Para evitar que as pessoas procrastinem, não lhes dê um prazo

Maroš Servátka , da Macquarie Business School, da Austrália, e três pesquisadores principais - Stephen Knowles, Trudy Sullivan e Murat Genç, todos da Universidade de Otago, da Nova Zelândia - convidaram 3.276 pessoas para responder a uma breve pesquisa on-line em troca de uma doação de US$ 10 para uma instituição de caridade. Alguns participantes receberam um prazo de uma semana, outros receberam um prazo de um mês e outros não receberam prazo algum. Os membros do último grupo devolveram mais pesquisas do que os dos outros dois grupos, e também responderam mais rapidamente. A conclusão: Para evitar que as pessoas procrastinem, não dê a elas um prazo. Professor Servátka, defenda sua pesquisa. Servátka: Os prazos nos motivam a fazer coisas que, de outra forma, poderíamos adiar, mas a relação nem sempre é clara. Por exemplo, embora um prazo longo teoricamente nos dê mais tempo para terminar uma tarefa, isso geralmente significa que a adiamos várias vezes até que acabamos nos esquecendo dela. Na verdade, apenas 5,5% das pessoas que receberam um prazo de um mês retornaram à nossa pesquisa, em comparação com 6,6% das pessoas que receberam apenas uma semana. Mas as pessoas que não receberam nenhum prazo tiveram a maior taxa de resposta de todas: 8,3%. E elas foram mais propensas do que as outras a devolver a pesquisa dentro de três dias. HBR: Posso ver por que as pessoas com um prazo apertado responderiam melhor do que aquelas que têm o luxo de um mês. Mas por que a falta de pressão produziria os melhores resultados? Um prazo sinaliza a importância e a urgência de uma tarefa, portanto, não é de surpreender que as pessoas interpretem um prazo longo como uma permissão para adiar. O senhor poderia supor que a falta de um prazo seria vista da mesma forma. Mas, na verdade, as pessoas tendem a interpretá-lo exatamente da maneira oposta, como se significasse "Faça isso o mais rápido possível!". A urgência e a pressão estão implícitas. De forma crítica, não dissemos às pessoas que elas tinham um tempo ilimitado para enviar a pesquisa; simplesmente não mencionamos uma data. Teoricamente, os dois são a mesma coisa, mas na prática eles obtêm resultados muito diferentes. Certamente há pessoas para as quais isso não é verdade - pessoas que pensariam: " Se eles não pediram isso até uma determinada data, eles não se importam quando eu chegar lá". Algumas pessoas parecem ter interpretado a falta de um prazo dessa forma. Tecnicamente, nosso experimento ainda está em andamento, já que não definimos uma data final para as pessoas que não têm prazo. Ocasionalmente, verificamos se alguma pesquisa adicional foi recebida. E recebemos algumas respostas realmente tardias de participantes desse grupo. Uma pessoa devolveu a pesquisa no 52º dia. Outra devolveu no dia 145! Essas pessoas são claramente procrastinadoras e, como não lhes foi dado um prazo, puderam continuar adiando e adiando. Talvez elas tenham se deparado com nossa carta de solicitação tardiamente, depois de terem se esquecido de nosso pedido - enviamos cartas físicas em vez de e-mails especificamente para criar lembretes naturais. Mas essa é uma conjectura; não testamos isso. Dito isso, essas respostas muito tardias representaram uma pequena minoria. Quase metade das pessoas do grupo sem prazo que devolveram a pesquisa o fizeram imediatamente; está claro que sua taxa de resposta superior não foi motivada por um lembrete tardio. Em comparação, houve pouquíssimas respostas prontas de pessoas que tiveram um mês para enviar a pesquisa, o que corrobora a noção de que o principal fator que afetou o tempo de resposta foi o senso de urgência, ou a falta dele. As características pessoais afetaram a velocidade ou a probabilidade de resposta? Como selecionamos os participantes aleatoriamente da lista eleitoral da Nova Zelândia, tínhamos dados apenas sobre idade e sexo. O controle desses dados não afetou os resultados, embora um pouco mais mulheres do que homens tenham respondido, e mais pessoas com idades entre 36 e 65 anos. Pensando em traços pessoais de forma mais ampla, a procrastinação vem do que é conhecido como viés do presente, no qual o aqui e agora parecem desproporcionalmente mais importantes do que o futuro. Por causa disso, os chamados custos de oportunidade da conclusão de uma tarefa - o tempo que ela tomará de nosso dia - parecem ser menores quando estão no futuro, por isso muitas pessoas decidem adiar. Mas há uma enorme variedade na forma como as pessoas reagem ao viés do presente. Algumas reconhecem a possível armadilha e compensam fazendo a tarefa imediatamente ou definindo lembretes. Outras - muitas vezes ingenuamente - presumem que se lembrarão sozinhas. Seria interessante explorar se a ausência de um prazo é interpretada de forma diferente por esses dois tipos. O primeiro grupo provavelmente perceberia isso como uma indicação de urgência, mas para o segundo poderia levar a uma procrastinação ainda maior. As pessoas que responderam à sua pesquisa foram recompensadas com uma doação para caridade, e não com algo para si mesmas. Por que essa escolha? Se uma tarefa nos beneficia pessoalmente, podemos avaliar sua importância por conta própria; não dependemos de um prazo imposto externamente para comunicar sua urgência. Quando o ganho principal vai para outra pessoa, a teoria econômica padrão sustenta que temos menos probabilidade de priorizá-la e, portanto, a procrastinação se torna um fator maior. Como as pessoas devem usar suas descobertas? Eu esperaria que a tática de não estabelecer prazos tivesse mais força quando a tarefa beneficiasse principalmente outra pessoa e quando a urgência estivesse claramente implícita. Isso poderia incluir o voluntariado para ajudar pessoas necessitadas - doar dinheiro para organizações que apoiam refugiados da Ucrânia, por exemplo, ou doar sangue após um desastre natural. Normalmente, as instituições de caridade não estabelecem uma data final ao solicitar doações, e nosso experimento sugere que essa é a estratégia ideal. Quando a duração de uma campanha precisa ser limitada, como quando um doador oferece subsídios equivalentes que expiram após uma determinada data, um prazo relativamente curto é o melhor para a instituição de caridade. As descobertas também têm implicações para quem realiza pesquisas; as taxas de resposta devem ser mais altas e mais rápidas sem um prazo declarado, como foi o nosso caso. Omitir um prazo também pode ser útil em um contexto pessoal - por exemplo, ao pedir a um cônjuge que conclua um projeto "faça você mesmo" que é importante principalmente para o senhor. E em um contexto organizacional, essa abordagem pode obter bons resultados quando o senhor solicita um favor a um colega, como pedir feedback sobre uma proposta. Se o senhor não disser quando precisa que o favor seja feito, é mais provável que seu colega o atenda imediatamente. Como editor de uma revista, estou sempre dando prazos às pessoas. Devo parar? Isso seria muito arriscado! Nossos resultados não significam, de forma alguma, que o senhor nunca deve dar um prazo às pessoas. Se o senhor não estabelecesse prazos para algo tão complexo como a preparação de um artigo, talvez as pessoas não conseguissem priorizar corretamente. Tudo depende do contexto.

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