Cómo ejecutar realmente una semana laboral de 4 días

Al salir de la pandemia, la conversación sobre el trabajo flexible se ha centrado en gran medida en si los empleados deben volver a la oficina, y con qué frecuencia. Un tercio de los trabajadores estadounidenses que pueden realizar su trabajo a distancia lo hacen ahora todo el tiempo. La investigación de LinkedIn muestra que en mayo de 2023, casi uno de cada nueve anuncios de empleo en EE.UU. ofrecía trabajo a distancia, el 13% de los anuncios eran híbridos y el 66% de las solicitudes eran para puestos a distancia e híbridos. Un CEO me dijo que al poner la palabra "remoto o híbrido" en la descripción del puesto, el número de solicitantes se triplicó. Pero se avecina una nueva disrupción potencial: Estamos empezando a tener noticias de organizaciones que han puesto a prueba una semana laboral de cuatro días. Los primeros resultados sugieren que esta estructura ofrece beneficios en productividad y bienestar. Veamos las pruebas. Según un estudio de la plataforma de empleo Indeed, aunque el número total de ofertas de empleo que anuncian una semana laboral de cuatro días sigue siendo bajo (0,3% del total de ofertas), esa cifra se ha triplicado en los últimos años. Y es más frecuente en sectores que requieren trabajo en persona, como el médico, el odontológico, el veterinario, el manufacturero y el de producción. United Auto Workers incluyó inicialmente una semana laboral de cuatro días en sus demandas de negociación, aunque esta disposición no se incluyó en los acuerdos finales. En junio de 2022, 61 empresas con sede en el Reino Unido participaron en un programa piloto para estudiar una semana laboral de cuatro días. En febrero de 2023, cuando se publicaron los primeros resultados, el 92% dijo que seguía probando el concepto, y el 29% afirmó que la política era un cambio permanente. Los ingresos medios de la organización aumentaron un 1,4%; las empresas piloto también informaron de un descenso del 57% en la probabilidad de que un empleado renunciara, además de una reducción del 65% en el número de días tomados como baja por enfermedad remunerada. Uno de los participantes en el ensayo fue Rivelin Robotics. La empresa optó por cerrar los viernes y ampliar la jornada laboral de 8 de la mañana a 5:30 de la tarde los demás días de la semana. El cambio no ha estado exento de dificultades. Rivelin, una pequeña start-up de rápido crecimiento con sólo ocho empleados, señala que a veces el trabajo no puede esperar, y el lanzamiento de un gran producto obligó a sacrificar algunos de los nuevos fines de semana de tres días. Los altos ejecutivos tuvieron que aceptar que atenderían las llamadas y consultas de los viernes, ya que el equipo había apagado sus teléfonos. Los retos de una semana laboral de cuatro días En los años 60 y 70, varias organizaciones intentaron implantar semanas laborales de cuatro días. Por desgracia, la mayoría de estas iniciativas -que intentaban condensar 40 horas completas de trabajo en cuatro días- no obtuvieron los resultados que las organizaciones esperaban. Un estudio de 1975 sondeó las reacciones de 474 empleados de una división de contabilidad de una gran multinacional ante una semana laboral de cuatro días y 38 horas. Se informó del cansancio y la ralentización al final de la jornada, y de que atender las necesidades de los clientes y reunirse con los compañeros de trabajo resultaba más difícil. Los supervisores percibieron que la calidad del trabajo y el rendimiento en sus unidades se veían afectados negativamente por la semana laboral de cuatro días. Mirando hacia atrás, podemos ver cómo estas iniciativas no tuvieron en cuenta algunos factores críticos. En primer lugar, existe una relación no lineal entre las horas trabajadas y la productividad; hay una tasa decreciente de productividad por cada hora adicional que alguien trabaja. Unas jornadas laborales más largas también se asocian a un aumento de los errores y las lesiones laborales, así como a una disminución de los indicadores de bienestar de los empleados, como la satisfacción y el compromiso. Pero, ¿quién dice que haya que hacer 40 horas en cuatro días? Cada vez hay más pruebas que sugieren que los horarios de trabajo reducidos por el mismo nivel salarial no sólo son factibles a la hora de mantener los resultados, sino que también son potencialmente ventajosos en una serie de métricas. Desde 2015, se ha llevado a cabo una nueva oleada, más fundamentada en datos, de ensayos de jornadas laborales reducidas en un número cada vez mayor en Suecia, Irlanda, Norteamérica, Reino Unido y Australasia. También hemos trabajado recientemente en nuestro propio estudio de nueve organizaciones globales para profundizar en nuestra propia comprensión de los aspectos prácticos del rediseño consciente del trabajo. Descubrimos que, aunque había algunos costes, compensaciones y distintos niveles de trabajo para prepararse para una semana laboral de cuatro días, los resultados fueron sistemáticamente positivos en lo que se refiere a cosas como el bienestar de los empleados, la retención e incluso los resultados empresariales. Estas iniciativas sólo funcionan si