Divida o gerenciamento de mudanças em pequenas etapas

Tradicionalmente, a transformação dos negócios tem sido associada a iniciativas grandes e demoradas. Após a Grande Recessão, elas se tornaram menores, mais rápidas e mais focadas, mas o gerenciamento de mudanças ainda era executado em uma abordagem em cascata, em sua maioria sequencial. O ponto de ruptura ocorreu em março de 2020, quando a Covid-19 proporcionou um alerta global que forçou todas as empresas a repensar sua capacidade de mudar - e rapidamente. Na Infosys, experimentamos isso em primeira mão durante nossa transformação de vários anos e depois novamente durante a pandemia. Também queríamos comparar nossa experiência com a de outras empresas e, por isso, fizemos uma pesquisa com 1.000 líderes corporativos globais para entender o que as melhores empresas fazem para integrar seu pessoal no novo ambiente. Nessa pesquisa, descobrimos que um conjunto persistente de pequenas mudanças orquestradas é a melhor abordagem para promover mudanças grandes e duradouras em uma organização. Essas pequenas mudanças, quando feitas de forma contínua durante um período de tempo, têm um efeito composto que gera mudanças e transformações maiores. Chamamos essa abordagem de gerenciamento de micro-mudanças, ou "micro é o novo mega". Essa abordagem baseia-se na estrutura de adoção em larga escala desenvolvida por Pramod Varma e Sanjay Purohit da Societal Platform, uma organização que trata de problemas sociais grandes e complexos. O gerenciamento de micro-mudanças foi um fator importante na iniciativa Live Enterprise, que transformou a Infosys em uma empresa digitalmente nativa ao longo de três anos. A experiência dos funcionários e os processos de negócios, como a integração de novos contratados, foram reimaginados, e uma "pista digital" para lançar recursos foi estabelecida por meio de pequenas implementações realizadas a cada seis semanas. Isso permitiu que a Infosys fosse mais resiliente durante a pandemia de Covid-19, quando 99% de nossa força de trabalho passou a trabalhar remotamente, a satisfação dos funcionários aumentou drasticamente e as pontuações de valor do cliente foram as mais altas de todos os tempos. O gerenciamento de micro-mudanças baseia-se na motivação humana e na teoria comportamental - não em modelos e comunicações, que tradicionalmente têm sido pouco frequentes, impessoais e genéricos. Reuniões curtas e diárias garantem que as iniciativas de mudança permaneçam em sincronia com as necessidades em rápida evolução e exigem referências menores para medir o progresso. A soma de muitas micro-mudanças gera a mudança maior, criando um efeito cumulativo que proporciona melhorias não lineares com maior probabilidade de sucesso geral. Adotar esses hábitos é essencial, mas muitas vezes não é fácil. Com base em nossa experiência e pesquisa, descobrimos três técnicas de micro-mudança que geram mudanças bem-sucedidas. Desconstruir grandes mudanças em pequenas etapas. A transformação empresarial em larga escala leva muito tempo, e a realização de valor normalmente leva ainda mais tempo. Entretanto, o pensamento micro permite que uma organização desconstrua uma transformação maior em várias iniciativas menores, cada uma com um objetivo e um resultado bem definidos. Essas iniciativas são realizadas por pequenas equipes compostas por talentos híbridos com diversas habilidades multifuncionais. Por exemplo, para atender a regulamentações cada vez mais rigorosas, uma empresa líder em lanches precisava melhorar a rastreabilidade de seus ingredientes. Isso significava pedir aos trabalhadores locais das fábricas em toda a Europa que mudassem as práticas de longa data na produção de alimentos. Para minimizar o risco, a equipe do programa implementou pequenos projetos baseados no país para incorporar o idioma local e os requisitos regulamentares. Em seguida, as equipes de projeto desconstruíram as mudanças em incrementos ainda menores, como uma modificação de campo ou refinamento da paleta de cores. Isso acelerou a adoção pelos funcionários que trabalhavam com os mesmos sistemas legados há muito tempo e eram resistentes a mudanças. Para começar a pensar no nível micro, pergunte por que uma mudança é necessária, se seu valor é incremental ou exponencial e que mudança de comportamento é necessária. As equipes ágeis podem ajudar a desagregar os processos existentes e, em seguida, reimaginá-los em um novo contexto, enquanto projetam a mudança pretendida para cada versão rápida, organizada para atingir os objetivos maiores do programa. Mudar o comportamento por meio de pequenas modificações nos hábitos e rotinas. O gerenciamento de micro-mudanças