O caso dos contratos em linguagem clara

Em resumo O problema Contratos que levam uma eternidade para serem negociados, não são claros para todos, exceto para os advogados, e geram muitas disputas entre as partes. As causas Jargão jurídico; longas explicações sobre os motivos das transações; páginas de definições; cadeias de sinônimos; seções em letras maiúsculas, itálico e negrito; e frases estranhas cheias de ponto e vírgula. A solução Contratos radicalmente mais curtos em "linguagem simples" que um estudante do ensino médio poderia entender. Como o senhor chama um contrato denso e excessivamente longo, repleto de jargões jurídicos e praticamente impossível de ser entendido por um não advogado? O status quo. Na maioria das vezes, os contratos usados nos negócios são longos, mal estruturados e repletos de linguagem desnecessária e incompreensível. Existe alguma razão prática para isso? Será que páginas de definições, palavras como "até aqui", "indenização", "garantia" e "força maior" e frases como "não obstante qualquer coisa em contrário aqui contida", "sujeito ao exposto" e "incluindo, mas de forma alguma limitado a" são necessárias para que um contrato seja executável? Existe algum valor contraintuitivo na linguagem padrão inútil? Será que um contrato realmente precisa de sequências de sinônimos de 15 palavras; frases em letras maiúsculas, em itálico e em negrito que se estendem por várias páginas; frases estranhas contendo vários pontos e vírgulas; e gramática ultrapassada para ser digno de assinatura? Na minha opinião, a resposta é um sonoro não. Um contrato não deveria levar inúmeras horas para ser negociado. Os líderes empresariais não deveriam ter que chamar um advogado para interpretar um acordo que eles devem administrar. Deveríamos viver em um mundo em que os contratos são redigidos em linguagem acessível - em que os parceiros comerciais em potencial podem se sentar em um breve almoço sem seus advogados e ler, entender de verdade e se sentir à vontade para assinar um contrato. Um mundo em que as disputas causadas por ambiguidade desaparecessem. Isso pode parecer absurdo. No entanto, acredito que seja realmente possível - como demonstrou um esforço de mais de três anos para promover contratos em linguagem clara no negócio de serviços digitais da GE Aviation. Desde o início dessa iniciativa, em 2014, essa unidade assinou mais de 100 contratos desse tipo. Esses contratos levaram 60% menos tempo para serem negociados do que suas versões anteriores, carregadas de juridiquês. Alguns clientes chegaram a assinar contratos em linguagem simples sem nenhuma alteração. O feedback dos clientes tem sido universalmente positivo, e não houve uma única disputa de cliente sobre a redação de um contrato em linguagem simples. Para deixar claro, não estou falando de contratos "simplificados" com menos palavras, títulos melhores e fontes mais claras. Estou falando de um contrato que um estudante do ensino médio poderia entender sem nenhum contexto ou explicação. Como disse Robert Eagleson, um estudioso do assunto: A linguagem simples "permite que a mensagem seja transmitida com a maior facilidade". A contratação em linguagem clara não é uma ideia nova. É um movimento que começou há muitos anos e, talvez surpreendentemente, teve um avanço inicial no governo dos EUA. Em 1972, o presidente Nixon determinou que "termos leigos" fossem usados no Registro Federal. Seis anos depois, o presidente Carter emitiu uma ordem executiva estipulando que as regulamentações governamentais deveriam "ser tão simples e claras quanto possível". O governo Clinton foi um pouco mais longe em 1998, obrigando expressamente os órgãos federais a usar o inglês claro. No mesmo ano, a U.S. Securities and Exchange Commission publicou o A Plain English Handbook (Manual de Inglês Claro ) para as pessoas que elaboram documentos de divulgação de segurança. A TI continua sendo usada até hoje. Em 2010, o Congresso dos EUA aprovou e o presidente Obama assinou o Plain