Lo que se necesita para organizar una gran reunión virtual

Mientras las empresas se apresuran a proteger a sus empleados de la propagación del coronavirus con restricciones de viaje y acuerdos de trabajo a distancia, existe una clara posibilidad de que las reuniones en persona con equipos, clientes o proveedores se cancelen durante días - o potencialmente semanas.

En el mejor de los casos, en cuanto uno o dos asistentes "marcan" en cualquier reunión, la productividad empieza a resentirse. Hay una larga lista de razones. Los asistentes suelen interpretar las reuniones virtuales como una licencia para realizar varias tareas a la vez. Los organizadores de las reuniones tienden a ser menos cuidadosos con el propósito y el diseño de la conversación. Y no es raro que uno o dos asistentes dominen la discusión mientras los demás se sientan y "desconectan".

Pero no tiene por qué ser así. Las reuniones virtuales -incluso las improvisadas provocadas por el temor a un contagio- pueden llevarse a cabo con mayor eficacia, utilizando las mejores prácticas básicas para reuniones y una tecnología barata y fácil de usar.

He aquí 12 pasos que puede dar para conseguirlo:

1. Utilice el vídeo.

Para que la gente sienta que están todos en la "misma" reunión, utilice la videoconferencia en lugar de las tradicionales conferencias telefónicas. La tecnología -como Zoom, Skype y GoToMeeting- ayuda a personalizar la conversación y a mantener el interés de los participantes.

2. Dicho esto, ofrezca siempre una opción de marcación de audio.

Las videoconferencias pueden funcionar muy bien, pero dependen de una conexión a Internet potente que puede no estar siempre disponible. La gente necesita la posibilidad de participar mediante audio, pero deje claro que el vídeo es la nueva norma.

3. Pruebe la tecnología con antelación.

Nada mata el ímpetu al comienzo de una reunión como un retraso de 15 minutos porque la gente necesita descargar software, no consigue que funcione el vídeo, etc. Antes de una reunión virtual, todos los participantes deben probar la tecnología y asegurarse de que se sienten cómodos con las características principales. Y recuerde que las conversaciones con proveedores o clientes pueden requerir que su equipo se familiarice con diferentes paquetes de software.

4. Asegúrese de que se ven las caras.

Las videoconferencias son más eficaces cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás. Pida a las personas que se sienten cerca de su cámara web para ayudar a recrear la intimidad de una reunión en persona.

5. Cíñase a los principios básicos de la reunión.

Antes de la conversación, fije unos objetivos claros y envíe una lectura previa si procede. Durante la sesión, utilice un orden del día, establezca las normas básicas de la reunión, haga pausas y describa claramente los siguientes pasos (incluidos los plazos y las responsabilidades) después de cada sección y al final de la reunión.

6. Reduzca al mínimo la duración de la presentación.

Lo único peor que una larga presentación en persona es una larga presentación durante una reunión virtual. Las reuniones deben ser debates. La información de fondo debe proporcionarse de antemano. Si alguien tiene que hacer una presentación, utilice la pantalla compartida para guiar la conversación, de modo que los asistentes puedan literalmente "estar en la misma página". Pero dé prioridad a la conversación para maximizar el tiempo en que las personas se miran unas a otras.

7. Utilice un rompehielos.

Aunque no somos muy fans de ellos, es importante utilizar todas las herramientas posibles para reforzar las relaciones interpersonales cuando la gente puede sentirse aislada. Además, es importante saber si un participante puede tener un amigo cercano o un familiar luchando contra el virus, por lo que algún tipo de "comprobación" está en orden.

8. Asigne un facilitador.

Suele ser más difícil gestionar una discusión virtual que una en persona. Puede ser útil asignar a una persona para que guíe la conversación, permitiendo que los demás participantes se centren en el contenido. El facilitador también puede utilizar un sistema de sondeo para "tomar el pulso" al grupo sobre determinadas cuestiones y asegurarse de que se escuchan todas las voces. El facilitador también debe ser capaz de resolver preguntas básicas sobre la tecnología que se está utilizando.

9. Llame a la gente.

Conseguir que todos participen sin hablar por encima de los demás es uno de los aspectos más difíciles de dirigir una reunión virtual. Para evitarlo, recomendamos llamar periódicamente a las personas para que hablen, incluso "dando vueltas a la mesa" virtualmente antes de que se tome una decisión. Algunos paquetes de software permiten incluso que los asistentes "levanten la mano" si lo desean. Esto puede ayudar al facilitador a impulsar el cierre sin el riesgo de excluir las opiniones de un participante introvertido.

10. Capte las aportaciones en tiempo real.

Recoger y procesar aportaciones de alta calidad durante una reunión virtual puede ser todo un reto, sobre todo porque las señales visuales son más difíciles de leer. Utilice una herramienta de encuestas por teléfono, como Poll Everywhere, para recoger en tiempo real las opiniones de los asistentes sobre temas concretos. Mantenga la encuesta abierta, separada de la videoconferencia para evitar generar disrupciones en la conversación. Los participantes necesitarán instrucciones claras sobre cómo utilizar el sistema y las prácticas, pero los grupos le cogen el truco muy rápidamente y merece la pena el esfuerzo.

11. No tenga miedo de abordar temas difíciles.

Reunirse virtualmente es un comportamiento aprendido, y le sorprenderá todo lo que puede conseguir una vez que usted y su equipo empiecen a sentirse cómodos trabajando de esta manera. Puede parecer natural esperar a discutir cuestiones difíciles hasta que todos estén en persona, pero puede que esa no sea una opción. Así que no rehúya los temas controvertidos.

12. Practique una o dos veces mientras estén juntos.

Celebre su próxima reunión de personal de forma virtual, con cada ejecutivo sentado en su despacho y conectándose a la reunión sin ayuda. Una vez concluida la reunión, reúnanse y hagan un debriefing sobre la experiencia. ¿Qué salió bien y qué no? ¿Cómo puede hacer evolucionar sus reuniones virtuales para que sean tan productivas como cuando se reúnen en persona?

No poder trabajar en la misma sala con sus colegas puede convertirse en un reto importante en las próximas semanas. Para que las reuniones virtuales funcionen, puede que tenga que ajustar la forma en que su equipo las lleva a cabo. Pero una pequeña inversión en preparación ahora podría tener un gran impacto si llega ese momento.