5 errores mentales que matan su productividad

Si a veces se siente frustrado por lo poco que logra durante su jornada laboral, no está solo. Las investigaciones indican que sólo el 26% de las personas suelen salir de la oficina habiendo realizado las tareas que se habían propuesto. Es habitual tener la sensación de haber estado ocupado pero no haber hecho nada importante. Por supuesto, la vida no consiste en ser un robot de productividad en el que se optimiza cada segundo. Pero la mayoría de nosotros sí queremos sentirnos bien organizados y eficientes a la hora de perseguir objetivos clave y resolver problemas críticos. Un buen primer paso es comprender los errores mentales que normalmente nos impiden centrarnos y terminar un trabajo significativo. He aquí cinco de los más comunes: 1. Sobreestima de cuánto tiempo de concentración dispone en un día normal. Los proyectos creativos a largo plazo, el pensamiento estratégico y la creación de habilidades y relaciones requieren grandes bloques de atención concentrada. Es fácil pensar con optimismo que se dispone de todo el día, o incluso de varias horas, para ese tipo de trabajo y, en consecuencia, planificar las prioridades basándose en esa suposición. Sin embargo, para muchos de nosotros, las reuniones, el correo electrónico, Slack, las llamadas telefónicas y las "preguntas rápidas" ocupan una parte considerable de nuestro tiempo en la oficina. Los datos agregados de la aplicación de seguimiento del tiempo RescueTime sugieren que las personas disponen de tan solo una hora y 12 minutos de tiempo ininterrumpido al día. Si reconoce el tiempo limitado de que dispondrá para el trabajo concentrado, podrá seleccionar de forma más despiadada su prioridad absoluta y protegerse de las distracciones durante determinados periodos. Cuando disponga de 60 a 90 minutos, intente centrarse en sus objetivos de mayor alcance (por muy tentador que pueda resultar centrarse en el trabajo rutinario más sensible al tiempo). Recuerde también que incluso esos proyectos complejos e importantes suelen llevar asociadas algunas tareas administrativas (por ejemplo, buscar una referencia al escribir un libro) que no requieren tanta concentración o creatividad. Como solución para tener poco tiempo para el trabajo más duro, identifique esas tareas pendientes y colóquelas en esos 15 minutos libres que tiene entre reuniones o en esos periodos libres más largos durante los que sospecha que habrá interrupciones. 2. Pasa por alto métodos probados y sostenibles que parecen demasiado aburridos o sencillos. Si consume mucho material de autoayuda sobre productividad, probablemente esté familiarizado con muchos conceptos básicos de la psicología cognitivo-conductual. Por ejemplo, si se forma "intenciones de ejecución" es más probable que las lleve a cabo. Esto implica planificar cuándo y dónde realizará una tarea y cómo superará los obstáculos que encuentre. Del mismo modo, puede que haya leído anteriormente sobre cómo reducir el número de decisiones que toma en un día reducirá su fatiga mental y mejorará su fuerza de voluntad. Y puede que sepa que cuando facilita cualquier tarea, por ejemplo asegurándose de que tiene a mano los materiales necesarios, es más probable que empiece. Sin embargo, una vez que hemos oído estos principios, a menudo los tachamos de "viejas noticias", incluso cuando no los hemos puesto en práctica del todo o no los hemos probado en absoluto. Para cada uno de sus proyectos importantes, tenga definida su próxima acción y todo lo que necesita para completarla a mano y listo para empezar. Por ejemplo, si quiere grabarse en vídeo ensayando un gran discurso, prepare el espacio que piensa utilizar, haga una grabación de prueba durante un minuto y asegúrese de que tiene suficiente espacio libre en su dispositivo de grabación. Si elimina este tipo de barreras prácticas para empezar, no le restarán tiempo para concentrarse. Si le gusta verse a sí mismo como un individuo especial o único, quizá descubra que las soluciones sencillas no le sientan bien, ya que no le gusta verse como los demás. Esto es una trampa. Asegúrese de que está empleando estrategias aburridas, pero fáciles y de eficacia probada, en todas las formas posibles. Mejore en la aplicación creativa de ideas sencillas en lugar de buscar ideas complejas. 3. Piensa en el cambio de una manera de todo o nada. A menudo sospechamos que un determinado cambio de hábito ayudaría a nuestra productividad pero nos sentimos psicológicamente resistentes a hacerlo. Por ejemplo, puede que crea que dormir más ayudaría a su productividad, pero usted es un búho nocturno y se le erizan los pelos cuando le aconsejan acostarse temprano. En lugar de perseverar en aquello a lo que se siente resistente, busque cambios que esté dispuesto a hacer y que no le parezcan un gran problema. Automatizar las luces de su casa para que se atenúen (o se pongan rojas), utilizar filtros de luz azul en sus dispositivos, o dedicar los últimos 30 minutos de su jornada laboral a planificar el día siguiente (creando una transición), podrían ayudarle a cambiar sin esfuerzo la hora a la que quiere irse a dormir 10-15 minutos antes. Sin embargo, si cree que tiene que hacer un cambio de dos horas en su hora de acostarse o nada, o sólo se centra en el hecho de que no quiere dejar de dormir con el teléfono, no hará ningún cambio. Recoja las victorias fáciles que no desencadenen su resistencia psicológica. Cuando realice con éxito un cambio discreto, su disposición a realizar otros cambios probablemente se ampliará de forma natural. 4. Olvida cómo hacer tareas recurrentes pero poco frecuentes. Si realiza una tarea a diario, es probable que disponga de un proceso eficaz para llevarla a cabo. Si la hace una o varias veces al año, es posible que no. EnEl kit de herramientas para una mente sana, escribí sobre cómo cada vez que necesitaba limpiar el tambor de mi impresora, pasaba al menos 10 minutos buscando en Internet las instrucciones para hacerlo. Ahora tengo esas instrucciones guardadas en un correo electrónico para mí misma con el asunto "cómo limpiar el tambor de la impresora", así que ya no tengo que pasar por todos los pasos de buscar el número de modelo de mi impresora y buscarlo en Google. Cuando haya terminado cualquier proceso que vaya a tener que repetir en el futuro, escriba usted mismo las instrucciones sobre la forma más eficaz de hacerlo y guárdelas en un lugar de fácil búsqueda. 5. Subestima los costes de las pequeñas pérdidas de tiempo/energía. Dedicar un poco de tiempo la mayoría de los días a sus proyectos importantes pero no urgentes a gran escala y/o a mejorar sus habilidades suele bastar para mejorar drásticamente sus resultados generales en comparación con no dedicar nada de tiempo. En el lado opuesto, las pequeñas fugas de tiempo y energía pueden tener un impacto negativo mayor del que la gente percibe. Esos diez minutos que pasa buscando las llaves o respondiendo a un correo electrónico que no necesitaba una respuesta inmediata, son intrascendentes en sí mismos. Sin embargo, muchos de estos casos pueden generar disrupción en su flujo, reforzar un sentimiento negativo de identidad y, en general, minar su energía. Cuando cree sistemas (por ejemplo, reduciendo las decisiones innecesarias, racionalizando y simplificando las tareas, agrupando por lotes, automatizando, subcontratando o utilizando listas de comprobación) que aborden las pequeñas fugas de tiempo/energía, experimentará beneficios de claridad mental al hacerlo que superan con creces el ahorro de tiempo. Aunque los consejos de este artículo no resolverán todos sus problemas de productividad, pueden darle una mejor oportunidad de hacer las cosas más importantes.

5 errores mentales que matan su productividad

Resumen.

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