada puesto . A mediados del siglo XX se hicieron aún más formalizadas y detalladas. Hoy en día, las descripciones de puestos se utilizan con varios fines: Reclutamiento: Ayudan a los posibles solicitantes a entender si encajarían bien en el puesto al proporcionar un esquema claro de lo que implica un papel y qué habilidades y cualificaciones se requieren. Aclaración del papel: Ayudan a clarificar las responsabilidades, tareas y expectativas de un papel, ayudando a evitar la ambigüedad y el conflicto de roles. Gestión del rendimiento: Sirven de referencia para evaluar el rendimiento de los empleados. Gestión de RRHH: Ayudan a planificar el desarrollo de los empleados, a fijar la remuneración y sirven como documentación legal. Entonces, ¿cómo se pueden flexibilizar las descripciones de los puestos de trabajo sin dejar de atender estas necesidades? Los enfoques más flexibles Estamos viendo cómo se imponen tres nuevos enfoques a medida que las empresas lidian con funciones basadas en proyectos que cambian rápidamente. Descripciones de funciones centradas en los resultados Algunas empresas están empezando a articular los resultados que se esperan de un rol en lugar de las tareas o deberes específicos que el empleado debe realizar. Este enfoque proporciona flexibilidad para que el empleado determine la mejor manera de lograr esos resultados, fomentando la innovación y la iniciativa y, lo que es más importante, permitiéndole cambiar su enfoque a medida que cambian las condiciones. Por ejemplo, en lugar de que la descripción del puesto de un jefe de ventas enumere tareas como "reunirse con clientes clave una vez al trimestre" o "preparar informes de ventas mensualmente", describiría resultados como "aumentar las ventas regionales en un 15%" y "mejorar la retención de clientes en un 10%". Google utiliza descripciones de puestos orientadas a resultados para mantener motivados a sus mejores talentos. Lo explica Laszlo Bock, ex vicepresidente senior de operaciones de personal: "En Google, creemos que las descripciones de los puestos orientadas a los resultados son esenciales para atraer y retener a los mejores talentos. Cuando los empleados saben lo que se espera de ellos y cómo se les medirá, es más probable que estén motivados y comprometidos con su trabajo." Por ejemplo, tradicionalmente, la descripción del puesto de un especialista en ética del diseño podría haber incluido el análisis del algoritmo de búsqueda de Google en busca de sesgos una vez al mes, o el mantenimiento al día de un registro de riesgos para la privacidad. Pero en una descripción del puesto basada en los resultados, un especialista en ética del diseño recibe en cambio el mandato más amplio de identificar los riesgos éticos en los productos de Google o desarrollar directrices para el diseño ético de los productos. Eso da margen tanto al empleado como a Google para que las tareas específicas del especialista en ética del diseño cambien a medida que se desarrollan las tecnologías, por ejemplo, a medida que se introduce la IA generativa en la oferta de Google. Descripciones de funciones centradas en las habilidades Otras empresas crean documentos dinámicos que describen las habilidades y capacidades que un empleado aporta a un puesto o que debería aspirar a desarrollar. Con este enfoque, el énfasis se desplaza de las tareas que una persona debe completar a sus talentos y cómo éstos pueden aplicarse en los proyectos de la empresa. Para una empresa, ejecutar este enfoque significa identificar las habilidades y cualificaciones necesarias para cada función y desarrollar programas de formación y trayectorias profesionales que ayuden a los empleados a desarrollar esas habilidades. El objetivo es utilizar y desarrollar plenamente las capacidades y los puntos fuertes de un individuo, lo que puede conducir a un aumento de la satisfacción en el trabajo, así como del rendimiento. También significa que las empresas pueden reunir rápidamente equipos de personas con las habilidades y la experiencia necesarias para abordar proyectos o iniciativas específicos. Por ejemplo, un analista de datos con conocimientos superiores de visualización podría pasar sin problemas de crear modelos de datos complejos a elaborar informes visuales, en función de las necesidades del proyecto. El analista seguiría un régimen de formación especializado adaptado para mejorar habilidades específicas, como las técnicas