Como conduzir reuniões virtuais melhores

"Shyamli, sinto muito, mas temos de pedir que o senhor desista dessa tarefa. Os clientes acharam o senhor muito frio. Disseram que a senhora não tem presença." Esse feedback foi compartilhado comigo por meio de uma ligação telefônica em 2011. Eu tinha acabado de conduzir uma sessão de treinamento virtual para os funcionários de uma empresa - minha primeira vez como moderador remoto. Mortificado, pensei que minha carreira havia terminado antes mesmo de começar. Eu já tinha estabelecido uma boa reputação como moderador de eventos presenciais e havia feito a transição para essa nova função depois de um longo e exaustivo processo de seleção. Ouvir esse feedback me desanimou, mas não desisti. Deixei meu ego de lado e decidi tentar novamente. Observei outras sessões virtuais, li sobre como melhorar minha comunicação em ambientes remotos e pratiquei diligentemente o que aprendi. Agora, cerca de uma década depois, já conduzi mais de 1.000 webinars, sessões de treinamento e reuniões para mais de 25 equipes de liderança sênior. Quando me lembro daquela primeira tarefa, ainda me vem um sorriso irônico ao rosto. Gerenciar reuniões virtuais é uma habilidade que exige tempo e prática para ser dominada. Em nossas interações face a face, é fácil ler a linguagem corporal: uma sobrancelha levantada, uma mudança na expressão facial, um braço cruzado sobre o peito. Entretanto, em uma chamada de vídeo, especialmente quando as pessoas podem ou não estar visíveis, é muito mais difícil. Combine isso com períodos de atenção mais curtos e distrações, e conduzir uma reunião virtual produtiva pode parecer impossível. Ainda assim, isso é mais pertinente do que nunca. Nos últimos dois anos, a maioria das nossas conversas de trabalho passou a ser on-line e, embora o tempo das reuniões tenha aumentado em 10%, pesquisas mostram que a maioria delas, na verdade, diminui a produtividade dos funcionários. As pesquisas também mostram que a responsabilidade recai, na maioria das vezes, sobre os gerentes de primeira viagem, que tendem a realizar muitas reuniões - e, normalmente, improdutivas. Se o senhor se encontra nessa situação, quais são as medidas que pode tomar para melhorar? Como o senhor pode tornar suas interações virtuais mais significativas e envolventes? Aqui está uma lista de verificação que tem me ajudado ao longo dos anos. O senhor pode experimentá-la antes de sua próxima reunião. Verificações antes da reunião Defina a pauta. Antes de cada reunião, reserve um tempo para pensar no que o senhor deseja realizar durante a reunião. Pense em algumas destas perguntas: Qual é o objetivo da reunião? Como seria um resultado bem-sucedido? Quem precisa estar presente na sala para alcançar esse resultado? O que os participantes precisam do senhor? O que o senhor precisa dos participantes? Qual será a sua contribuição durante a chamada? Responder a essas perguntas permitirá que o senhor estruture seus pensamentos e prepare uma agenda bem definida. Por exemplo, se estiver organizando uma chamada para analisar as metas para o próximo ano fiscal com sua equipe, crie uma agenda que reflita o que o senhor deseja discutir. O senhor pode querer discutir o desempenho da equipe no ano passado, suas realizações e áreas de melhoria, compartilhar as novas metas e deixar espaço para perguntas ou feedback. Nesse caso, sua pauta poderia ser assim: Metas da equipe de marketing para o ano fiscal de 2013 Analisar o desempenho de marketing individualizado do ano fiscal de 22 Apresentar as novas metas para o AF23 Perguntas e respostas e feedback Quando estiver pronto, distribua a pauta e qualquer trabalho prévio, juntamente com o convite virtual, bem antes da data da reunião. Verifique sua tecnologia. Embora isso possa parecer uma verificação de higiene, aprender a usar a tecnologia de forma que o senhor se sinta capacitado e confiante é importante para realizar uma reunião tranquila. Quanto mais perfeitos forem os snaps