Writing Act, cujo objetivo declarado era "promover uma comunicação governamental clara que o público possa entender e usar". Como observou o administrador do Escritório de Informações e Assuntos Regulatórios de Obama, "a linguagem clara pode fazer uma enorme diferença", economizando dinheiro e tornando "muito mais fácil para as pessoas entenderem o que lhes é pedido". A agência, que era responsável pela administração da lei, emitiu orientações sobre linguagem clara que continuam em vigor. No setor privado, a linguagem clara economizou tempo e dinheiro para muitas organizações. Em seu livro Writing for Dollars, Writing to Please: The Case for Plain Language in Business, Government, and Law, Joseph Kimble cita uma série delas. Depois que a Cleveland Clinic simplificou suas declarações de cobrança em 2008, por exemplo, observou um aumento significativo nos pagamentos dos pacientes e conseguiu recuperar um adicional de US$ 1 milhão por mês. E depois que a Sabre Travel introduziu diretrizes escritas de forma clara para ajudar os clientes a instalar seu sistema computadorizado de informações de voo, as chamadas anuais para o help desk da Sabre caíram 70%, gerando uma economia de mais de US$ 2,4 milhões. No entanto, apesar desses sucessos, a linguagem clara demorou a se popularizar no mundo dos negócios. O desafio empresarial Em 2013, fui nomeado consultor jurídico geral da unidade de serviços digitais da GE Aviation. Eu era responsável por gerenciar, com a ajuda de outras pessoas do departamento jurídico da Aviação, a atividade jurídica da unidade, inclusive a contratação. Pouco antes de eu assumir essa função, a GE Aviation havia consolidado três empresas de serviços digitais separadas que havia adquirido, todas elas realizando análise de dados para identificar maneiras de otimizar as operações dos clientes. Os líderes nomeados para administrar o negócio recém-fundido estavam tentando fazê-lo crescer e formaram uma equipe para que isso acontecesse. A velocidade de entrada no mercado era fundamental. A estratégia de negócios da equipe era sólida, mas quando os membros começaram a executá-la, depararam-se com um obstáculo: a complexidade dos contratos fazia com que as negociações se arrastassem por meses, frustrando os clientes em potencial. Em vez de buscar novas oportunidades, capturar novos negócios e fornecer soluções digitais de classe mundial, a equipe de vendas passava a maior parte do tempo debatendo a linguagem arcaica dos contratos. Embora as três empresas vendessem serviços muito semelhantes, todas elas tinham seus próprios contratos, um legado da época pré-GE. Havia sete contratos no total. Eles tinham em média 25 páginas; o mais longo tinha 54 páginas. Eles incluíam longos considerandos (que explicam os motivos - às vezes com detalhes excruciantes e desnecessários - pelos quais as partes estão assinando o contrato) e definições extensas. Um contrato continha 33 definições que se estendiam por duas páginas. Cada contrato tinha uma estrutura única e usava uma linguagem distinta. Esses documentos tinham apenas uma coisa em comum: nenhum deles usava linguagem simples; o jargão jurídico e a complexidade estavam presentes em todos eles. Minha cabeça girava quando eu lia cada contrato. Eu me sentia como um personagem de desenho animado do Dilbert , desnorteado: Eu estava olhando para um contrato ou para um livro didático de física quântica? A solução A equipe jurídica que apoiava a empresa recém-formada percebeu que precisava agir. A equipe propôs a conversão dos sete formatos de contrato em um único contrato em linguagem simples. Os membros da equipe descreveram sua visão para os líderes da empresa de serviços digitais em termos ousados: Se um estudante do ensino médio não consegue entender o contrato inteiro, ele não é bom o suficiente. Mas o contrato também deve proteger os interesses da GE, disseram eles. A transformação sem as devidas salvaguardas não era aceitável, mesmo que reduzisse o tempo gasto em negociações. Os