El caso de los contratos en lenguaje sencillo

En resumen El problema Contratos que tardan una eternidad en negociarse, que no son claros para nadie salvo para los abogados y que generan demasiadas disputas entre las partes. Las causas Jerga jurídica; explicaciones prolijas de los motivos de las transacciones; páginas de definiciones; ristras de sinónimos; secciones todo en mayúsculas, cursiva y negrita; y frases incómodas llenas de punto y coma. La solución Contratos "en lenguaje llano" radicalmente más cortos que un alumno de secundaria pudiera entender. ¿Cómo se llama un contrato denso, excesivamente largo, cargado de jerga jurídica y prácticamente imposible de entender para una persona que no sea jurista? El statu quo. En su mayor parte, los contratos utilizados en los negocios son largos, están mal estructurados y llenos de lenguaje innecesario e incomprensible. ¿Existe alguna razón práctica para ello? ¿Son necesarias páginas de definiciones; palabras como "hasta ahora", "indemnización", "garantía" y "fuerza mayor"; y frases como "a pesar de cualquier disposición contraria en el presente documento", "sujeto a lo anterior" e "incluyendo pero sin limitarse a" para que un acuerdo sea ejecutable? ¿Existe algún valor contraintuitivo en el inútil lenguaje repetitivo? ¿Realmente necesita un contrato cadenas de sinónimos de 15 palabras; frases todo en mayúsculas, cursiva y negrita que abarcan varias páginas; frases incómodas que contienen numerosos puntos y comas; y una gramática anticuada para ser digno de firma? En mi opinión, la respuesta es un rotundo no. La negociación de un contrato no debería llevar incontables horas. Los empresarios no deberían tener que llamar a un abogado para que interprete un acuerdo que se espera que ellos administren. Deberíamos vivir en un mundo en el que los contratos se redacten en un lenguaje accesible, en el que los socios comerciales potenciales puedan sentarse durante un breve almuerzo sin sus abogados y leer, comprender de verdad y sentirse cómodos firmando un contrato. Un mundo en el que desaparezcan las disputas causadas por la ambigüedad. Puede parecer descabellado. Sin embargo, creo que es realmente posible, como ha demostrado un esfuerzo de más de tres años para promover los contratos en lenguaje claro en el negocio de servicios digitales de GE Aviation. Desde que comenzó esta iniciativa, en 2014, esa unidad ha firmado más de 100 contratos de este tipo. La negociación de esos acuerdos llevó la friolera de un 60% menos de tiempo que sus anteriores versiones cargadas de legalidad. Algunos clientes incluso han firmado contratos en lenguaje llano sin un solo cambio. Los comentarios de los clientes han sido universalmente positivos, y no ha habido ni una sola disputa entre clientes sobre la redacción de un contrato en lenguaje llano. Para que quede claro, no estoy hablando de contratos "simplificados" con menos palabras, mejores encabezamientos y tipos de letra más limpios. Hablo de un contrato que un estudiante de secundaria podría entender sin necesidad de contexto o explicación alguna. Como ha dicho Robert Eagleson, un estudioso del tema El lenguaje llano "permite que el mensaje llegue con la mayor facilidad". La contratación en lenguaje llano no es una idea novedosa. Es un movimiento que comenzó hace muchos años y, quizá sorprendentemente, hizo sus primeros avances en el gobierno estadounidense. En 1972, el Presidente Nixon ordenó que se utilizaran "términos sencillos" en el Registro Federal. Seis años más tarde, el presidente Carter emitió una orden ejecutiva que estipulaba que las normativas gubernamentales debían "ser lo más sencillas y claras posible". La administración Clinton fue un poco más lejos en 1998, al obligar expresamente a las agencias federales a utilizar un inglés sencillo. Ese mismo año, la Comisión del Mercado de Valores de EE.UU. publicó A Plain English Handbook for people drafting security disclosure documents. Todavía se utiliza hoy en día. En 2010, el Congreso de EE.UU. aprobó y el presidente Obama firmó la Ley de Escritura Sencilla, cuyo objetivo declarado era "promover una comunicación