O coronavírus é um alerta para o gerenciamento da cadeia de suprimentos

Enquanto as equipes de aquisições lutam para lidar com a pandemia global da Covid-19, a maioria tem tentado acompanhar as notícias sobre as medidas de resposta global e tem trabalhado diligentemente para garantir matérias-primas e componentes e proteger as linhas de suprimentos. No entanto, muitas vezes as informações vitais não estão disponíveis ou acessíveis para as equipes globais. Como resultado, sua resposta à disrupção tem sido reativa e descoordenada, e o impacto da crise está atingindo muitas de suas empresas com força total.

Em contrapartida, uma pequena minoria de empresas que investiu no mapeamento de suas redes de suprimentos antes da pandemia emergiu mais bem preparada. Elas têm melhor visibilidade da estrutura de suas cadeias de suprimentos. Em vez de se mexerem no último minuto, elas têm muitas informações na ponta dos dedos poucos minutos depois de uma possível disrupção. Eles sabem exatamente quais fornecedores, locais, peças e produtos estão em risco, o que lhes permite colocar-se em primeiro lugar na fila para garantir estoques e capacidade limitados em locais alternativos.

Apesar das inúmeras reviravoltas na cadeia de suprimentos causadas por desastres na última década - incluindo a erupção de um vulcão na Islândia, o terremoto e o tsunami no Japão, as enchentes na Tailândia e os furacões Maria e Harvey - a maioria das empresas ainda não estava preparada para a pandemia da Covid-19. Setenta por cento dos 300 entrevistados em uma pesquisa realizada pela Resilinc no final de janeiro e início de fevereiro, imediatamente após o surto de Covid-19 na China, disseram que ainda estavam no modo de coleta e avaliação de dados, tentando identificar manualmente quais de seus fornecedores tinham uma unidade nas regiões específicas de bloqueio da China. Há várias razões para esse problema - e possíveis soluções.

Os recursos necessários para o mapeamento da rede de suprimentos são caros.

Muitas empresas e líderes falam sobre a necessidade de fazer o mapeamento da rede de suprimentos como uma estratégia de mitigação de riscos, mas não o fazem devido à percepção da grande quantidade de trabalho e tempo necessários. Os executivos de uma fabricante japonesa de semicondutores nos disseram que uma equipe de 100 pessoas levou mais de um ano para mapear as redes de suprimentos da empresa até os subníveis após o terremoto e o tsunami de 2011. Isso explica por que a maioria das empresas é como uma grande empresa sul-coreana de bens de consumo, que recentemente nos disse que sabia que deveria ter mapeado suas redes de suprimentos, mas não o fez devido às dificuldades envolvidas.

Consequentemente, muitas empresas continuam a confiar na inteligência humana dos fornecedores de primeira linha e de alguns poucos fornecedores de nível inferior. No entanto, as informações coletadas por meio de relacionamentos pessoais são normalmente anedóticas e, muitas vezes, meras conjecturas e, quando o pessoal de aquisições sai, muda de função ou se aposenta, seu conhecimento vai embora com eles. Os novos funcionários podem levar anos para conhecer os fornecedores imediatos, quanto mais os fornecedores dos fornecedores e sua pegada global.

Sim, o mapeamento da rede de suprimentos pode exigir muitos recursos e ser difícil. No entanto, não há como contornar isso. As empresas descobrirão que o valor do mapa é maior do que o custo e o tempo para desenvolvê-lo.

A abordagem mais comum é usar a lista de materiais e concentrar-se nos principais componentes. Em geral, a TI começa com os cinco principais produtos por receita e vai até os fornecedores de componentes e seus fornecedores, idealmente, até os fornecedores de matérias-primas. A meta deve ser descer o maior número possível de níveis, pois pode haver fornecedores críticos ocultos que a empresa compradora desconhece. O mapa também deve incluir informações sobre quais atividades um site principal executa, os sites alternativos que o fornecedor tem que poderiam executar a mesma atividade e quanto tempo levaria para o fornecedor começar a enviar a partir do site alternativo.

Uma nova geração de empresas de serviços pode ajudar a adquirir e analisar os dados da rede de suprimentos e organizar os resultados de maneira fácil de usar. Geralmente, esses serviços não mapeiam as redes de suprimentos até as matérias-primas, mas podem ser um começo. Algumas das empresas que operam nesse espaço incluem a Elementum, a Llamasoft e a Resilinc. (Divulgação: um de nós, Bindiya Vakil, é o fundador e CEO da Resilinc).

A função de aquisições é medida pela economia de custos, não pela garantia de receita.

A maioria das atividades de aquisições está centrada na economia de custos, o que significa obter suprimentos pelo menor custo possível, desde que estejam dentro dos parâmetros de qualidade especificados.

Quando a função de aquisições precisa recorrer a medidas extraordinárias para garantir os suprimentos dentro do prazo (por exemplo, agilizando as remessas ou comprando peças ou materiais com um preço mais alto), os custos mais altos são atribuídos a outras partes da organização (a função de logística, no caso de remessas mais rápidas, e a função financeira, no caso de preços mais altos para matérias-primas e peças). Muitas vezes, ninguém se pergunta: Por que a expedição ou o pagamento de um prêmio foi necessário em primeiro lugar?

O pessoal de aquisições, logística e financiamento da cadeia de suprimentos precisa se reunir para falar sobre as principais lacunas (ferramentas, informações, pessoas, processos etc.) que precisam ser corrigidas para proteger a empresa de eventos disruptivos no futuro e como alinhar as metas de aquisições com os objetivos comerciais gerais.

A disrupção da cadeia de suprimentos geralmente não faz parte das métricas de desempenho do fornecedor.

Quando ocorre um desastre, todos sofrem: compradores e fornecedores. Portanto, faz sentido que as empresas incorporem métricas relacionadas à disrupção em suas avaliações de fornecedores.

Por exemplo, ao selecionar um fornecedor e redigir o contrato inicial, muitas empresas líderes incluem um texto que exige que o fornecedor participe anualmente de seus esforços de mapeamento da cadeia de suprimentos. Quando ocorrem eventos de força maior, como a atual pandemia, esses mapas de suprimentos podem ser usados como um roteiro para soluções para a crise. (Os fornecedores da China fizeram mais de 3.000 declarações de força maior durante os primeiros meses da crise da Covid-19). Os contratos também devem especificar os tempos e métodos de recuperação esperados durante esses eventos.

Depois que a crise da Covid-19 se dissipar, veremos as empresas se enquadrarem em uma de duas categorias. Haverá aquelas que não farão nada, esperando que tal disrupção nunca mais aconteça. Essas empresas estarão fazendo uma aposta altamente arriscada. E haverá as empresas que aprenderão as lições dessa crise e farão investimentos no mapeamento de suas redes de suprimentos para que não precisem operar às cegas na próxima crise e reescreverão seus contratos para que possam encontrar soluções rapidamente quando gerarem disrupções. Essas empresas serão as vencedoras no longo prazo.