usa uma combinação sincronizada de dicas, empurrões e sugestões, além de recompensas e reconhecimento direcionados. TI se baseia no pensamento proeminente de livros como Nudge e Atomic Habits, aplicando-o a grandes programas e indo além das tarefas e metas individuais para a equipe e a iniciativa geral. Cada micro-mudança deve gerar uma pequena modificação em um hábito ou rotina. Chamamos isso de "Rotina +1", um passo pequeno, mas positivo, que acaba levando à mudança comportamental definitiva com o mínimo de resistência e risco ao longo do caminho. Estudamos 150.000 funcionários da Infosys em 2.500 projetos antes e durante a pandemia para entender como os métodos de micro-mudança foram aplicados em uma iniciativa de requalificação em toda a empresa. Ao alterar apenas um parâmetro de aprendizagem por vez e fornecer um fluxo constante de reforço positivo suave, o Routine+1 mudou gradualmente, mas com sucesso, o comportamento dos funcionários. A TI reduziu o atrito com a aprendizagem usando uma série de estímulos individualizados em nossa plataforma de aprendizagem. Anteriormente, o treinamento on-line exigia um curso formal que poderia levar uma hora ou uma série deles que poderia exigir um dia inteiro, oferecidos periodicamente e exigindo registro formal. Isso geralmente se tornava um cenário de tudo ou nada, em que os funcionários adiavam o treinamento devido à percepção de falta de tempo. Uma vez que o treinamento foi desconstruído em módulos menores e que foram fornecidos estímulos inteligentes por e-mail, os funcionários acharam mais fácil consumir o treinamento e progredir de forma constante. O resultado: Os funcionários da Infosys agora dedicam, em média, 35 minutos por dia à requalificação proativa, o que, por sua vez, os ajuda a desenvolver novas rotinas e a atingir os objetivos comerciais e de aprendizado. Avalie, aprenda e evolua continuamente. À medida que os programas de micro-mudança são implantados, o senhor precisa avaliar com frequência essas iniciativas para garantir que elas atinjam os resultados desejados. Quando elas se desviarem, analise os dados, repense e corrija o curso por meio da iteração. Incorpore a medição de mudanças nas ferramentas existentes e avalie a conveniência, a adoção, o comportamento e o valor. Nossa pesquisa constatou que os projetos-piloto devem incluir 2,5% da população de usuários finais. Os aprendizados do projeto-piloto devem ser usados para refinar e dimensionar a implementação em toda a base de usuários. A adoção se torna significativa quando atinge entre 20 e 40%, e depois se torna padrão aos 60%. Com 80%, a TI é considerada assimilada pela organização e pela cultura. Para medir a adoção de forma autônoma, o processo deve ser instrumentado para produzir dados como padrões de uso que possam fornecer feedback para ações corretivas. Por exemplo, como parte de nossos esforços de transformação digital, a Infosys queria passar de uma série de aplicativos para funcionários baseados em desktop, muitos dos quais exigiam acesso no escritório ou por VPN, para aplicativos móveis. Isso exigiu grandes mudanças tanto na interface do usuário quanto na segurança subjacente dos aplicativos. Para garantir que os funcionários adotassem os aplicativos móveis, a equipe do projeto conduziu os usuários por uma série de pequenas mudanças por meio de dicas animadas de e-mail, recomendações de atividades e crachás de credenciais. A base de 2,5% de usuários-piloto foi envolvida em várias versões para gerar um feedback inicial que acelerou a adoção. Combinado com a cadência de lançamento constante de seis semanas de funcionalidade incremental, isso resultou em mais de 200.000 funcionários (>80%) adotando a versão móvel. Para medir a adoção de micro-mudanças, especialmente no que diz respeito à experiência e aos recursos orientados por software, desenvolvemos a estrutura de avaliação bidimensional mostrada abaixo. Toda organização tem uma visão distinta e precisa encontrar seu próprio caminho para realizá-la. O gerenciamento de micro-mudanças oferece uma abordagem ágil e de baixo risco para desconstruir transformações complexas em mudanças gerenciáveis, minimizando o salto de fé necessário para chegar ao outro lado. Com o tempo, isso leva à adoção real: o objetivo final dos líderes em qualquer iniciativa de transformação. Nota do editor (4/5): Este artigo foi atualizado para restaurar uma estatística sobre a requalificação de funcionários da Infosys, que foi omitida devido a um erro de edição, e para dar crédito à Estrutura de Adoção em Larga Escala.

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Resumo.

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