Nossas dicas de gerenciamento favoritas sobre como conduzir reuniões eficazes

Todos os dias da semana, em nosso boletim informativo Management Tip of the Day, a HBR oferece dicas para ajudá-lo a gerenciar melhor sua equipe - e a si mesmo. Aqui está uma seleção de nossas dicas de gerenciamento favoritas sobre como conduzir reuniões eficazes. Prepare-se para liderar uma reunião emocionalmente carregada Liderar em meio à tensão faz parte do trabalho de um gerente, mas o senhor não precisa entrar em reuniões emocionalmente carregadas sem estar preparado. Veja a seguir como se manter firme e conduzir conversas de alto risco com clareza e compostura. Visualize a reunião com antecedência. Imagine o ambiente, as pessoas envolvidas e como o senhor quer se sentir ao sair. Ensaie mentalmente como o senhor abrirá a discussão, lidará com a tensão e conduzirá à resolução. Antecipe os desafios e planeje respostas calmas e confiantes. Reformule sua mentalidade. Concentre-se nos aspectos positivos. Antes da reunião, reflita sobre o que o senhor aprecia nas pessoas envolvidas ou sobre os bons resultados que podem advir da conversa. Essa pequena mudança aumenta a resiliência emocional e ajuda o senhor a abordar a interação com empatia e clareza. Ajuste a configuração. Use as "cinco perguntas" - quem, o quê, onde, quando e por quê - para ajustar a logística. Quem precisa estar presente? O senhor deve trazer recursos para apoiar a conversa? O que precisa ser compartilhado e o que não precisa? Onde a reunião deve ser realizada e qual é o horário ideal? Por fim, por que essa discussão é importante? Reserve um tempo para o amortecimento. Dê a si mesmo 10 minutos antes da reunião para se concentrar e 10 minutos depois para se recuperar. Uma pequena caminhada ou um momento de silêncio pode ajudá-lo a manter a calma e evitar levar o estresse para a próxima interação. Esta dica foi adaptada de "How to Prepare for a Meeting Where Emotions Will Run High" (Como se preparar para uma reunião em que as emoções estarão à flor da pele), de Dina Denham Smith. . . . Evite a ressaca de reuniões em sua equipe Uma reunião ruim não termina quando a ligação cai - ela perdura, drenando a produtividade e o moral da sua equipe. Para evitar essas "ressacas de reunião", concentre-se em cinco estratégias principais. Não domine, facilite. Incentive a participação deixando que os membros da equipe liderem os itens relevantes da pauta. Use ferramentas interativas, como enquetes, e estruture as discussões para garantir que todos tenham voz. Reduza a lista de convidados. Convide apenas as pessoas essenciais para a discussão. Se alguém não precisar estar presente, ofereça-lhe alternativas, como pedir-lhe uma contribuição antes da reunião ou enviar-lhe um resumo de acompanhamento. Menos participantes significam conversas mais focadas e, em última análise, melhores resultados. Transforme as pautas em planos de ação. Enquadre os itens da pauta como perguntas específicas que orientam as decisões. Em vez de "Atualização do lançamento do produto", pergunte: "Quais são os riscos críticos para o cronograma de lançamento do nosso produto e como podemos mitigá-los?" Tópicos claros e orientados para a ação mantêm as reuniões eficientes. Faça com que cada minuto conte - e não o ultrapasse. Marque as reuniões para o menor tempo necessário, não por incrementos padrão como 60 minutos. Cumprir a pauta e terminar no horário ajuda as pessoas a manter o foco e reduz a frustração. Exija responsabilidade. Atribua proprietários a cada item de ação e esclareça as próximas etapas antes do término da reunião. Use ferramentas de gerenciamento de projetos ou documentos compartilhados para rastrear os acompanhamentos e garantir que nada seja esquecido. Esta dica foi adaptada de "The Hidden Toll of Meeting Hangovers", de Brent N. Reed et al. . . . Aumente a participação da equipe nas