líderes da unidade de negócios adotaram a ideia sem hesitação. Na verdade, eles a adotaram com zelo, dedicando recursos ao projeto e deixando claro que consideravam vital a criação de um contrato de fácil compreensão. Como primeiro passo, a equipe jurídica organizou uma reunião de vários dias com a recém-formada equipe de linguagem clara - um grupo que incluía pessoas das áreas de vendas, engenharia e suporte ao produto, além do departamento jurídico. O objetivo era duplo: (1) obter uma compreensão profunda dos serviços oferecidos e (2) identificar seus riscos operacionais. A equipe jurídica sabia que muitas vezes eram feitas suposições sobre o que incluir nos contratos sem nunca parar para perguntar se os serviços cobertos justificavam essas passagens. Portanto, para evitar texto desnecessário no novo contrato, a equipe de linguagem clara decidiu deliberadamente adiar a redação do mesmo para outro dia. A equipe de linguagem clara saiu de lá com uma visão muito clara das ofertas e dos riscos operacionais associados. Em seguida, a equipe jurídica começou a redigir o contrato, começando do zero. Sem modelos. Nenhuma cláusula de "exemplo". Nenhum uso ou referência aos contratos existentes. Simplesmente começamos a digitar em uma folha de papel em branco, concentrando-nos apenas nos serviços cobertos e nos riscos que havíamos identificado. Durante todo o processo, aplicamos nosso teste decisivo: Um estudante do ensino médio consegue entender isso? Antes e depois Com a iniciativa de linguagem clara na unidade de serviços digitais da GE Aviation, a cláusula de limitação de responsabilidade de um contrato foi drasticamente simplificada: Antes EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA A EMPRESA TERÁ QUALQUER RESPONSABILIDADE, SEJA POR CONTRATO, ATO ILÍCITO (INCLUINDO NEGLIGÊNCIA), RESPONSABILIDADE ESTRITA, OUTRA TEORIA JURÍDICA OU VIOLAÇÃO DE GARANTIA POR: (i) QUALQUER LUCRO PERDIDO; (ii) QUALQUER PERDA OU SUBSTITUIÇÃO DE ARQUIVOS DE DADOS PERDIDOS OU DANIFICADOS; (iii) DANOS CONSEQÜENCIAIS, ESPECIAIS, PUNITIVOS, INCIDENTAIS OU INDIRETOS DECORRENTES DESTE CONTRATO, DA ENTREGA, USO, SUPORTE, OPERAÇÃO OU FALHA DO SISTEMA; OU (iv) DANOS CONSEQÜENCIAIS, ESPECIAIS, PUNITIVOS, INCIDENTAIS OU INDIRETOS DECORRENTES DA INCORRÊNCIA OU PERDA DE QUAISQUER DADOS GERADOS PELO SISTEMA; MESMO QUE A EMPRESA TENHA SIDO AVISADA DA POSSIBILIDADE DE TAIS DANOS, DESDE QUE A ISENÇÃO DE RESPONSABILIDADE PREVISTA NA SUBSEÇÃO (iii) ACIMA NÃO SE APLIQUE NA MEDIDA EM QUE TAIS DANOS SE BASEAREM NO USO DO SISTEMA E SE DECORREM DE DANO INDIRETO OU NEGLIGÊNCIA GRAVE DA AUSTIN QUE RESULTE EM VIOLAÇÃO DA SEÇÃO 6 DESTE EDITAL. Após A obrigação de compensação total do senhor e da FES nos termos deste contrato não pode exceder vinte e cinco por cento do valor que a FES faturou do senhor nos últimos doze meses pelo serviço aplicável, e nenhum de nós tem qualquer compensação, contribuição ou outra obrigação por perdas consequentes, punitivas, incidentais, indiretas ou exemplares (incluindo, mas não se limitando a, perda de lucro ou receita, custos de capital, custos de substituição e aumento de custos operacionais). Observação O nome da empresa mudou de Austin para FES nesse ínterim. Desaprender a escrever como um advogado foi mais difícil do que esperávamos. O senhor levou mais de um mês para produzir o primeiro rascunho. A versão inicial tinha apenas cinco páginas - significativamente mais curta do que os contratos existentes. Mais importante ainda, era um documento claro e compreensível. TI não continha um único "até aqui", "considerando" ou "imediatamente". Não havia considerandos introdutórios supérfluos e jargão jurídico. Os conceitos jurídicos que historicamente eram complicados nos contratos eram explicados em termos leigos. As frases eram curtas e escritas na voz ativa. Eliminamos todas as definições. O rascunho inicial foi realmente um grande desvio da norma. Depois de ler a TI, um advogado da GE Aviation comentou: "A TI é um pouco chocante