las empresas emprenden un rediseño sustancial del trabajo para reducir las horas y mantener al mismo tiempo los resultados empresariales. Esto significa racionalizar las operaciones, eliminar las cargas administrativas y priorizar el trabajo de alto impacto. Para lograrlo, nuestro estudio sugiere que las organizaciones necesitan Definir claramente el trabajo que importa. Marcos como los OKR (objetivos y resultados clave) pueden definir las metas a nivel de empresa y de equipo y garantizar que el trabajo de todos asciende hacia esas metas. Realice una auditoría de las reuniones. Las reuniones suelen ser una de las primeras áreas que se examinan como tiempo improductivo. Permita que los empleados trabajen al máximo de su formación. Muchos empleados se atascan con otras tareas administrativas o de poca importancia, por lo que no pueden centrarse en las tareas prioritarias. Recomendamos detener, automatizar o externalizar todas las tareas no prioritarias. Adopte la comunicación asíncrona. Cuando se implanta una semana laboral de cuatro días, la comunicación asíncrona se vuelve esencial para evitar que los empleados vean interrumpido su trabajo. Para mantener la atención de los empleados, debe haber una comprensión clara de lo que requiere escalada, y quién se encargará de ello. Reajustar las expectativas de los empleados Un reto importante que acompaña al cambio a una semana laboral de cuatro días es asegurarse de que los empleados aceptan que les está pidiendo que produzcan lo mismo en menos horas. Nuestra propia investigación muestra que las organizaciones que implantaron con éxito una semana laboral de cuatro días empezaron con un periodo de prueba bien definido de tres meses como mínimo para evaluar si podían reducir con éxito el tiempo de trabajo manteniendo la producción. Estos proyectos piloto incluían documentación y/o formación previa para los empleados sobre el rediseño de las tareas laborales, así como coaching sobre productividad. (Lo interesante es que incluso el mero hecho de realizar esta preparación para racionalizar las operaciones, eliminar las cargas administrativas y priorizar el trabajo de alto impacto puede mejorar sustancialmente la productividad de la empresa). ¿Cómo se ve esto en acción? Como parte de nuestro proyecto de investigación, hablamos con una consultora de lugares de trabajo de Australia llamada Inventium que inició un proyecto piloto de cuatro días en 2020. Su dirección desarrolló una formación sobre productividad para ayudar a los empleados a utilizar su tiempo de forma más eficaz. Las tácticas incluían bloquear el calendario, apagar los teléfonos móviles durante bloques de tiempo y programar el trabajo en profundidad en torno a las horas en que cada empleado es más productivo. En Inventium, se anima a los empleados a que se apropien de su tiempo y lo utilicen de la forma que más les convenga. Parece que ha funcionado, ya que la empresa informó de un aumento del 26% en la productividad, un aumento del 21% en los niveles de energía y una disminución del 18% en el estrés de los empleados. La empresa se refiere a su programa como el "regalo del día 5", destacando que el día libre no se da por hecho. En su lugar, se consigue haciendo el trabajo de forma eficiente y manteniendo los resultados. También señala que puede haber meses más ajetreados en los que los empleados necesiten trabajar ese 5º día, que ahora ha sido aceptado alegremente (hasta ahora) por todo el equipo. Para garantizar el éxito, las organizaciones necesitan la aceptación de los líderes y de los empleados. Puede empezar por hacer un crowdsourcing de los posibles obstáculos e ideas de los empleados. También es fundamental posicionar el piloto como un experimento con expectativas claras y ser transparente con los clientes y los stakeholder externos. La semana de cuatro días puede sacar a la superficie problemas organizativos de comunicación, confianza, ineficacia laboral y barreras a la productividad. Y aunque brinda la oportunidad de abordar estos retos, como advierte Joe O'Connor, director y cofundador del Centro de Excelencia para la Reducción del Tiempo de Trabajo y uno de nuestros coinvestigadores: "No es una solución barata, es un trabajo muy duro". En la economía actual, los empleados tienen más poder, agencia y libertad que nunca. El desempleo alcanzó este año el nivel más bajo en 54 años, los salarios están aumentando(un 5% anual) y los puestos vacantes son muy difíciles de cubrir. La Cámara de Comercio de EE.UU. afirma que incluso si cada desempleado del país encontrara un trabajo, EE.UU. seguiría teniendo alrededor de 3 millones de puestos vacantes. Y es probable que la escasez de trabajadores se prolongue durante años. En el competitivo mercado laboral actual, en el que atraer y retener a los mejores talentos es un reto constante, adoptar una semana laboral de jornada reducida puede ser una ventaja atractiva para los solicitantes de empleo - y podría ser una ventaja competitiva significativa para los equipos de contratación. Y para todos los demás, es una oportunidad para centrarse realmente en lo que importa.

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