gubernamental clara que el público pueda entender y utilizar". Como señaló el administrador de la Oficina de Información y Asuntos Reguladores de Obama, "el lenguaje llano puede marcar una gran diferencia" al ahorrar dinero y hacer "mucho más fácil que la gente entienda lo que se le pide que haga". La agencia, encargada de administrar la ley, emitió unas orientaciones sobre el lenguaje sencillo que siguen vigentes. En el sector privado, el lenguaje sencillo ha ahorrado tiempo y dinero a muchas organizaciones. En su libro Writing for Dollars, Writing to Please: The Case for Plain Language in Business, Government, and Law, Joseph Kimble cita algunas de ellas. Por ejemplo, después de que la Clínica Cleveland simplificara sus declaraciones de facturación en 2008, experimentó un aumento significativo de los pagos de los pacientes y pudo recuperar un millón de dólares más al mes. Y después de que Sabre Travel introdujera directrices redactadas con claridad para ayudar a los clientes a instalar su sistema informatizado de información de vuelos, las llamadas anuales al servicio de asistencia de Sabre cayeron un 70%, lo que supuso un ahorro de más de 2,4 millones de dólares. Sin embargo, a pesar de estos éxitos, el lenguaje sencillo ha tardado en imponerse en el mundo empresarial. El reto empresarial En 2013 fui nombrado consejero general de la unidad de servicios digitales de GE Aviation. Fui responsable de gestionar, con la ayuda de otras personas del departamento jurídico de Aviación, la actividad legal de la unidad, incluida la contratación. Poco antes de que asumiera este cargo, GE Aviation había consolidado tres negocios de servicios digitales independientes que había adquirido, todos los cuales realizaban análisis de datos para identificar formas de optimizar las operaciones de los clientes. Los líderes designados para dirigir el negocio recién fusionado trataban de hacerlo crecer y formaron un equipo para conseguirlo. La velocidad de comercialización era clave. La estrategia empresarial del equipo era sólida, pero cuando los miembros empezaron a ejecutarla, se encontraron con un obstáculo: la complejidad de los contratos hacía que las negociaciones se prolongaran durante meses, lo que frustraba a los posibles clientes. En lugar de buscar nuevas oportunidades, captar nuevos negocios y ofrecer soluciones digitales de primera clase, el equipo de ventas pasaba la mayor parte del tiempo debatiendo sobre el arcaico lenguaje de los contratos. Aunque las tres empresas vendían servicios muy similares, todas tenían sus propios contratos, un legado de sus días anteriores a GE. Había siete contratos en total. Tenían una extensión media de 25 páginas; el más largo era de 54 páginas. Incluían largos considerandos (que explican las razones -a veces con un detalle insoportable e innecesario- por las que las partes firman el contrato) y extensas definiciones. Un contrato contenía 33 definiciones que abarcaban dos páginas. Cada contrato tenía una estructura única y utilizaba un lenguaje distintivo. Estos documentos sólo tenían una cosa en común: ninguno utilizaba un lenguaje sencillo; la jerga jurídica y la complejidad los impregnaban a todos. La cabeza me daba vueltas cuando leía cada acuerdo. Me sentía como un desconcertado personaje de los dibujos animados de Dilbert : ¿Estaba ante un contrato o ante un libro de texto de física cuántica? La solución El equipo jurídico que apoyaba a la empresa recién creada se dio cuenta de que tenía que actuar. El equipo propuso convertir los siete formatos de contrato en un único contrato en lenguaje llano. Los miembros del equipo describieron su visión a los líderes del negocio de servicios digitales en términos audaces: Si un estudiante de secundaria no puede entender todo el contrato, no es lo suficientemente bueno. Pero el contrato también debía proteger los intereses de GE, dijeron. Una transformación sin las salvaguardas adecuadas no era aceptable, aunque redujera el tiempo dedicado a las negociaciones. Los dirigentes de la unidad de negocio abrazaron la idea sin vacilar. De hecho, la adoptaron con celo, dedicando recursos al