avanzadas de visualización y la narración de datos. Al centrarse en los puntos fuertes exclusivos del analista y en su conjunto de habilidades más amplio, la organización no sólo perfecciona su experiencia actual, sino que también crea un profesional más completo y versátil. Descripciones de funciones basadas en el equipo Por último, en lugar de dar a cada miembro del equipo una descripción de funciones, algunas empresas asignan a los individuos a equipos a los que se les da un conjunto colectivo de objetivos, resultados y entregables. A continuación, corresponde al equipo decidir colectivamente cómo contribuirá cada miembro. Un ejemplo bien conocido es Spotify, donde los empleados forman parte de pequeños equipos interfuncionales denominados "escuadrones", cada uno de los cuales tiene una misión específica. Cada escuadrón decide de forma autónoma cómo cumplir mejor sus objetivos, basándose en la toma de decisiones colectiva y en su profundo conocimiento de los puntos fuertes y las preferencias de cada miembro. Los equipos se reúnen con frecuencia para discutir los retos, evaluar los progresos, reajustar los objetivos y resolver cualquier conflicto o atasco que resulte de la distribución de tareas. Superar los retos Más allá de la simple resistencia al cambio, hay una serie de retos que las empresas que se alejan de las descripciones de puestos tradicionales deben abordar. El más básico es la falta de claridad en las expectativas laborales y de rendimiento. Sin una descripción tradicional del puesto, ¿cómo sabe un empleado lo que se espera de él? ¿Cómo puede un directivo evaluar su rendimiento de forma objetiva y seguir unas prácticas justas de remuneración y promoción sin unas directrices claras en la mano? Hay otras formas en las que los directivos pueden trabajar con sus equipos para definir funciones y responsabilidades y crear un entendimiento compartido de lo que es responsabilidad de cada persona. Por ejemplo, supongamos que dirige un equipo de desarrolladores de software y que su empresa está cambiando a descripciones de puestos basadas en equipos. Podría trabajar con su equipo para crear una matriz de competencias que identifique las habilidades y capacidades de cada miembro del equipo y, a continuación, utilizar herramientas como la metodología Agile o los tableros Kanban para ayudar a gestionar las cargas de trabajo y priorizar las tareas. Para la contratación, un proceso de entrevista basado en las competencias es una forma más eficaz de evaluar la idoneidad de un candidato para un puesto flexible y dinámico que una entrevista tradicional, que suele centrarse en la experiencia y las cualificaciones del candidato. Para las evaluaciones de rendimiento, herramientas como la retroalimentación de 360 grados pueden ayudar a un directivo a evaluar el rendimiento del empleado en diversas áreas, incluidas sus habilidades, capacidades y contribuciones al equipo. Otras cuestiones más espinosas pueden incluir el cumplimiento legal -como el estatus del puesto según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) en EE.UU.-, que puede suponer un reto sin una descripción formal del puesto. La creación de un "documento de cumplimiento de funciones" para cada empleado que proporcione una descripción general del trabajo y detalles como la clasificación del puesto (exento o no exento) puede ayudar en este sentido. Asimismo, supervise las tareas, responsabilidades y horas de trabajo reales de los empleados para asegurarse de que se ajustan a las directrices laborales; dependiendo de sus circunstancias, podría tratarse de una revisión periódica o de un registro meticuloso posibilitado por un moderno software de RRHH. A medida que las organizaciones se vuelvan más ágiles y receptivas y la tecnología permita nuevas formas de trabajo en los próximos años, continuará la tendencia hacia el trabajo basado en proyectos y la necesidad de descripciones de puestos más flexibles. Esta disrupción radical requiere un cambio de mentalidad y de cultura y exige a las personas, los directivos, los líderes y las organizaciones que experimenten, aprendan y se adapten a los nuevos métodos de trabajo. Pero con la mentalidad y el enfoque adecuados puede dar lugar a una organización más ágil, receptiva e innovadora, mejor equipada para afrontar los retos del futuro.

Un nuevo enfoque para redactar las descripciones de los puestos de trabajo

Resumen.

Partner Center