As reuniões virtuais não precisam ser um tédio

Nestes tempos difíceis, tornamos vários de nossos artigos sobre o coronavírus gratuitos para todos os leitores. Para receber todo o conteúdo da HBR em sua caixa de entrada, inscreva-se no boletim informativo Daily Alert. Aqueles de nós que apresentam, facilitam e ensinam para ganhar a vida entendem a importância de desenvolver uma conexão pessoal com o público. É fundamental ser e sentir-se natural; fazer com que as pessoas riam, sintam-se à vontade e se envolvam totalmente - e talvez até se percam - no conteúdo que o senhor está apresentando. É por isso que parece tão antinatural e estranho criar esse tipo de atmosfera em um ambiente virtual em que o senhor não tem um público presencial. Como professor, estou agora lidando com os desafios de ensinar e apresentar em um mundo com COVID-19 e recentemente coloquei minhas aulas on-line como resultado da pandemia. Mas eu já estava ensinando e facilitando bastante on-line mesmo antes dessa crise. Já fiz palestras on-line, muitas vezes para centenas de pessoas ao mesmo tempo. Participei de reuniões de grupo, tanto como membro do grupo quanto como consultor. Também ministrei treinamento on-line para pessoas espalhadas pelo mundo todo em seus computadores ou tablets, com todos nós olhando para aquele pequeno ponto de uma câmera na parte superior de nossas telas. O que aprendi sobre ensino e facilitação on-line com essas diferentes experiências nos últimos anos? Que se trata realmente de um contexto totalmente diferente, não apenas de uma reunião ou aula presencial em uma tela. E embora o senhor deva buscar os mesmos objetivos que teria em um ambiente presencial, precisará de ferramentas diferentes para alcançá-los. Com isso em mente, aqui estão minhas dicas para aceitar as diferenças e tirar o máximo proveito de um formato com o qual o senhor talvez ainda não se sinta confortável. Torne-o pessoal Os ambientes virtuais podem parecer bastante impessoais devido à distância física e psicológica, portanto, o senhor precisa ser criativo. Para começar, gosto de chegar cedo à minha reunião on-line para poder cumprimentar as pessoas quando elas aparecem na tela e ter uma conversa amigável antes da reunião principal. Também incentivo as pessoas a ativar a funcionalidade de vídeo, se possível, para aumentar a conexão pessoal. Como algumas pessoas precisam de um tempo de preparação para se sentirem confortáveis e apresentáveis em vídeo, normalmente eu as informo com antecedência se preferem o vídeo. Também tento imaginar as reações das pessoas com as quais estou interagindo, principalmente se estiver apresentando para um grupo grande, pois não necessariamente vejo essas reações como veria em tempo real. Por exemplo, ao olhar para a câmera na parte superior da minha tela, lembro-me de mostrar um sorriso caloroso e envolvente, dar uma risada ocasional e transmitir um tom amigável e envolvente. Às vezes, parece que estou atuando, mas, pelo menos para mim, não parece falso; parece apenas necessário para criar o efeito caloroso e convidativo que pretendo criar. Por fim, também tento usar os nomes das pessoas quando me refiro a elas e as convido a tomar a palavra e participar, se elas se sentirem à vontade para isso. E com uma função de bate-papo que indica quem disse o quê, juntamente com imagens de vídeo com os nomes das pessoas, isso facilita a facilitação personalizada. Transmita cordialidade e presença Normalmente, quando olhamos para uma tela, fazemos isso de forma passiva, afundando no sofá para assistir ao nosso programa de TV favorito ou ouvir um webinar ou um vídeo de instruções. Porém, ao facilitar uma reunião on-line, o senhor precisa adotar uma postura ativa e engajada em um ambiente que não é necessariamente propício para isso. Há uma série de pequenas coisas que o senhor pode fazer para criar cordialidade virtualmente. Para começar, faça "contato visual" com seus participantes, olhando diretamente para a câmera sempre que possível. Pode ser difícil lembrar-se de fazer isso, especialmente quando a imagem dos participantes pode estar longe de onde a câmera está no seu computador. Costumo mover manualmente a imagem para o mais próximo possível da câmera, de modo a fazer contato visual com eles e também ver sua resposta. O senhor também pode tentar certificar-se de que sua imagem e o ângulo da câmera em seu rosto estejam em um nível confortável