proyecto y dejando claro que consideraban vital la creación de un contrato fácil de entender. Como primer paso, el equipo jurídico organizó una reunión de varios días con el recién formado equipo de lenguaje sencillo, un grupo que incluía a personas de ventas, ingeniería y soporte de producto, así como del departamento jurídico. El objetivo era doble: (1) conocer en profundidad los servicios ofrecidos y (2) identificar sus riesgos operativos. El equipo jurídico sabía que a menudo se hacían suposiciones sobre lo que había que incluir en los contratos sin pararse a preguntar si los servicios que se cubrían justificaban esos pasajes. Así que, para evitar texto innecesario en el nuevo contrato, el equipo de lenguaje claro decidió deliberadamente aplazar su redacción para otro día. La jornada fue un éxito; el equipo de lenguaje llano se marchó con un profundo conocimiento de las ofertas y de los riesgos operativos asociados. A continuación, el equipo jurídico empezó a redactar el contrato, empezando desde cero. Sin plantillas. Sin cláusulas "modelo". Sin utilizar ni hacer referencia a los contratos existentes. Simplemente empezamos a escribir en una hoja en blanco, centrándonos únicamente en los servicios cubiertos y en los riesgos que habíamos identificado. A lo largo del proceso, aplicamos nuestra prueba de fuego: ¿Puede entenderlo un estudiante de secundaria? Antes y después Gracias a la iniciativa de lenguaje claro en la unidad de servicios digitales de GE Aviation, la cláusula de limitación de responsabilidad de un contrato se simplificó drásticamente: Antes de BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA TENDRÁ LA EMPRESA RESPONSABILIDAD ALGUNA, YA SEA CONTRACTUAL, EXTRACONTRACTUAL (INCLUIDA LA NEGLIGENCIA), DE RESPONSABILIDAD OBJETIVA, DE OTRA TEORÍA LEGAL O DE INCUMPLIMIENTO DE GARANTÍA POR (i) CUALQUIER BENEFICIO PERDIDO; (ii) CUALQUIER PÉRDIDA O SUSTITUCIÓN DE ARCHIVOS DE DATOS PERDIDOS O DAÑADOS; (iii) DAÑOS CONSECUENCIALES, ESPECIALES, PUNITIVOS, INCIDENTALES O INDIRECTOS DERIVADOS DEL PRESENTE CONTRATO, DE LA ENTREGA, USO, SOPORTE, FUNCIONAMIENTO O FALLO DEL SISTEMA; O (iv) DAÑOS CONSECUENCIALES, ESPECIALES, PUNITIVOS, INCIDENTALES O INDIRECTOS DERIVADOS DE LA INEXACTITUD O PÉRDIDA DE DATOS GENERADOS POR EL SISTEMA; INCLUSO SI LA EMPRESA HA SIDO ADVERTIDA DE LA POSIBILIDAD DE TALES DAÑOS, CON LA CONDICIÓN DE QUE LA ANTERIOR EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD EN VIRTUD DEL APARTADO (iii) ANTERIOR NO SE APLICARÁ EN LA MEDIDA EN QUE DICHOS DAÑOS SE BASEN EN EL USO DEL SISTEMA Y SE DEBAN A UN MAL COMPORTAMIENTO VOLUNTARIO DE AUSTIN O A UNA NEGLIGENCIA GRAVE QUE RESULTE EN UN INCUMPLIMIENTO DE LA SECCIÓN 6 DE LA PRESENTE. Después de Su obligación total de compensación y la nuestra en virtud de este contrato no puede exceder el veinticinco por ciento de la cantidad que FES le haya facturado en los últimos doce meses por el servicio aplicable, y ninguno de nosotros tiene ninguna compensación, contribución u otra obligación por pérdidas consecuentes, punitivas, incidentales, indirectas o ejemplares (incluyendo, pero sin limitarse a, pérdidas de beneficios o ingresos, costes de capital, costes de sustitución y aumento de los costes operativos). Nota El nombre de la empresa cambió de Austin a FES en el ínterin. Desaprender a escribir como un abogado fue más difícil de lo que esperábamos. Tardamos más de un mes en elaborar el primer borrador. La versión inicial sólo tenía cinco páginas, bastante más cortas que los contratos existentes. Y lo que es más importante, era un documento claro y comprensible. No contenía ni un solo "hasta ahora", "considerando que" o "a partir de ahora". No había considerandos introductorios superfluos ni jerga jurídica. Los conceptos jurídicos que históricamente se habían complicado en los contratos se explicaban en términos legos. Las frases eran cortas y estaban escritas en voz activa. Eliminamos todas las definiciones. El borrador inicial era realmente un marcado alejamiento de la norma. Tras leerlo, un abogado de GE Aviation comentó: "Es un poco chocante porque es muy fácil de usar y está