As demissões são dolorosas. Mas o senhor pode comunicá-las com compaixão.

Lamentavelmente, as demissões em larga escala, ou reduções de força (RIFs), são um fato da vida empresarial. Mais de 322.000 foram anunciadas por empresas sediadas nos EUA em 2021 e outras 133.000 no primeiro semestre de 2022, de acordo com a Challenger, Gray & Christmas. Já presenciei RIFs muitas vezes em meus mais de 15 anos de gestão de pessoas, e a área em que mais frequentemente vejo os esforços falharem é a comunicação. Com muita frequência, as comunicações sobre uma RIF: Não começam cedo o suficiente ou não se estendem por tempo suficiente São inconsistentes nas mensagens Não atingem todos os públicos necessários Não são abertas e honestas Não atingem o tom certo A primeira prioridade em uma RIF deve ser tratar os funcionários afetados com respeito e compaixão. Os executivos também devem se preocupar com o impacto sobre os funcionários remanescentes e sobre a reputação da empresa. É nesse ponto que a comunicação desempenha um papel fundamental. Aqui estão as principais considerações sobre o planejamento e a implementação de comunicações eficazes para uma RIF. Desenvolva um plano de comunicação. Assim que a equipe administrativa decidir que uma RIF é necessária, o RH e o chefe de comunicações corporativas devem começar a colaborar no plano de comunicações. Os elementos essenciais são: Justificativa Essa deve ser uma explicação clara, honesta e convincente do motivo pelo qual a RIF é necessária, incluindo a discussão de outras opções adotadas ou rejeitadas anteriormente (por exemplo, licenças, cortes salariais, férias não remuneradas, desinvestimentos). As empresas com um histórico e uma cultura de abertura sobre a situação dos negócios terão mais facilidade para fazer com que os funcionários entendam por que as medidas de ação são necessárias. Em minha experiência, quando os funcionários são surpreendidos pelas notícias, eles são menos receptivos à explicação. Mensagens-chave Isso deve incluir um resumo sucinto do que as pessoas precisam saber e entender sobre a ação que está sendo tomada, com ênfase especial no que está sendo feito para os funcionários afetados. Também deve haver uma visão prospectiva de como essa ação posiciona positivamente a empresa no futuro, bem como um esboço de alto nível de quaisquer mudanças planejadas na estratégia ou na estrutura organizacional. É fundamental que a diretoria executiva esteja totalmente de acordo com todas as mensagens-chave para que a equipe de gerentes seniores possa comunicá-las com autenticidade. Públicos É claro que os funcionários são um público significativo, mas o senhor precisará identificar outros indivíduos ou grupos que deseja informar, tais como: parceiros comerciais; investidores; mídia local, nacional e comercial; analistas financeiros e de mercado; e autoridades locais. Mantenha o mínimo possível de mensagens específicas para o público-alvo, a fim de promover a consistência. O senhor deve presumir que tudo o que for escrito ou dito dentro da empresa será tornado público em algum momento e de alguma forma, portanto, planeje com antecedência e antecipe tanto as perguntas quanto as respostas. Geralmente, é útil criar perguntas frequentes que possam ser divulgadas para a liderança, os gerentes da linha de frente e qualquer outra pessoa que possa receber essas perguntas. Etapas da ação É fundamental planejar os detalhes da implementação das comunicações, começando antes de os funcionários afetados serem informados e incluindo todas as ações que se seguirem a essas reuniões. Na maioria das vezes, essas ações incluem: notificação a toda a empresa antes do início das notificações, uma reunião geral para os funcionários remanescentes, e-mails para toda a empresa, distribuição da documentação de separação, anúncios no site e publicações nas mídias sociais. Talvez o senhor também queira incluir outras ações em seu plano, como atualizações na documentação interna (organogramas, por exemplo), reduções ou eliminações nas instalações e notificações aos parceiros comerciais, dependendo das circunstâncias, da estrutura da empresa, do número de funcionários e locais de trabalho e de outros fatores. Prepare os gerentes da linha de frente, a liderança sênior e o departamento de TI. Tão importante quanto acertar a estratégia e a mensagem, é igualmente importante preparar aqueles que transmitirão as mensagens. O mais importante são os gerentes da linha de frente que terão de dar as más notícias aos funcionários afetados. A maioria dos gerentes precisará de treinamento para dar notícias como essa, pois provavelmente nunca tiveram que desempenhar essa função antes. Além de treinamento e orientação, o senhor pode fornecer ferramentas, como um roteiro sugerido para ser usado em reuniões com os funcionários afetados. (É claro que o treinamento deve incluir orientações sobre como usar o roteiro de forma a transmitir sinceridade e simpatia autênticas e não uma recitação mecânica). O roteiro deve incluir a lógica e os principais pontos de discussão do plano de comunicação. É essencial que tudo o que for dito sobre o RIF nas reuniões de notificação seja totalmente consistente com as declarações feitas em todos os outros locais e formatos. Uma ferramenta valiosa é também uma lista de perguntas frequentes com sugestões de respostas. Embora os gerentes de nível médio possam ser os mais envolvidos nesse processo, a liderança sênior deve estar visível. O CEO deve ser o principal porta-voz do anúncio. No dia do anúncio, todos os membros da equipe executiva devem estar no local. Eles também devem receber antecipadamente os