reuniões A baixa participação em reuniões pode prejudicar a produtividade da sua equipe, reduzindo a colaboração, dificultando a tomada de decisões e corroendo a unidade. Como o senhor pode incentivar uma participação mais proveitosa? Comece esclarecendo as expectativas. Descreva os comportamentos de apoio que o senhor deseja ver em suas reuniões. Por exemplo, o senhor poderia dizer: "Como equipe, apoiamos uns aos outros, enfrentamos desafios juntos e nos comunicamos de forma construtiva". Seja o seu próprio modelo desses comportamentos e não deixe de comemorar quando os membros da sua equipe fizerem o mesmo. Por exemplo, o senhor pode dizer: "Eu gostaria de reconhecer algo. Alex, a maneira como o senhor acabou de reconhecer a contribuição de Jordan incorpora a cultura de apoio que queremos ter em nossa equipe - uma cultura em que a contribuição de cada membro da equipe é reconhecida e apreciada. Alex, obrigado ao senhor por demonstrar isso e dar um exemplo positivo para todos nós." Também é útil oferecer aos membros da equipe diferentes maneiras de contribuir - por exemplo, permitir a contribuição por escrito antes, durante ou depois das reuniões. E considere a possibilidade de alternar a facilitação da reunião entre todos os membros da equipe para dar a todos a chance de liderar. Dar uma função estruturada àqueles que normalmente falam menos pode ajudar a capacitá-los a falar. Esta dica foi adaptada de "Your Team Members Aren't Participating in Meetings.Veja o que fazer", de Luis Velasquez. . . . Conserte as reuniões híbridas quebradas da sua equipe O trabalho híbrido mudou as reuniões. Apesar dos recentes esforços de retorno ao escritório de muitas empresas, as equipes estão confiando em reuniões virtuais mais do que nunca, e a participação está em baixa. Como gerente, como o senhor pode melhorar as reuniões da sua equipe nesse mundo híbrido? Trate a cultura das reuniões como uma parte importante da cultura da empresa. Que cultura de reunião o senhor deseja para a sua equipe? Determine as práticas recomendadas e defina as funções e responsabilidades. Isso também pode incluir expectativas sobre quando não se reunir, como horas de foco programadas e dias sem reuniões. Identifique e invista em líderes de reunião. Realizar reuniões eficazes é uma habilidade e, como qualquer habilidade, pode ser cultivada e fortalecida. Pesquisas recentes mostram que 54% de todas as reuniões são organizadas por apenas 10% dos funcionários. O treinamento direcionado para esse grupo de "usuários avançados" pode ajudar a promover uma cultura de reuniões mais saudável em sua equipe. Aproveite os dados. Uma das vantagens das reuniões virtuais é que elas produzem dados que fornecem insights significativos sobre produtividade, envolvimento e até mesmo retenção - portanto, faça uso deles. Por exemplo, se um departamento específico tiver uma taxa de não participação particularmente alta, o senhor pode monitorar como esse número muda à medida que os treinamentos são implementados no departamento. Esta dica foi adaptada de "Hybrid Work Has Changed Meetings Forever" (O trabalho híbrido mudou as reuniões para sempre), de Mike Tolliver e Jonathan Sass. . . . Use a curiosidade para manter suas reuniões nos trilhos Suas reuniões são cronicamente desinteressantes - ou pior, são facilmente descarriladas? Talvez seja hora de introduzir a curiosidade na agenda para manter as pessoas concentradas e as coisas no caminho certo. Primeiro, direcione a atenção da equipe para a identificação do problema que o senhor está lá para resolver. Em vez de fazer isso por eles, peça a todos na sala que definam o objetivo da reunião em uma frase. Esclarecer uma missão coletiva desde o início ajudará a alinhar os membros da equipe e reduzirá a confusão ou as barras laterais irrelevantes. Em seguida, deixe seus funcionários falarem. Só porque o senhor está liderando