Crie um Dashboard melhor para seu projeto Agile

As organizações atuais estão sob pressão para adaptar suas infraestruturas e processos a um mercado mais dinâmico e digital. Para se manterem competitivas, as empresas têm adotado cada vez mais uma estrutura ágil de gerenciamento de projetos, e o acesso a informações relevantes e oportunas é mais valioso do que nunca. Dessa forma, os gerentes de projeto dependem cada vez mais de painéis baseados em atividades para relatar informações oportunas e fáceis de usar para as partes interessadas do projeto que desejam entender como as atividades do projeto afetam os objetivos de desempenho intermediários. Os painéis têm um apelo óbvio. Eles fornecem relatórios numéricos e visuais oportunos e fáceis de entender dos KPIs correspondentes às atividades do projeto, oferecendo às partes interessadas uma visão de alto nível das métricas essenciais que mostram o estado do desempenho do projeto. Os gerentes de projeto podem ver mais facilmente as variações entre as métricas reais e esperadas que sinalizam falhas no processo, o que lhes permite tomar mais rapidamente as medidas necessárias para manter o progresso do projeto. Os componentes subjacentes dos painéis (por exemplo, fontes de dados, análises e funcionalidade) também melhoraram rapidamente, pois a era digital produziu fontes de dados descritivas adicionais, feeds de dados aprimorados em tempo real e visualização robusta, o que os torna úteis para um público cada vez mais amplo. Entretanto, apesar de suas vantagens, os painéis também costumam ter limitações. Eles podem incluir dados em excesso, gerando sobrecarga de informações e dificultando o apoio claro à tomada de decisões. Além disso, os relatórios do painel fornecem informações retrospectivas. Em termos simples, as informações disponíveis fornecem uma atualização sobre o que é ou o que aconteceu com um indicador-chave de desempenho. Os usuários podem perguntar: "Por que meus KPIs estão na zona vermelha?" ou "O que está fazendo com que nosso desempenho esteja tão longe das nossas estimativas?", mas o acesso aos dados subjacentes normalmente não faz parte da funcionalidade do painel. Pesquisas recentes mostraram que os gerentes e executivos têm dificuldade para extrair o potencial máximo das informações fornecidas pelos painéis. Os líderes empresariais lutam para encontrar um equilíbrio entre os painéis que apresentam visões abrangentes dos indicadores operacionais ou financeiros e os painéis repletos de KPIs detalhados ou com um foco mais restrito em indicadores específicos. Apesar da crescente dependência dos painéis para o gerenciamento de projetos, descobrimos que a maioria dos gerentes de projeto acha que não tem suporte suficiente para tomar decisões a partir de plataformas analíticas para gerenciar projetos com eficiência. Em uma pesquisa realizada para entender melhor a importância da análise no gerenciamento de projetos, obtivemos o feedback de 25 gerentes de projetos em exercício de diversos setores, incluindo farmacêutico, manufatura, tecnologia e tecnologia da saúde. As respostas indicaram que, embora eles confiassem muito nessas plataformas de relatórios - a maioria as usava quase diariamente -, quase três quartos achavam que faltavam em seus painéis as ferramentas de que precisavam para ter sucesso. Esse era um problema familiar: um de nós (D'Cruz) havia passado por isso recentemente como gerente sênior de análise na Honeywell Inc., onde liderou uma iniciativa para redesenhar o sistema de relatórios. Lá, ele liderou uma iniciativa para redesenhar os painéis da empresa e dar aos gerentes de projeto acesso não apenas aos KPIs, mas também aos dados descritivos mais detalhados por trás deles. Ao fornecer essas informações oportunas, acessíveis e aprofundadas, ele descobriu que os gerentes de projeto eram mais capazes de entender o que estava impulsionando seus KPIs, estabelecer previsões orçamentárias mais precisas e gerenciar o desempenho contínuo de seus projetos. Esse parecia ser o tipo de ferramenta que nossos entrevistados sentiam falta. Veja como a empresa fez isso. Criando um painel melhor na Honeywell O processo desenvolvido pela Honeywell foi uma resposta aos problemas de uma equipe. Uma iniciativa de projeto estava apresentando uma alta variação em seus custos em relação ao que havia sido projetado. Isso rapidamente levou a divisão financeira à necessidade de reajustar os requisitos de capital, o que, por sua vez, gerou atrasos. O esforço para corrigir essa situação começou com a equipe financeira, que notou grandes variações nas estimativas orçamentárias propostas para o projeto. Os gerentes de projeto estavam subestimando ou superestimando suas previsões, o que deu origem a dois problemas: 1) Previsões superestimadas resultaram em alocação incorreta de capital, impedindo gastos em outros investimentos; e 2) Previsões subestimadas causaram solicitações de alteração nos orçamentos, levando a um tempo de comercialização mais lento. A equipe de dados e análise da Honeywell conseguiu adaptar a funcionalidade de um painel para fornecer suporte eficaz à decisão, envolvendo as partes interessadas nos processos de design e implementação. Ao fornecer um painel interativo intencionalmente adaptado - ou seja, um painel que permitia aos usuários acessar dados pertinentes e quase em tempo real - as partes interessadas puderam obter as informações detalhadas