Como a IA pode ajudar sua empresa a definir um orçamento

Nos últimos anos, a inteligência artificial e o aprendizado de máquina foram implantados como agentes de mudança para a elaboração de orçamentos corporativos, na esperança de que eles tragam precisão e eficiência sem precedentes para a previsão financeira e a alocação de recursos. Por exemplo, Amy Weaver, CFO da Salesforce, tem se voltado consistentemente para a IA preditiva como um ativo estratégico para melhorar a previsão de despesas. Na Caterpillar Inc., o vice-presidente sênior de finanças, Kyle Epley, aproveitou o aprendizado de máquina para reduzir o tempo de previsão trimestral de três semanas para apenas 30 minutos. Da mesma forma, Dev Ahuja, CFO da Novelis Inc., está usando o aprendizado de máquina interno para previsão de fluxo de caixa e orçamento. Nesse contexto, o Gartner previu que 50% das organizações usarão IA para substituir "abordagens de previsão bottom-up demoradas" até 2028. No entanto, mesmo as empresas mais bem equipadas com acesso de ponta a ferramentas de IA ainda estão enfrentando desafios de orçamento. Veja a Unilever, por exemplo. Em uma declaração ao Wall Street Journal, Graeme Pitkethly, CFO da empresa, reconheceu a dificuldade de prever a inflação e fazer o orçamento para 2023 em um ambiente de custos crescentes, preços de energia voláteis e incerteza econômica. Ecoando esse ponto, os executivos da BASF e da Covestro relataram ter problemas para adaptar seus processos orçamentários às complexidades das condições dinâmicas do mercado atual, apesar de terem os recursos para investir pesadamente em IA. Esses exemplos levantam uma questão crítica: Se a IA é tão avançada, por que esses desafios persistem? Será que o processo orçamentário exige apenas o insight humano durante todo o processo? Orçamento tático vs. estratégico A elaboração do orçamento é um processo de várias etapas que envolve dois componentes principais: tático e estratégico. O orçamento tático se concentra em objetivos de curto prazo. A TI envolve a alocação de recursos, o gerenciamento de custos e o acompanhamento do desempenho - tarefas bem definidas e orientadas por dados. Nessas áreas, a IA é excelente. Sua capacidade de processar grandes volumes de dados e fazer ajustes em tempo real permite otimizar a alocação de recursos de curto prazo, melhorando a eficiência operacional com velocidade e precisão notáveis. Na verdade, a IA pode atuar como substituta direta da tomada de decisão humana nessas tarefas táticas, fornecendo resultados mais rápidos e consistentes e eliminando vieses. Entretanto, o orçamento estratégico é uma história diferente. A TI envolve planejamento de longo prazo, definição de metas comerciais mais amplas e alinhamento dos recursos financeiros com a visão de futuro da empresa. As decisões estratégicas geralmente precisam levar em conta a incerteza, as pressões competitivas e a volatilidade do mercado - áreas em que o insight humano continua sendo fundamental. A TI tem dificuldades aqui, porque não tem a previsão, a adaptabilidade e a criatividade necessárias para navegar no planejamento estratégico de longo prazo. Nessa área, entra em ação o que é conhecido como efeito de substituição, conforme descrito na HBR em 2019 por Michael Harris e Bill Tayler: a IA tende a se concentrar de forma muito restrita na otimização de indicadores de desempenho específicos, levando a decisões desalinhadas que podem priorizar ganhos de curto prazo em detrimento do crescimento de longo prazo. Por exemplo, uma ênfase excessiva na redução de custos para atingir metas de curto prazo pode comprometer iniciativas críticas de longo prazo, como inovação ou satisfação do cliente, o que acaba prejudicando o crescimento futuro. Como a IA e os gerentes humanos interagem Considerando essas diferenças, a questão central passa a ser: Como a IA e os gerentes humanos interagem nessas partes distintas do processo orçamentário? A IA pode substituir totalmente as pessoas no orçamento tático e onde o insight humano se torna indispensável nas decisões estratégicas? Para responder a isso, realizamos uma simulação de gerenciamento projetada para imitar os desafios orçamentários do mundo real. Nosso objetivo era testar o desempenho da IA na elaboração de orçamentos táticos e estratégicos e determinar o desempenho da IA em relação às pessoas em ambas as áreas. Nessa simulação, gerentes experientes foram encarregados de tomar decisões orçamentárias para um fabricante hipotético de peças automotivas, equilibrando o desempenho financeiro de curto prazo com o crescimento estratégico de longo prazo. Os participantes definiram as metas estratégicas de sua empresa - como excelência operacional ou liderança em inovação - e alinharam suas alocações orçamentárias a esses objetivos. Em seguida, eles alocaram orçamentos em vários ciclos, ajustando suas decisões com base no feedback do desempenho. Ao mesmo tempo, implantamos um algoritmo de IA para alocar orçamentos usando as