tecnológicos da sua parte, mais preparado, presente e envolvido o senhor estará durante a reunião. Normalmente, faço o login 10 minutos antes do início da chamada para me preparar para ela. Use esse tempo para testar o microfone e a câmera para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Enquadre o senhor mesmo com um plano de fundo organizado ou, se planeja usar um plano de fundo virtual, defina-o e visualize-o antes do início da reunião. Por fim, verifique a largura de banda da Internet. Pessoalmente, prefiro fazer login no meu computador e no meu telefone por meio de conexões de Internet diferentes. Meu computador está conectado ao meu WiFi, enquanto geralmente tenho internet móvel no meu telefone. Faço login no meu telefone, mas não conecto meu áudio ou vídeo - ele é apenas meu backup. Com o passar dos anos, aprendi que esse truque salva vidas, especialmente ao lidar com clientes externos ou durante reuniões importantes (e delicadas) com minha equipe. Mesmo que surja uma situação em que tenha que deixar de usar o dispositivo principal, o senhor ainda estará disponível no telefone para se reconectar o mais rápido possível. Durante a reunião Mostre seu lado humano. Se todos não estiverem familiarizados uns com os outros ou se sua equipe estiver se reunindo com alguma parte interessada pela primeira vez, use os primeiros minutos para apresentações. O senhor poderia dizer algo como: "Vamos fazer uma breve apresentação. Todos podem dizer seu nome e sua função? Depois, o senhor pode passar o microfone para outra pessoa na chamada". Se for uma reunião de equipe interna mais informal, comece com um simples check-in. O senhor pode dizer: "Olá a todos, gostaria de começar esta chamada com uma palavra para fazer o check-in. Como foi a semana passada para os senhores?". Se a natureza da reunião for mais delicada, comece com algo que mostre à sua equipe que o senhor se importa: "Sei que todos os senhores devem ter perguntas sobre a recente mudança de liderança na empresa. Eu queria fazer uma rápida rodada de checagem para ver como os senhores estão se sentindo hoje." Como anfitrião, o senhor pode assumir a liderança dessas conversas e começar por si mesmo. Isso incutirá confiança e segurança no senhor e fará aflorar seu lado mais humano. TI também define o tom para que as pessoas sejam mais abertas e compartilhem livremente. Dica profissional: quando estiver conduzindo uma reunião, é uma boa prática manter a câmera ligada. Embora não seja necessário, pode ser difícil para os outros participantes da chamada estabelecerem um relacionamento com uma tela em branco. Se possível, mostre-se na câmera. Se o senhor acha que sua própria imagem o distrai, pode desativar a opção "imagem espelhada" no aplicativo. Quando falar, concentre-se na câmera da Web - isso o ajudará a fazer "contato visual virtual" com os outros e a interagir melhor com eles. Estabeleça um protocolo para todos os palestrantes da reunião. Inicie a chamada com uma ou duas regras básicas para todos os participantes, de modo que todos tenham a chance de compartilhar seus pontos de vista sem interromper ou falar por cima dos outros. O senhor poderia dizer: "Vamos usar o ícone 'levantar a mão' se alguém quiser falar e, em seguida, tirar o som". Ou "Vamos compartilhar nossos pensamentos em menos de dois minutos e depois passar para outra pessoa na chamada. Eu posso começar". Ou "Por favor, use a funcionalidade de bate-papo para postar suas ideias". A criação de regras específicas definirá expectativas claras para todos, os ajudará a articular seus pensamentos e a avançar na discussão sem interrupções. O objetivo desse exercício é permitir um ambiente colaborativo e seguro em que todos possam participar e compartilhar suas opiniões. Dica profissional: Incentive os participantes da reunião a usar generosamente a funcionalidade de bate-papo para fazer perguntas, publicar links e comentar a discussão. Isso é especialmente útil para aqueles que são mais