escrito con sencillez". No fue la única en su reacción. Todos los que lo leyeron -abogados y no abogados por igual- se sorprendieron de su sencillez. El equipo jurídico pidió entonces al bufete externo Weil, Gotshal & Manges que examinara el contrato. El bufete reunió a un equipo de abogados expertos en diversas áreas, como contratación comercial, propiedad intelectual, litigios y resolución alternativa de conflictos. La investigación duró unas tres semanas, y Weil demostró ser un gran socio en todo momento. Con la vista puesta en garantizar que el contrato final protegiera adecuadamente los intereses de GE, el equipo de Weil desafió rutinariamente a nuestro equipo jurídico interno. El examen dio lugar a mejoras, pero la nueva versión se mantuvo fiel a nuestro compromiso con el lenguaje sencillo. A continuación, el equipo jurídico de servicios digitales revisó el contrato con otros abogados de GE expertos en contratación comercial. Esto produjo otro borrador. Una vez más, no comprometió el compromiso con el lenguaje sencillo. El resultado A continuación se presentó el contrato a los líderes del negocio de servicios digitales. Fue bien recibido, por no decir otra cosa. El jefe de ventas de entonces lo caracterizó como "un verdadero cambio de paradigma en los contratos y el lenguaje". Y así fue. Por ejemplo, la cláusula de cumplimiento de las leyes ahora dice: "Durante la vigencia del contrato, cumpliremos todas nuestras obligaciones legales". Una frase que contiene 13 palabras muy comprensibles. La iteración anterior de esa cláusula constaba de cinco subapartados distintos, nueve frases, 417 palabras y (lo crea o no) una referencia al presidente de los Estados Unidos. La cláusula de limitación de responsabilidad se redujo de más de 140 palabras en mayúsculas a sólo 66 palabras de texto normal. La cláusula de indemnización es ahora una sola frase que contiene 41 palabras, frente a más de 150. La palabra "indemnización" -que en sí misma es legal- ni siquiera se utiliza. Antes y después El lenguaje de la cláusula de indemnización de un contrato de servicios se revisó para que fuera más claro y mucho más conciso: Antes El Cliente indemnizará, defenderá y mantendrá indemne a la Empresa frente a todas y cada una de las reclamaciones, demandas, acciones, responsabilidades, daños y costes, incluidos los honorarios razonables de los abogados y las costas judiciales, en los que incurra la Empresa y que se deriven o se basen en (a) cualquier infracción real o supuesta de cualquier patente estadounidense, derecho de autor u otro derecho de propiedad intelectual de un tercero, atribuible al uso por parte del Cliente del Sistema bajo licencia con otro software, hardware o configuración que no haya sido proporcionado por la Empresa o especificado en el Anexo D.3, (b) cualquier dato, información, tecnología, sistema u otra Información Confidencial revelada o puesta a disposición por el Cliente a la Empresa en virtud del presente Acuerdo, (c) el uso, funcionamiento, mantenimiento, reparación, seguridad, cumplimiento normativo o rendimiento de cualquier aeronave propiedad del Cliente, arrendada, explotada o mantenida por el Cliente de (d) cualquier uso, por parte del Cliente o de un tercero al que el Cliente haya proporcionado la información, de los Datos de Vuelo del Cliente, el Sistema o la información generada por el Sistema. Después de Si un árbitro determina que este contrato ha sido incumplido y que se han sufrido pérdidas a causa de dicho incumplimiento, la parte incumplidora compensará a la parte no incumplidora por dichas pérdidas o proporcionará los remedios especificados en la Sección 8 si se incumple la Sección 8. Ahora nos enfrentamos a la prueba más importante. ¿Tendría el nuevo contrato algún efecto sobre la duración de las negociaciones? ¿Aceptarían los clientes -algunos de los cuales utilizaban ellos mismos contratos complejos- algo tan radicalmente diferente? ¿El aspecto chocante del nuevo contrato aumentaría en realidad, en lugar de disminuir, el tiempo de negociación? Los resultados hablan por sí solos. El lenguaje sencillo ha ahorrado al negocio de