Guia para a entrega do trabalho antes das férias

Há vários anos, fui encarregado de um projeto de alta prioridade no trabalho. Mas havia um problema. Quando estávamos entrando em seu estágio mais crucial, percebi que ele se cruzava com as férias que eu havia planejado meses antes. Em pânico, comecei rapidamente a planejar uma reserva. Encontrei um colega que concordou em me substituir e redigi vários e-mails explicando os vários aspectos do meu trabalho, incluindo anexos e instruções detalhadas para tarefas específicas. Um dia depois de enviar essas mensagens, eu me reuni com meu colega para explicar as informações. Então, no meu último dia no escritório, ansioso para entregar tudo, inundei-os com mais algumas notas para ter certeza de que todas as minhas bases estavam cobertas. Meus e-mails variavam de curtos, com duas linhas, a longos despejos de dados que se estendiam por páginas. Minhas férias ainda nem tinham começado e eu já havia esgotado (e confundido) meu colega, estabelecendo expectativas inalcançáveis e aumentando nossos níveis de estresse. Olhando para trás, percebo que estava tentando criar um clone de mim mesmo, mas não é assim que os planos de backup devem funcionar. Como gerente de projetos sênior (e detentor de uma certificação PMP) de uma gigante global de telecomunicações, muitas vezes posso ser encontrado colaborando em projetos de alto nível em equipes internacionais. Ter um bom backup é tudo em minha função, especialmente quando trabalhamos em fusos horários diferentes. Felizmente, aprendi com minha experiência e, com o passar dos anos, adaptei minha abordagem. Quer o senhor esteja fora por um fim de semana prolongado ou tirando férias de duas semanas, é uma boa ideia ter um bom backup no trabalho. A TI garante que suas tarefas mais importantes continuem sem interrupção e assegura que alguém esteja disponível para agir em seu nome em situações urgentes ou inesperadas. Essas dicas me ajudaram depois da primeira "confusão" e podem ajudar o senhor também na próxima vez que decidir tirar uma folga. Quatro semanas antes das férias Etapa 1: Planeje com antecedência. O ideal é que o senhor saiba seus planos de férias com bastante antecedência, especialmente se forem longas. Como primeira etapa, depois que as datas forem confirmadas e aprovadas (recomendo quatro a seis semanas de antecedência), informe seus colegas e clientes sobre quando o senhor estará fora. Gosto de colocar meus próximos feriados no rodapé da minha assinatura de e-mail para ter o máximo de visibilidade. Às vezes, isso me ajuda a adiantar os prazos dos projetos, para que meu backup não tenha muito o que fazer. Esse também é um bom momento para examinar seu calendário, com quatro a cinco semanas de antecedência, para ver o que está em seu prato e começar a priorizar o que precisa ser feito antes das férias. Lembre-se de que seu backup (quem quer que seja) também tem seu próprio trabalho para cuidar. Se alguém estiver atuando como seu backup, isso não significa que ele fará todo o seu trabalho para o senhor. Cabe ao senhor gerenciar o seu trabalho de forma a garantir que o backup tenha que fazer apenas o mínimo necessário. Etapa 2: encontrar um backup. É uma boa prática entrar em contato com alguém com pelo menos um mês de antecedência para atuar como seu backup. Esse foi um erro que cometi durante aquele projeto de alta prioridade - entrei em contato tarde demais. Encontrar um backup logo no início ajuda a pessoa a revisar cuidadosamente seus próprios calendários e resultados para que ela possa optar por aceitar ou rejeitar sua solicitação. Há algumas maneiras de encontrar um backup para o senhor. Primeiro, o senhor pode entrar em contato com seu gerente, pois ele geralmente sabe quanto trabalho cada pessoa da equipe tem, ou provavelmente terá, no futuro próximo. Dependendo da carga de trabalho da equipe, é possível que seu gerente peça que o senhor divida seu trabalho entre duas pessoas. Em segundo lugar, se o senhor tiver um relacionamento sólido com seus colegas e tiver identificado alguém que possa ser mais adequado para ser seu substituto, entre em contato com essa pessoa. Talvez não seja possível fornecer todos os detalhes do que ele precisaria fazer naquele momento, mas o senhor pode dar a ele uma ideia do que está procurando. O senhor poderia dizer: "Oi Helen. Como a senhora ouviu durante a reunião, estarei de férias entre 24 de julho e 7 de agosto. Gostaria de perguntar se a senhora tem largura de banda para ser meu backup enquanto eu estiver fora. Se tiver, isso seria perfeito, já que a senhora está trabalhando no projeto X comigo e está por dentro da maioria das coisas. Vou me certificar de que a maioria das tarefas esteja concluída antes de eu sair. Dessa forma, o senhor só me ajudará a responder às perguntas dos clientes que possam surgir enquanto eu estiver fora. Também posso enviar um plano mais detalhado em algumas semanas. Informe-me se o senhor não se importa com isso. Também ficarei feliz em substituí-lo quando o senhor precisar." Quando isso for acordado entre os senhores, confirme as providências de backup ao seu gerente por e-mail. Duas semanas antes das férias Etapa 1: Determinar o escopo do trabalho. O senhor deve tentar concluir com antecedência qualquer tarefa prevista para a semana em que estiver fora. Gosto de pensar no meu backup como alguém que está me apoiando enquanto estou fora - ele não está fazendo o meu trabalho por mim enquanto estou fora. O senhor pode usar seu backup para, por exemplo, responder a e-mails urgentes, liderar uma reunião que não pode ser transferida ou supervisionar uma tarefa. Etapa 2: Crie um documento de transferência. Esse também é um bom momento para preparar seu documento de transferência e preenchê-lo com as informações mais atualizadas. Comece