calados ou preferem escrever seus pensamentos. A criação de uma estratégia que atenda às diversas necessidades da sua equipe criará um espaço mais aberto e psicologicamente seguro para que todos compartilhem suas ideias. Estruture seus pensamentos. Em reuniões virtuais, o tempo de atenção é consideravelmente menor. Para causar um impacto duradouro, o senhor precisa estar preparado para que sua mensagem chegue até ele. Por exemplo, se eu pedir que olhe para 500.000 por um breve segundo e me diga qual é o valor, o senhor será capaz de fazer isso? E se eu substituir o número por 500.000 ou 500k? Provavelmente será muito mais fácil para o senhor se lembrar. O uso de vírgulas cria uma estrutura gerenciável que ajuda o senhor a ler e entender as informações com mais facilidade. Para fornecer informações de forma mais eficaz, o senhor também precisa fazer pausas mentais em seu discurso ou apresentação para permitir que os ouvintes digiram suas palavras e entendam melhor o seu significado. Digamos que o senhor queira fazer uma atualização do projeto. O senhor pode criar uma estrutura de resultados passados, resultados presentes e resultados futuros. Também é possível criar uma estrutura em que o senhor fale sobre as necessidades do cliente, como o projeto atendeu a essas necessidades e quais percepções obteve com o projeto. Criar essas vírgulas mentais para espaçar seus principais pontos de discussão o ajudará a analisar e organizar seus pensamentos de forma focada. Um truque que uso é um método que chamo de "tweet seguido de uma publicação no Facebook". Para cada ideia que quero compartilhar, escrevo uma frase sobre ela. Esse é o meu tweet ou uma versão anotada da minha ideia em poucas palavras. Em seguida, eu a acompanho com uma explicação mais abrangente sobre a importância da minha ideia, como ela afetará a equipe/metas/negócios e como pretendo implementá-la. Ao falar, certifique-se de que seus pontos de discussão sejam acionáveis e deixe todos com uma noção clara do que o senhor espera deles. Nos últimos dois minutos da reunião, compartilhe um resumo conciso das próximas etapas e como o senhor planeja acompanhar os resultados ou produtos discutidos na reunião. Dica profissional: quando o senhor fala, sua voz e o ritmo do discurso podem criar um impacto poderoso no público. Diminuir o ritmo cria tempo para que as pessoas processem o que está sendo dito e para que as informações sejam absorvidas de uma maneira melhor. Em média, quando o senhor fala cerca de 180 palavras por minuto, é provável que seja compreendido com mais facilidade. Uma maneira de controlar seu ritmo é escrever o que o senhor quer dizer e dividi-lo em parágrafos com 150 a 180 palavras. Em seguida, pratique o controle de seu tempo. Após a reunião Compartilhe as próximas etapas. Durante a reunião, o senhor ou um colega deve ter feito anotações ou escrito os insights ou feedbacks mais importantes, inclusive os "próximos passos" ou quaisquer tarefas que tenha decidido delegar ao grupo. Após o término da reunião, dedique alguns minutos para organizar suas anotações e enviá-las à sua equipe por e-mail ou pelo Slack para que as próximas etapas sejam documentadas. Pratique a autorreflexão. Para sua própria introspecção, reflita sobre como foi a reunião. Pergunte a si mesmo: O que foi bem? O que não foi bem? Qual foi o principal aprendizado para mim como anfitrião da reunião? O que eu gostaria de fazer diferente da próxima vez? Isso o ajudará a se aperfeiçoar, a se tornar um apresentador mais produtivo e a dar mais orientação e clareza a todos os presentes nas reuniões que lidera. Conduzir uma reunião pode parecer uma parte pequena e muitas vezes insignificante de seu trabalho como gerente. Entretanto, quando o senhor conduz as reuniões com a intenção certa, elas podem gerar mudanças significativas para si mesmo e para todos os membros da sua equipe.

Como conduzir reuniões virtuais melhores

Resumo.

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