servicios digitales de GE Aviation importantes cantidades de tiempo y dinero. Y a los clientes les encanta. Un cliente nos dijo: "El contrato funcionó muy bien; prefiero un enfoque más simplista y contratos escritos de una forma que pueda entender". Otro dijo: "Era razonable trabajar con el acuerdo, como pudo comprobar por la escasa redacción que necesitábamos para llegar a la ejecución". El nuevo contrato no contenía ni un solo "hasta ahora", "considerando que" o "inmediatamente". Nick Brodribb, asesor jurídico de Qantas Airways, comentó: "Los abogados australianos llevan mucho tiempo lidiando con el lenguaje ampuloso y redundante atiborrado en los contratos legales estadounidenses. El impulso hacia el inglés llano que hemos visto por parte de GE, junto con empresas como Airbnb, nos da grandes esperanzas para el futuro. El inglés llano debería ahorrar tiempo en la fase inicial de una transacción, lo que permite a la empresa entrar rápidamente en el proyecto, gestionarlo más fácilmente y, potencialmente, resolver antes los litigios." La contratación en lenguaje llano está empezando a extenderse dentro de GE. GE Healthcare ha lanzado una iniciativa de lenguaje llano. El negocio de fabricación de aditivos de GE implementó su primer contrato en lenguaje llano en 2017; la respuesta inicial de los clientes ha sido positiva, y el abogado general de la unidad y los líderes empresariales se han comprometido a hacer del lenguaje llano el enfoque estándar. Las lecciones Espero que nuestra historia le convenza de las ventajas de dar el paso a la contratación en lenguaje llano. Para quienes decidan ir a por ello, he aquí algunas lecciones importantes que hemos aprendido: Tenga paciencia. La contratación compleja lleva con nosotros cientos de años. No se precipite en el proceso. Como dice el refrán, los viejos hábitos son difíciles de romper. Sea inteligente. Aprenda todo lo que pueda sobre los productos o servicios que cubrirá el contrato. Si los vendedores del producto o servicio saben más que usted, aprenda de ellos, y hágalo antes de empezar a redactar el borrador. A continuación, deje que el producto o servicio y los riesgos asociados determinen la esencia del documento. El hecho de que siempre haya visto una determinada cláusula en un contrato no significa que tenga que estar en el suyo. Mida su velocidad. Existe un verdadero atractivo en un contrato de una página o un contrato que tenga menos de x número de palabras. Pero la verdad es que menos páginas y palabras no hacen necesariamente que un contrato sea más comprensible. El número de páginas y palabras debe disminuir, pero la velocidad debe ser la prioridad. Si el tiempo de negociación se mantiene igual o sube, a nadie le importará lo largo que sea el acuerdo. Una métrica del tiempo de negociación le obliga a centrarse en lo que realmente importa: la comprensibilidad. La prueba del "bachillerato" nos resultó inestimable para alcanzar ese objetivo. La idea es hacer que la experiencia de contratación sea fácil para su cliente, porque, al fin y al cabo, los clientes determinan su éxito. Sea persistente. El concepto de contratos en lenguaje sencillo y los beneficios que se derivan de ellos son difíciles de discutir. Todas las empresas quieren acuerdos legales que sean fáciles de entender. Toda empresa quiere pasar menos tiempo negociando y más tiempo complaciendo al cliente. Toda empresa quiere dedicar menos tiempo a administrar sus contratos y más a innovar. Pero el cambio en cualquier empresa es difícil, y el cambio radical -que es éste- es casi imposible. Crear una plantilla sólida de contratos en lenguaje llano consume tiempo, inmoviliza recursos y, dados los hábitos formados a lo largo de los años, grava intelectualmente a su organización. Sin un poco de agallas y perseverancia a la antigua usanza, su iniciativa de lenguaje claro fracasará. La contratación en lenguaje llano requiere valor y compromiso. Requiere ponerse en el lugar del cliente. Y requiere paciencia. Al final, el esfuerzo merece la pena.

El caso de los contratos en lenguaje sencillo

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