a reunião, não significa que deva dominá-la. Demonstre curiosidade, peça a opinião dos outros antes de compartilhar a sua e ouça ativamente. Essa é uma maneira poderosa de envolver e capacitar as pessoas. Por fim, ofereça feedback, mas evite a linguagem de julgamento. O julgamento é o oposto da curiosidade e pode desencorajar e desmotivar sua equipe, levando a reuniões paralisadas e improdutivas. Se o senhor não tiver certeza de como se sente em relação a uma ideia, investigue-a. Dizer simplesmente "diga mais" é uma maneira não julgadora de expressar curiosidade e manter o ritmo da reunião. Esta dica foi adaptada de "How Curiosity Can Make Your Meetings-and Team-Better" (Como a curiosidade pode melhorar suas reuniões e sua equipe), de Sabina Nawaz. . . . Melhorando as reuniões ruins Todos nós temos aquelas reuniões recorrentes que parecem ineficientes, improdutivas ou sem objetivo. Como é possível melhorá-las quando não é o senhor quem as conduz? Veja aqui como o senhor pode se envolver antes, durante e depois da reunião para levar as coisas na direção certa. O melhor momento para intervir é, muitas vezes, antes mesmo de a reunião acontecer. Entre em contato com o organizador para perguntar se há uma pauta, materiais relevantes que possam ser compartilhados com antecedência ou qualquer coisa que o senhor possa fazer para ajudar na preparação. Durante uma reunião que esteja se desviando do assunto, o senhor pode tomar a iniciativa e conduzir a conversa de volta ao curso. Consulte a pauta, se houver uma. Se não houver, o senhor pode se manifestar para esclarecer o objetivo da reunião e, em seguida, apontar quando a conversa estiver saindo do assunto. Após a reunião, entre em contato com o organizador para comparar as anotações e esclarecer as próximas etapas e quem é responsável por elas. Isso garantirá o acompanhamento e que a reunião não tenha sido inútil. Esta dica foi adaptada de "How to Improve a Meeting (When You're Not in Charge)", de Tijs Besieux e Amy C. Edmondson. . . . Executivos: Repense suas reuniões individuais Se o senhor é um líder sênior, é provável que sua agenda esteja repleta de reuniões individuais. Mas, em vez de promover o alinhamento, a sobrecarga de reuniões individuais geralmente cria fragmentação, pensamento em silos e problemas de confiança. É hora de mudar a forma como o senhor usa seu tempo de reunião. Use as reuniões individuais para desenvolvimento, não para operações. Faça essas reuniões trimestralmente e dedique-as ao crescimento da carreira e ao feedback - não a atualizações táticas. Bloqueie sessões de 90 minutos que se concentrem nas metas de liderança, não no status do projeto. Transforme a tomada de decisões em reuniões de capacidade. Identifique de cinco a sete capacidades essenciais em sua organização - como inovação ou experiência do cliente - e realize reuniões permanentes com os líderes multifuncionais relevantes. Isso garante clareza estratégica e uma execução mais rápida e alinhada. Coloque as pessoas certas na sala. Evite o trabalho de informar os outros após o fato. As reuniões de capacidade reúnem os tomadores de decisão no momento certo para que o alinhamento ocorra em tempo real, e não retroativamente. Libere o tempo da equipe executiva. Quando as reuniões de capacitação lidam com o trabalho multifuncional, toda a sua equipe executiva pode se concentrar na estratégia da empresa e nas prioridades de longo prazo, em vez de ficar repetindo decisões tomadas em outro lugar. Centralize as pautas das reuniões executivas em torno de perguntas como "Quais são os poucos problemas que exigem o peso total desta equipe?" ou "Onde nosso sistema precisa de realinhamento?" Esta dica foi adaptada de "Why Senior Leaders Should Stop Having So Many One-on-Ones", de Ron Carucci.

Nossas dicas de gerenciamento favoritas sobre como conduzir reuniões eficazes

Resumo.

Partner Center