listando os projetos para os quais o senhor está contribuindo ou gerenciando. Para cada projeto, anote todas as tarefas pendentes ou pontos de ação. Mesmo que o senhor não esteja atribuindo essas tarefas ao seu substituto, isso o ajudará a conhecer o status dos seus projetos e também o ajudará a planejar seu próprio trabalho nas próximas duas semanas. Aqui está um exemplo simples: [ Nomedo projeto ]. Status atual: Testes do grupo técnico aprovados em [data]. [Os arquivos podem ser encontrados aqui: xxx] A amostra foi enviada localmente e o feedback deve ser recebido até 15 de julho. Risco: A produção da embalagem está atrasada em uma semana. O prazo para a revisão final ainda é 28 de julho. Reunião semanal do projeto: Terça-feira, às 9:00 AM, horário da Europa Central (CET). Tarefas que precisam ser realizadas entre [datas em que o senhor estará ausente]: Os testes locais são esperados para 26 de julho. Acompanhar Fred sobre o status. Verificar com Mike sobre o status das investigações técnicas para resolver o problema A e se os registros podem ser feitos. O pacote deve ser recebido do John e revisado pela equipe entre 26 e 28 de julho. Uma semana antes de suas férias Esta semana será cheia de ação e o senhor terá várias coisas para fazer além de tentar concluir seu trabalho. Aqui estão algumas coisas que o senhor deve se certificar de concluir antes de partir: Etapa 1: Revisar e atualizar seu documento de transferência. As coisas podem mudar em 14 dias, e algo que era prioritário pode não ser mais. Revise cuidadosamente o arquivo de transferência do projeto e risque tudo o que estiver concluído ou que não precise ser trabalhado, ou acrescente itens adicionais. Adicione um comentário aos seus colegas para que eles saibam qual é o status mais atualizado e o que se espera deles. [Nome do projeto]. Status atual: Testes do grupo técnico aprovados em [data]. [Os arquivos podem ser encontrados aqui: xxx] A amostra foi enviada localmente e o feedback deve ser recebido até 15 de julho. Risco: a produção da embalagem estava atrasada em uma semana. Conseguimos compensar o tempo e isso foi aprovado. Os arquivos finais estão com Fred. Recebemos testes locais do Fred. Verificado e aprovado. [Os arquivos podem ser encontrados aqui: xxx.] Reunião semanal do projeto: Terça-feira às 9:00 CET. [O senhor precisará conduzir a reunião na semana de 31 de julho. Envie as atas extraindo-as do Microsoft Teams]. Tarefas que acontecerão nas próximas duas semanas: Verifique com Mike o status das investigações técnicas para resolver o problema A e se os registros podem ser feitos. [Enviei um e-mail para Mike, mas entre em contato com ele em 1º de agosto, caso ele não responda.] Embalagens adicionais para o lançamento da edição limitada devem ser recebidas de John até 26 de julho e analisadas pela equipe até 28 de julho. [Estou fora a partir de 24 de julho. Enviarei um e-mail para o John apresentando o senhor. Por favor, revise a embalagem assim que ela chegar e responda ao John com o feedback consolidado de Amelia, Hamid, Josh e do senhor]. Solicitação adicional: Uma nova amostra será recebida em 4 de agosto e precisa ser enviada para Elena. Por favor, me copie quando o senhor enviar isso para ela. Etapa 2: Inclua o backup em e-mails/convites importantes. Inclua o backup em seus convites do calendário para as reuniões que eles conduzirão. Uma semana antes de sua partida também é o momento certo para começar a copiá-los nos e-mails de seus projetos para que eles se familiarizem com as partes interessadas e quaisquer problemas. Etapa 3: Reúna-se individualmente com seu backup. A essa altura, o senhor e seu colega terão uma visão mais clara do escopo e da carga de trabalho. Entre em contato com o seu backup e solicite uma reunião individual. Por exemplo, o seu colega pode apontar que uma reunião urgente com o cliente está agendada para o mesmo horário da reunião do projeto que ele precisa realizar em seu nome. Talvez o senhor precise fazer uma ligação para saber se ela deve ser cancelada ou reagendada e alertar os participantes. Por fim, envie um e-mail de acompanhamento para seu backup, definindo as ações acordadas. Planeje uma reunião de acompanhamento no dia do seu retorno para determinar se é necessário tomar alguma medida urgente. No dia anterior às férias Escreva uma mensagem clara de ausência do escritório. As mensagens de ausência do escritório fazem mais do que apenas informar às pessoas que o senhor está de férias. Elas podem ser usadas para que as pessoas saibam com quem entrar em contato enquanto o senhor estiver fora, se diferentes partes do seu projeto estão sendo gerenciadas por diferentes pessoas e se o senhor pode ser contatado para qualquer coisa urgente. Em seu último dia de trabalho, escreva uma mensagem de ausência clara, inequívoca e útil. O senhor poderia dizer algo como: Estarei ausente nas férias de verão entre 24 de julho e 7 de agosto. Estarei fazendo caminhadas nas montanhas com conexão de rede baixa ou inexistente, portanto, não verificarei e-mails ou mensagens nesse período. Minha incrível colega, Helen Smith, será meu apoio na minha ausência. Ela pode ser contatada pelo e-mail helen.smith@email.com. Voltarei ao escritório no dia 8 de agosto e responderei aos senhores assim que possível. Embora essas etapas possam parecer demoradas, o senhor (e as partes interessadas), sem dúvida, se beneficiará de um backup bem preparado para garantir a continuidade dos negócios. Organizar seu backup é uma oportunidade de aprender a delegar, melhorar sua reputação profissional e forjar uma colaboração mais profunda com os colegas, mantendo seus próprios projetos no caminho certo.

Guia para a entrega do trabalho antes das férias

Resumo.

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