principais pontos de discussão e as perguntas frequentes. Lembre-se de que mesmo os líderes de departamentos sem nenhuma demissão ainda receberão perguntas dos membros de suas equipes, portanto, eles também precisam estar preparados. Um aspecto que muitas vezes é negligenciado é garantir que o líder do departamento de TI seja informado com antecedência suficiente para que o acesso aos serviços de TI possa ser desligado simultaneamente às reuniões de notificação e aplicado de forma consistente a todos os funcionários afetados. O desligamento da TI geralmente é visto pelos funcionários como um lembrete frio e severo de que foram demitidos, mas deve ser aplicado igualmente a todos os afetados. Coordenar a sequência de eventos no dia da RIF. A sequência de eventos no dia do anúncio deve ser cuidadosamente coordenada: 1. Enviar um aviso a todos os funcionários informando que as demissões serão anunciadas naquele dia e aconselhando-os a ficarem atentos aos convites do calendário, que devem ser enviados no menor prazo possível. 2. Envie convites para reuniões aos funcionários afetados. As reuniões de notificação devem ser reuniões privadas entre o funcionário e seu gerente direto (ou um nível acima, se o gerente direto for afetado) e um representante do RH. Essas reuniões não devem durar mais de 20 minutos. Se a RIF for uma surpresa, às vezes a pessoa afetada está processando a notícia e não capta as informações importantes sobre seu salário e benefícios, portanto, o representante de RH deve estar disponível para perguntas de acompanhamento. 3. Imediatamente após as reuniões de notificação, realize uma reunião com todos os funcionários (pessoalmente, por vídeo ou ambos). O CEO deve ser o principal apresentador. Essa reunião deve: Recapitular a lógica da ação Identificar as pessoas e os departamentos afetados Reforçar que não estão planejadas outras demissões Resumir as mudanças a serem feitas na organização, na estratégia e no foco da empresa Incluir uma sessão aberta de perguntas e respostas 4. Imediatamente após a reunião geral, dê a notícia da RIF a todos os públicos externos que foram identificados no desenvolvimento do plano de comunicação. Isso pode incluir um comunicado à imprensa e ligações para parceiros comerciais, investidores, analistas ou autoridades eleitas. 5. A exigência de comunicações eficazes não termina na data do anúncio. Nos dias seguintes, a empresa deve realizar outra reunião geral ou reuniões departamentais para descrever a estratégia da empresa para o futuro, quais mudanças estão sendo feitas, como as funções dos indivíduos podem mudar e outros tópicos importantes. Uma sessão aberta de perguntas e respostas também é fundamental aqui, para garantir o máximo de transparência e comunicações abertas nos dias seguintes ao anúncio. Algumas pessoas farão as perguntas que estão na mente de outras pessoas, portanto, reuniões em grupo são úteis. O objetivo é promover a confiança dos funcionários no futuro da empresa e enfatizar a importância de suas contribuições para ela. Faça adaptações especiais para locais de trabalho híbridos. Como se as RIFs não fossem suficientemente desafiadoras, o surgimento de ambientes de trabalho híbridos acrescenta complicações. As perguntas que podem surgir incluem: Sabemos onde todos estarão? Como fazer uma reunião com todos os funcionários? Como evitar que pacotes de demissão e cheques finais cheguem aos funcionários antes que eles sejam notificados? Podemos comunicar com eficácia a compaixão e a sinceridade remotamente e interagir com os funcionários para entender suas emoções e preocupações? Aqui estão as medidas que os gerentes de RH podem tomar em uma situação de trabalho híbrido: Certifique-se de que os gerentes dos funcionários afetados saibam com antecedência onde todos estarão no dia do anúncio. Com base no conhecimento de onde todos estarão, coordene a entrega dos pacotes e cheques de demissão para que cheguem após a notificação. (Tenha em mente os estados que exigem que o pagamento final seja feito no último dia de trabalho e planeje o pagamento até a data em que o cheque será recebido). Se um funcionário não estiver no local, a reunião de notificação deve ser conduzida por videoconferência, não por telefone. Certifique-se de que os arranjos de vídeo para as reuniões gerais possam acomodar todos os participantes, permitir perguntas e respostas e ser gravados para disponibilidade posterior. Incentive os gerentes de departamento ou de equipe a fazer um esforço extra para envolver os funcionários retidos em um diálogo para entender e abordar suas preocupações. . . . Uma RIF é uma das ações mais difíceis e dolorosas que um líder de negócios pode tomar, e a forma como ela é tratada pode ter um impacto duradouro na reputação da empresa, bem como no bem-estar dos funcionários demitidos e retidos. É animador ver algumas empresas colocando em prática uma comunicação transparente, autêntica e responsável. Por exemplo, a recente comunicação da RIF da Stripe equilibrou a compaixão pelos funcionários afetados com uma perspectiva positiva para aqueles que permanecem, delineando um cronograma fixo para encerrar o capítulo atual e um para "redefinir, recalibrar e seguir em frente". TI também é um ótimo exemplo de uma mensagem aberta compartilhada com vários públicos. Se uma RIF não for apoiada por comunicações eficazes como essa, há um risco maior de impactos negativos, tanto para os funcionários remanescentes da empresa quanto para sua reputação de longo prazo.

As demissões são dolorosas. Mas o senhor pode comunicá-las com compaixão.

Resumo.

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