O senhor realmente precisa de todo esse espaço de escritório?

Mesmo com o aumento das taxas de vacinação, as empresas continuam incertas sobre quando, como e, em alguns casos, se os funcionários voltarão às suas rotinas de escritório anteriores à Covid. Dados do Google mostram que a atividade no local de trabalho em Londres, Nova York e São Francisco está funcionando pela metade do que era antes da pandemia. Uma pesquisa realizada em junho pela Câmara de Comércio de Londres com 520 líderes empresariais revelou que, entre as empresas cujos funcionários podem trabalhar em casa, metade espera que os trabalhadores permaneçam remotos cinco dias por semana, mesmo após a Covid. Quando o CEO da Apple, Tim Cook, anunciou planos para que os funcionários retornassem ao escritório três dias por semana a partir do outono, os funcionários lhe enviaram uma petição dizendo que a empresa havia "ignorado ativamente" o desejo de muitos funcionários de continuar com um regime remoto em tempo integral. A TI dizia em parte: "No último ano, sentimos que, pela primeira vez, pudemos realmente fazer o melhor trabalho de nossas vidas, sem sermos limitados pelos desafios que os deslocamentos diários para os escritórios e os próprios escritórios presenciais co-localizados inevitavelmente compõem." Para as empresas que optam por exigir que menos funcionários estejam no local todos os dias, uma questão se impõe: Os gerentes devem tomar a decisão de longo prazo de se desfazer de uma parte de seu espaço de escritório? Com base em nossas décadas de experiência profissional - um de nós é professor de finanças e planejamento urbano em Londres, o outro é gerente de investimentos com foco em imóveis - acreditamos que, para muitas empresas, a resposta deve ser sim. Já há sinais dessa mudança. Na cidade de Nova York, por exemplo, as taxas de vacância de escritórios aumentaram 11,3% no último ano e agora estão no nível mais alto dos últimos 27 anos. Isso é verdade, apesar de empresas sediadas em Nova York, como a JPMorgan Chase e a Goldman Sachs, terem sido algumas das que mais se manifestaram no sentido de fazer com que os funcionários retornassem rapidamente aos escritórios. Por que ter um escritório? Os economistas argumentam que as empresas preferem que seus funcionários trabalhem no mesmo local e ao mesmo tempo por dois motivos. Primeiro, isso facilita o monitoramento dos funcionários. Essa afirmação é apoiada por muitas evidências confiáveis, especialmente para funcionários assalariados (programadores, contadores etc.), cujo esforço é difícil de medir. Embora os métodos eletrônicos de monitoramento do trabalho fossem populares mesmo antes da pandemia, o trabalho qualificado é difícil de ser monitorado dessa forma. Se uma empresa (ou mesmo alguns gerentes de uma empresa) depender da proximidade e da observação real para determinar quem está trabalhando duro, será mais difícil transferir suas atividades principais para fora de um escritório. O segundo motivo para as empresas terem escritórios é apoiar trocas de ideias não estruturadas. Embora essa seja uma noção bem estabelecida, há pouquíssimas evidências que sustentem a afirmação de que a conversa de bebedouro estimula a criatividade. Embora as pesquisas mostrem que as interações não estruturadas ajudam as pessoas a trocar informações e criar redes, nenhum estudo mostra que isso aumenta a produtividade da empresa. O desejo de trocas não estruturadas não deve impedir ninguém de sair do escritório se sua principal preocupação for a produtividade. Entretanto, se as reuniões informais forem uma parte importante da cultura da empresa, o trabalho remoto pode prejudicá-la. Portanto, os gerentes precisam pensar cuidadosamente sobre o papel que a interação informal desempenha em sua equipe e como o trabalho em casa afetará isso. Esses dois motivos para a existência de escritórios - supervisão e interação informal - sempre foram evidentes. No entanto, para muitas empresas, o grau de importância deles mudou depois de um ano de trabalho remoto. Naturalmente, a capacidade de um gerente de monitorar uma equipe que trabalha remotamente depende não apenas da natureza do trabalho, mas também das habilidades do gerente. Nem todo gerente tem as habilidades necessárias para ser um bom líder de uma equipe remota, mas essas habilidades melhoram com a prática. Muitos líderes se tornaram adeptos das reuniões de check-in por vídeo e até mesmo da contratação de funcionários sem conhecê-los. Portanto, há um argumento de que as habilidades de gerenciamento remoto de muitas pessoas são muito melhores do que eram antes da pandemia. Os funcionários também se tornaram mais hábeis em interagir por meio da tecnologia, seja por videoconferência ou por plataformas como o Slack. O suporte a essas tecnologias exige investimento, mas o maior custo da mudança para o trabalho remoto ou misto - o custo de adoção da nova tecnologia - já foi pago. Ninguém deve se comprometer com o trabalho remoto de longo prazo porque deseja recuperar o custo irrecuperável da mudança para o trabalho on-line devido à pandemia. No entanto, a pandemia reduziu irreversivelmente o custo da mudança para o trabalho remoto e tornou essa escolha mais barata. Isso significa que agora é mais fácil entrar e sair do trabalho remoto quando for conveniente ou necessário. Em