para que os outros o vejam. Quando comecei, eu erroneamente colocava meu laptop na mesa e inclinava a câmera para o meu rosto, o que logo aprendi que dava ao meu público uma ótima visão das minhas narinas. Assim como os ambientes presenciais, os ambientes on-line também têm suas próprias regras e normas culturais distintas, e nem todos os ambientes são iguais. Por exemplo, há alguns contextos - digamos, minha aula de graduação ou uma reunião com colaboradores em um projeto de consultoria - em que seria divertido e apropriado virar a câmera para o meu cachorro deitado aos meus pés no chão. É uma ótima maneira de criar uma sensação de calor e conexão. Entretanto, eu provavelmente não usaria a mesma tática durante uma palestra virtual para um público corporativo ou em uma apresentação de educação executiva. Nesses ambientes mais formais, eu provavelmente começaria com uma história pessoal, uma pergunta de enquete ou pediria às pessoas que escrevessem de onde estão ligando - tudo para criar uma vibração pessoal mais alinhada com esse ambiente. Acostume-se com o feedback atrasado Fazer apresentações virtuais significa inevitavelmente aprender a se sentir confortável - ou suficientemente confortável - com um modo diferente de receber feedback. Por exemplo, ao fazer uma palestra virtual, normalmente não recebo feedback em tempo real sobre o meu desempenho. Não há acenos de cabeça, risos da plateia, oportunidades de me movimentar pela sala e interagir com as pessoas na plateia. Em um ambiente on-line, posso fazer uma palestra inteira de 30 a 40 minutos e, no final, não ter a menor ideia de como a mensagem foi recebida até depois, quando falo com os organizadores do evento. No início, achei isso desconcertante e até mesmo perturbador. Meus pensamentos sobre meu desempenho e sua eficácia ou ineficácia estavam interferindo no próprio desempenho. Mas, com o tempo, aprendi a antecipar esses sentimentos e a me lembrar de que minhas palestras geralmente são bastante eficazes on-line, mesmo que eu não receba nenhuma confirmação até bem depois do fato. Torne-as interativas Sempre tento tornar minhas apresentações envolventes e interativas e, com as ferramentas certas, o senhor pode tornar o mundo virtual igualmente envolvente, se não mais. Por exemplo, eu uso ativamente a função de bate-papo. Isso permite que as pessoas façam comentários em tempo real enquanto estou falando. Assim, posso envolver esses participantes em uma discussão. Por exemplo, eu poderia dizer: "A Anita acabou de escrever um ótimo argumento sobre diferenças culturais na dinâmica de grupo e parece que o Juan também tem um argumento semelhante para acrescentar. Algum dos senhores gostaria de nos explicar seus pontos de vista com um pouco mais de detalhes?" Uma grande vantagem dos ambientes virtuais é que eles reduzem o nível de participação; muitas vezes, os senhores obtêm pensamentos e percepções de pessoas que normalmente não falariam em um ambiente presencial. Também costumo usar a função de enquete em plataformas on-line no início da sessão. A TI é um ótimo aquecimento para a discussão e uma oportunidade inicial de envolver e engajar as pessoas. Também comecei a usar as salas de discussão na plataforma Zoom, que permitem que o senhor transfira instantaneamente pequenos grupos de alunos para suas próprias salas de bate-papo virtuais para discutir um caso ou um problema antes de apresentar o relatório ao grupo maior. Como facilitador, o senhor também pode participar dessas salas, se desejar, da mesma forma que pode circular pela sala durante um evento ao vivo que esteja facilitando. E, quando estiver pronto, o senhor pode trazer todos de volta à reunião geral com um clique do mouse. Todos nós estamos nos acostumando a operar de novas maneiras, e a mudança para plataformas on-line fará com que muitos de nós saiam de suas zonas de conforto. É importante reconhecer que, embora essa forma de apresentação seja diferente e desafiadora em alguns aspectos, ela também tem vantagens. Talvez a maior delas seja o fato de permitir que nos mantenhamos conectados e engajados em um momento difícil para todos. Se o nosso conteúdo ajudar o senhor a enfrentar o coronavírus e outros desafios, considere a possibilidade de assinar a HBR. A compra de uma assinatura é a melhor maneira de apoiar a criação desses recursos.

As reuniões virtuais não precisam ser um tédio

Resumo.

Partner Center