mesmas informações disponíveis para os participantes. Essa configuração permitiu uma comparação direta do desempenho do algoritmo de IA em relação aos participantes humanos em termos de alocação de orçamento e criação de valor organizacional. No entanto, alguns participantes selecionaram indicadores de desempenho que não estavam bem alinhados com seu foco estratégico, o que nos permitiu observar o desempenho do algoritmo de IA em ambos os cenários - quando eles recebiam um contexto estratégico bem definido e quando não recebiam. Os resultados foram claros: embora tanto a IA quanto os participantes humanos tenham melhorado ao longo do tempo, a IA superou consistentemente os gerentes na otimização das alocações orçamentárias, aprendendo com dados anteriores e medidas de desempenho. No entanto, quando o contexto estratégico era mal definido, quando os gerentes selecionavam KPIs desalinhados com a estratégia, a TI não atingia todo o seu potencial. A TI gerenciou os aspectos táticos da avaliação de iniciativas anteriores, otimizando as medidas de desempenho individuais, mas muitas vezes não conseguiu se alinhar com as metas estratégicas mais amplas da empresa. Por outro lado, quando os gerentes forneciam uma estrutura estratégica sólida - metas claras e KPIs relevantes - a IA se destacava. Nesses casos, o poder de processamento de dados da IA foi aprimorado pelo insight estratégico humano, criando resultados ideais. A complementaridade entre a eficiência da IA e o insight humano foi fundamental para equilibrar os aspectos táticos e estratégicos da alocação orçamentária. Novas percepções Nossa pesquisa desafia duas suposições comuns sobre IA na elaboração de orçamentos. Primeiro, a crença de que a IA pode substituir totalmente os humanos na elaboração do orçamento é falha. A TI é excelente em tarefas táticas, como alocação de recursos de curto prazo e ajustes orientados por dados, mas, sem uma supervisão estratégica orientada por humanos, corre o risco de otimizar apenas para ganhos imediatos, ignorando os objetivos mais amplos. A IA pode aumentar a eficiência, mas muitas vezes não se alinha com a criação de valor de longo prazo se não for controlada. Em segundo lugar, a suposição de que a IA e o insight humano devem sempre se complementar é igualmente equivocada. Em áreas táticas, a IA deve substituir os seres humanos. A TI é mais rápida, mais precisa e imune a vieses. Mas na tomada de decisões estratégicas, em que são definidas metas de longo prazo e é preciso navegar pelas incertezas do mercado, o insight humano é insubstituível. A IA não pode se adaptar de forma criativa ou prever mudanças futuras sem orientação estratégica. Para realmente desbloquear o potencial da IA, as empresas devem dividir seus processos de orçamento em componentes táticos e estratégicos. A IA deve liderar as tarefas táticas, mas os gerentes humanos devem orientar a IA para garantir que as decisões táticas apoiem a visão de longo prazo. A Uber conseguiu atingir esse equilíbrio. Com operações em mais de 600 cidades, a empresa utiliza plataformas financeiras orientadas por IA para ajustes orçamentários em tempo real. A IA lida com as decisões táticas com precisão, otimizando a alocação de recursos e melhorando a eficiência operacional. Mas a supervisão humana é fundamental. As equipes locais da Uber frequentemente substituem as previsões da IA com base no conhecimento do mercado, garantindo que os ajustes táticos estejam alinhados com as metas de longo prazo da empresa. Essa abordagem equilibrada tem sido fundamental na recente reviravolta da Uber - levando ao seu primeiro lucro operacional de US$ 1,1 bilhão em 2023. O sucesso da Uber prova que, embora a IA domine as decisões táticas, o insight humano é indispensável para garantir que essas decisões atendam a uma visão estratégica mais ampla. As empresas que conseguem esse equilíbrio não apenas prosperam operacionalmente, mas também garantem um crescimento sustentável. - - - A IA, por si só, não é suficiente para resolver os desafios da orçamentação moderna. A IA pode - e deve - substituir os gerentes humanos em tarefas táticas, como alocação de recursos de curto prazo e feedback de desempenho, em que a tomada de decisões orientada por dados leva a resultados mais rápidos e eficientes. Mas no âmbito estratégico, em que o planejamento de longo prazo, a adaptabilidade ao mercado e a previsão de negócios são fundamentais, o insight humano continua indispensável. Para liberar todo o potencial da IA na elaboração do orçamento, as empresas devem integrar os componentes táticos e estratégicos de seus processos orçamentários. As empresas bem-sucedidas no futuro serão aquelas que aprenderem a equilibrar efetivamente esses dois elementos - aproveitando a TI onde ela se sobressai e confiando no julgamento humano onde a criatividade e a visão estratégica são necessárias.

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Resumo.

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