e oportunas de que precisavam para entender o que estava causando as variações de KPI, o que lhes permitiu gerenciar melhor os recursos durante todo o projeto. A fase de projeto Para resolver o problema de previsão de custos, a equipe decidiu criar um painel front-end que permitisse que os gerentes de projeto tivessem acesso a estimativas e dados financeiros reais mais detalhados em uma interface mais em tempo real do que antes. A ideia era que, em uma estrutura ágil com prioridades e requisitos em evolução, os gerentes de projeto precisavam ter a capacidade e a flexibilidade para entender como seus projetos e despesas estavam evoluindo. Assim, era necessário transformar a maneira como os gerentes de projeto viam e planejavam as finanças de um projeto. Comece com a perspectiva do usuário: A primeira etapa na elaboração da estrutura analítica foi entender claramente os dados envolvidos e como os gerentes de projeto dependiam e acessavam esses dados. As principais fontes de dados foram os gastos internos com recursos e os gastos externos (despesas com parceiros/fornecedores - mão de obra, tecnologia, etc.). Esses dados foram colocados em um banco de dados centralizado. A próxima etapa foi decidir a lista de KPIs/métricas que seriam úteis para as partes interessadas. Isso envolveu a interação com a equipe de gerenciamento de projetos para identificar como eles seriam relatados. A engenharia de dados pode ajudar: Os dados que são inseridos nos sistemas de origem são carregados em um data warehouse, o que requer um processo de extração, transformação e carregamento (ETL). Para alimentar os recursos visuais do painel, a equipe de engenharia usou os requisitos de relatório descritos pelos gerentes de projeto para criar diferentes tabelas, uniões e filtros no banco de dados. Isso permitiu que a camada de visualização se conectasse aos dados de origem, facilitando uma capacidade mais integrada de interagir e exibir as informações desejadas e criar imagens das métricas necessárias. Torne a interface amigável: por meio da incorporação de guias, que proporcionaram uma direção detalhada para a navegação do usuário, os PMs puderam acessar atributos detalhados do que estava gerando custos ou horas de trabalho e também exibiram os geradores de custos ao longo do tempo. Essas métricas de atividade do projeto eram atualizadas à medida que ocorriam, oferecendo aos usuários suporte à decisão quase em tempo real. O painel interativo conecta os PMs para acessar uma variedade de dados detalhados, tais como: Horas de mão de obra interna aplicadas às atividades de acordo com a área funcional (até o nível de funcionário individual) Custos de fornecedores/parceiros externos conforme ocorrem por atributo (por exemplo, software faturado, horas de trabalho etc.) Geradores de custos dos recursos do projeto e variações em relação às projeções diariamente e ao longo do tempo Criar documentação e treinamento fáceis de usar: Para impulsionar o uso da plataforma, a equipe de análise forneceu suporte contínuo às partes interessadas do projeto sobre como acessar os dados por meio do painel e incluiu documentação instrucional de autoatendimento e conteúdo de vídeo que os usuários puderam acessar para se familiarizar rapidamente com a identificação dos dados necessários para entender o consumo de recursos. Resultados O valor da análise em uma implementação de painel é fornecer suporte à decisão ou, em termos mais simples, fornecer informações relevantes em tempo hábil para que os usuários entendam melhor as tarefas que estão gerenciando. O cenário descrito neste projeto atingiu seu objetivo em algumas frentes. A equipe de análise monitorou o uso do painel após a implementação e determinou que a maioria dos PMs acessava o sistema regularmente, o que aborda um dos principais obstáculos da implementação de sistemas (por exemplo, a adoção do usuário). Com o passar do tempo, a equipe também identificou uma maior precisão na previsão dos projetos, o que reduziu os "pings" ou pausas disruptivas nos projetos e os efeitos em cascata das atividades correspondentes. Um resultado importante foi uma alocação mais otimizada de recursos de capital em nível organizacional, pois os PMs estavam mais bem equipados para solicitar financiamento adicional, dependendo do escopo adicional, o que ajudou a evitar o excesso de orçamento para cobrir possíveis mudanças de escopo em uma estrutura ágil. Isso foi conseguido por meio do acesso a informações mais detalhadas sobre os geradores de custos à medida que eles ocorriam, o que capacitou os PMs a manter uma estrutura de projeto flexível. Em alguns casos, os gerentes de projeto puderam reduzir de fato os orçamentos do capital excedente e não utilizado. Como as empresas dependem cada vez mais de abordagens ágeis, ter os dados certos à mão para tomar decisões importantes só se torna mais essencial. Os painéis podem ser ótimas ferramentas para orientar os gerentes de projeto ao longo do caminho, mas está claro que, no momento, muitos dos gerentes sentem que não têm todas as ferramentas de que precisam. No entanto, não se deve esperar que esses funcionários tenham que se contentar com informações incompletas em uma tarefa tão vital. Dar a eles as ferramentas de que precisam para ter sucesso beneficiará a todos.

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Resumo.

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