porque é tão fácil de usar e escrita de forma simples". Ela não estava sozinha em sua reação. Todos que o leram - advogados e não advogados - ficaram surpresos com sua simplicidade. A equipe jurídica pediu ao escritório de advocacia externo Weil, Gotshal & Manges que examinasse o contrato. O escritório reuniu uma equipe de advogados com experiência em diversas áreas, incluindo contratos comerciais, propriedade intelectual, litígio e resolução alternativa de conflitos. A análise levou cerca de três semanas, e o Weil se mostrou um grande parceiro durante todo o processo. Com o objetivo de garantir que o contrato final protegesse adequadamente os interesses da GE, a equipe da Weil desafiou rotineiramente nossa equipe jurídica interna. A análise resultou em refinamentos, mas a nova versão permaneceu fiel ao nosso compromisso com a linguagem simples. Em seguida, a equipe jurídica de serviços digitais analisou o contrato com vários outros advogados da GE com experiência em contratos comerciais. Isso produziu mais uma minuta. Mais uma vez, não comprometeu o compromisso com a linguagem clara. O resultado O contrato foi então apresentado aos líderes do negócio de serviços digitais. A TI foi bem recebida, para dizer o mínimo. O chefe de vendas na época o caracterizou como "uma verdadeira mudança de paradigma em contratos e linguagem". E foi mesmo. Por exemplo, a cláusula de conformidade com as leis agora diz o seguinte: "Durante a vigência do contrato, cumpriremos todas as nossas obrigações legais". Uma frase contendo 13 palavras muito compreensíveis. A iteração anterior dessa cláusula consistia em cinco subseções distintas, nove frases, 417 palavras e (acredite ou não) uma referência ao presidente dos Estados Unidos. A cláusula de limitação de responsabilidade diminuiu de mais de 140 palavras em letras maiúsculas para apenas 66 palavras de texto normal. A cláusula de indenização agora é uma frase com 41 palavras, em vez de mais de 150. A palavra "indenização", que por si só é jurídica, nem sequer é usada. Antes e depois A linguagem da cláusula de indenização de um contrato de serviços foi revisada para ficar mais clara e concisa: Antes O Cliente indenizará, defenderá e isentará a Empresa de todas e quaisquer reivindicações, processos, ações, responsabilidades, danos e custos, incluindo honorários advocatícios razoáveis e custas judiciais, incorridos pela Empresa decorrentes ou baseados em (a) qualquer violação real ou alegada de quaisquer patentes dos Estados Unidos, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual de terceiros, atribuíveis ao uso do Sistema licenciado pelo Cliente com outro software, hardware ou configuração não fornecidos pela Empresa ou especificados no Anexo D.3, (b) quaisquer dados, informações, tecnologia, sistema ou outras Informações Confidenciais divulgadas ou disponibilizadas pelo Cliente à Empresa nos termos deste Contrato, (c) o uso, a operação, a manutenção, o reparo, a segurança, a conformidade normativa ou o desempenho de qualquer aeronave de propriedade do Cliente, arrendada, operada ou mantida por ele ou (d) qualquer uso, pelo Cliente ou por um terceiro a quem o Cliente tenha fornecido as informações, dos Dados de Voo do Cliente, do Sistema ou das informações geradas pelo Sistema. Após Se um árbitro considerar que este contrato foi violado e que houve perdas devido a essa violação, a parte violadora compensará a parte não violadora por essas perdas ou fornecerá os recursos especificados na Seção 8 se a Seção 8 for violada. Agora enfrentamos o teste mais importante. O novo contrato teria algum efeito sobre a duração das negociações? Os clientes - alguns dos quais já usavam contratos complexos - aceitariam algo tão radicalmente diferente? Será que a aparência chocante do novo contrato realmente aumentaria, em vez de diminuir, o tempo de negociação? Os resultados falam por si. A linguagem simples economizou tempo e dinheiro significativos para o negócio de serviços digitais da GE Aviation. E