Há ouro naquelas notas

Oitenta por cento dos 15 bilhões de faturas B2B processadas a cada ano pelas empresas dos EUA são tratadas à moda antiga: no papel. As empresas empregam legiões de trabalhadores que laboriosamente classificam, distribuem, auditam, monitoram e pagam essas contas em grande parte à mão, um processo que prejudica a produtividade e, mais importante, desperdiça a riqueza de informações estratégicas escondidas nas contas. Isso está começando a mudar. Empresas pioneiras como Liberty Mutual, General Electric, Procter & Gamble, Wal-Mart, Dow Chemical e Sprint exigem cada vez mais que seus fornecedores abandonem o papel e enviem faturas eletronicamente. Mudar do processamento de faturas em papel para o processamento eletrônico é complexo e caro. Mas descobrimos que a recompensa pode ser enorme. Há quatro anos, a Liberty Mutual Group, uma seguradora de propriedades e acidentes de 16 bilhões de dólares, tornou-se uma das primeiras empresas a experimentar faturas eletrônicas, criando um programa piloto com alguns escritórios de advocacia para enviar suas contas por meio de um site seguro. Essas empresas, em sua maioria, lidam com litígios de reivindicações pela Liberty, defendendo nossos segurados citados em ações judiciais. Hoje, processamos 389.000 faturas eletrônicas de serviços jurídicos por ano — 70% do total de faturas que recebemos anualmente. Como esperado, a transição não foi barata — a empresa investiu mais de $900.000 até agora. Mas estimamos que nosso programa de fatura eletrônica economize à Liberty $750.000 por ano em custos diretos ao simplificar a entrada, distribuição, pagamento, armazenamento e recuperação de faturas. Transferimos as faturas eletrônicas da entrada para o pagamento com metade da equipe necessária para processar faturas em papel, e reduzimos os custos resultantes da entrada de dados, erros na entrada de dados, pagamentos atrasados e pagamentos excessivos. Também economizamos mais de $20.000 por ano em custos de postagem, fotocópia, arquivamento e recuperação. Um caso em questão Por mais importante que seja essa economia de custos, o valor real das faturas eletrônicas está nas informações detalhadas que elas revelam sobre as práticas e tendências de cobrança de cada empresa. As faturas legais são organizadas por fase ou tarefa do litígio, como prestar depoimento ou denunciar o depoimento de uma testemunha, e reduzem o tempo de trabalho em pequenos incrementos de seis minutos ou menos. Uma única fatura cobrindo um mês de litígios complexos pode custar mais de 1.000 linhas. Ao criar e minerar um banco de dados de práticas de cobrança de escritórios de advocacia, a Liberty agora pode gerar um boletim informativo altamente granular sobre as atividades e o desempenho do escritório de advocacia. Podemos ver instantaneamente como as empresas contratam e cobram por parceiros, paralegais e outros funcionários; como elas se comparam entre si em tarifas, horários e resultados de casos; e se, como e com que frequência elas enviam faturas duplicadas ou cobram por serviços não aprovados. Podemos analisar instantaneamente todo o tempo cobrado por um determinado advogado em muitos casos para reconstruir o tempo total cobrado à Liberty durante um único dia. Mais de uma vez, descobrimos que advogados cobram mais de 24 horas por dia. Também podemos expor facilmente padrões proibidos de faturamento por fórmula (quando, por exemplo, somos cobrados com um valor definido por um serviço, em vez de sermos cobrados pelo tempo real gasto). Em dois casos em que a mineração de dados revelou uma aparente fórmula de cobrança, auditamos os arquivos reais dos casos nos escritórios do escritório de advocacia e encontramos mais de 28.000 dólares em supostas cobranças excessivas. Agora estamos construindo um grande banco de dados de faturamento de escritórios de advocacia em diferentes tipos de casos. Em última análise, esse banco de dados nos permitirá avaliar a atividade de cobrança de uma empresa em vários pontos de um caso e compará-la com a norma entre todas as empresas para casos semelhantes. Com essa nova inteligência, deve ser fácil avaliar a relação custo-benefício de cada empresa no tratamento de tipos específicos de casos e combinar as empresas com os casos de acordo. A decisão de aceitar — e esperar — faturas eletrônicas deve ser orientada pela promessa de economia de custos. Mas qualquer empresa que considere o faturamento eletrônico deve perguntar quais informações estratégicas ele pode revelar. Para muitas empresas, o ouro estará na mina de dados.

Há ouro naquelas notas

Resumo.

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