conjunto, essas forças estão levando a maioria das empresas a concluir que mais atividades ocorrerão on-line. Embora os resultados das pesquisas variem, algumas estimativas acadêmicas sugerem que cerca de 20% dos dias de trabalho serão passados em casa. Isso sugere que os escritórios precisarão apenas de cerca de 80% de sua capacidade pré-pandemia. Fatores a considerar se o senhor estiver pensando em reduzir o espaço Os fatores a seguir devem orientar as empresas ao refletirem não apenas sobre a metragem quadrada de escritórios de que precisarão no futuro, mas também sobre a localização desse espaço. Essas decisões andam de mãos dadas, pois tamanho, localização e custos são decisões inter-relacionadas no planejamento de escritórios: Atitude dos funcionários. Pesquisas mostram que a maioria dos funcionários de escritório realmente deseja voltar ao escritório, mas apenas dois ou três dias por semana. Isso sugere que, para oferecer um espaço de trabalho atraente para as pessoas mais talentosas, será necessário menos espaço do que no passado, já que é improvável que todos os funcionários estejam presentes nos mesmos dias. Isso sugere que a qualidade do espaço deve se tornar mais importante do que a quantidade, e as empresas provavelmente se concentrarão em espaços menores que ofereçam melhores serviços e comodidades. Proximidade de clientes, consumidores e comodidades. De acordo com os economistas urbanos, as cidades modernas existem por dois motivos: 1) As empresas se beneficiam por estarem próximas de outras empresas e trabalhadores, o que aumenta os salários e os lucros; e 2) Certas comodidades (como lojas de varejo ou restaurantes de luxo, instalações especializadas de assistência médica ou acesso fácil a serviços como compartilhamento de carona) se beneficiam da escala e só estão disponíveis em áreas densamente povoadas. À medida que as empresas mudam para um modelo híbrido ou totalmente de trabalho em casa, os benefícios de estar localizado próximo aos escritórios de outras empresas podem diminuir devido à densidade reduzida. Estar fisicamente perto de seus clientes e colaboradores se torna menos importante quando mais pessoas trabalham remotamente, portanto, o benefício de ter um escritório em um distrito comercial central provavelmente diminuirá. Ao mesmo tempo, estar perto de comodidades pode ser mais importante. Se o senhor viaja para o escritório principalmente para socializar com os colegas, em vez de trabalhar com a cabeça baixa em uma mesa, estar perto de restaurantes e parques se torna mais importante. Mudança nos padrões de deslocamento. No passado, uma das principais considerações na escolha de locais de escritórios era garantir que eles pudessem atrair as melhores pessoas. Como as viagens para o escritório não serão necessariamente frequentes, mais pessoas viverão mais longe do escritório e, portanto, os principais locais atrairão mais talentos de lugares mais distantes. Isso tornará o acesso a opções de deslocamento de curta distância (como estações de metrô) menos importante e o transporte de longa distância (como a proximidade de rodovias ou estações de trens urbanos) mais valioso para os escritórios. Projeto do escritório. Cada vez mais, atrair os melhores talentos não será uma questão de localização do escritório em relação às suas residências, mas em relação às suas aspirações de carreira. Quando optarem por ir ao escritório, os trabalhadores talentosos serão atraídos por escritórios onde possam trabalhar de forma mais produtiva e se concentrar em atividades que não podem fazer em casa. Isso exigirá menos espaço, mas a localização e a qualidade dos escritórios serão fundamentais. Considerações ambientais. Como o ambiente construído tem um impacto significativo sobre o ambiente natural, o setor imobiliário é uma parte importante das estratégias de ESG das empresas. A construção de torres de escritórios consome imensos recursos; o aquecimento, o resfriamento e a eletrificação usam recursos todos os dias. À medida que as empresas repensam e reavaliam sua necessidade de espaço físico, a crise atual pode ser a oportunidade perfeita para começar a usar o espaço de escritórios de forma mais eficiente. Por exemplo, para as empresas que optam por um sistema híbrido de dias da semana (em que todos os funcionários estão no escritório, digamos, às terças, quartas e quintas-feiras), a redução da pegada ambiental decorrente da redução do aquecimento e da refrigeração nos dias "de folga" pode ser significativa. Custo. Um fator final nas decisões que as empresas tomarão sobre o espaço de escritório: Os proprietários podem estar mais dispostos do que nunca a renegociar contratos. Isso significa que mesmo aqueles que estavam presos a contratos de longo prazo podem agora tentar repensar a maneira como usam o espaço de escritório. Concluindo, a maioria dos gerentes pode descobrir que não precisa de tanto espaço de escritório quanto antes - e o espaço de que precisam funcionará melhor para os funcionários se for projetado para um estilo de trabalho híbrido e próximo a comodidades e conexões de transporte de longa distância, já que as localizações nos distritos comerciais centrais se tornam menos valiosas.

O senhor realmente precisa de todo esse espaço de escritório?

Resumo.

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