os clientes adoram isso. Um cliente nos disse: "O contrato funcionou muito bem; eu prefiro uma abordagem mais simplista e contratos escritos de uma forma que eu possa entender". Outro disse: "O acordo foi razoável de se trabalhar, como o senhor viu pela nossa redação extremamente limitada necessária para chegar à execução." O novo contrato não continha um único "até agora", "considerando" ou "imediatamente". Nick Brodribb, consultor jurídico da Qantas Airways, comentou: "Há muito tempo, os advogados australianos lidam com uma linguagem prolixa e redundante que é incluída nos contratos legais dos EUA. O impulso em direção ao inglês claro que vimos da GE, juntamente com empresas como a Airbnb, nos dá muita esperança para o futuro. O inglês claro deve economizar tempo no início de uma transação, o que permite que a empresa entre no projeto rapidamente, gerencie-o com mais facilidade e, potencialmente, resolva disputas mais cedo." A contratação em linguagem clara está começando a se espalhar dentro da GE. A GE Healthcare lançou uma iniciativa de linguagem clara. O negócio de fabricação de aditivos da GE implementou seu primeiro contrato em linguagem clara em 2017; a resposta inicial do cliente foi positiva, e o conselho geral da unidade e os líderes de negócios estão comprometidos em tornar a linguagem clara a abordagem padrão. As lições Espero que nossa história convença os senhores dos benefícios de adotar a contratação em linguagem clara. Para os senhores que decidirem seguir em frente, aqui estão algumas lições importantes que aprendemos: Seja paciente. A contratação complexa está conosco há centenas de anos. Não apresse o processo. Como diz o ditado, velhos hábitos são difíceis de abandonar. Seja inteligente. Aprenda o máximo que puder sobre os produtos ou serviços que serão cobertos pelo contrato. Se as pessoas que vendem o produto ou serviço souberem mais sobre ele do que o senhor, aprenda com elas - e faça isso antes de começar a redigir o contrato. Em seguida, deixe que o produto ou serviço e os riscos associados determinem a essência do documento. Só porque o senhor sempre viu uma determinada cláusula em um contrato, não significa que ela deva estar no seu. Meça sua velocidade. Existe um verdadeiro fascínio por um contrato de uma página ou um contrato com menos de um número x de palavras. Mas a verdade é que menos páginas e palavras não necessariamente tornam um contrato mais compreensível. A contagem de páginas e palavras deve diminuir, mas a velocidade deve ser a prioridade. Se o tempo de negociação permanecer o mesmo ou aumentar, ninguém se importará com o tamanho do contrato. Uma métrica de tempo de negociação força o senhor a se concentrar no que realmente importa: a compreensibilidade. O teste "high schooler" provou ser de grande valia para nós na busca desse objetivo. A ideia é tornar a experiência de contratação fácil para o cliente, porque, afinal de contas, os clientes determinam seu sucesso. Seja persistente. É difícil argumentar contra o conceito de contratos em linguagem simples e os benefícios que eles trazem. Todas as empresas querem acordos legais fáceis de entender. Toda empresa quer passar menos tempo negociando e mais tempo agradando o cliente. Toda empresa quer passar menos tempo administrando seus contratos e mais tempo inovando. Mas a mudança em qualquer empresa é difícil, e a mudança radical - que é o caso desta - é quase impossível. A criação de um modelo sólido para contratos em linguagem simples consome tempo, consome recursos e, devido aos hábitos formados ao longo dos anos, sobrecarrega a organização intelectualmente. Sem a boa e velha coragem e persistência, sua iniciativa de linguagem clara fracassará. A contratação em linguagem clara exige coragem e comprometimento. TI exige que o senhor se coloque no lugar do cliente. E é preciso paciência. No final, o esforço vale a pena.

O caso dos contratos em linguagem clara

Resumo.

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